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Se sua empresa tem um grande número de agentes de suporte no Zoho Desk, vamos dizer, mais do que 15 na equipe. Convém você fazer o gerenciamento de assinaturas de e-mail usando o recurso de Departamentos.
Além disso, terá funcionalidades que irão evitar tarefas manuais e repetitivas como:
- Atualização em massa de assinatura diretamente na conta do agente;
- Campos de espaços reservados;
- Criação automática de assinaturas de e-mail.
Neste tutorial, vamos exibir os passos de como gerenciar assinaturas de e-mail usando um departamento com a integração da Bybrand + Zoho Desk.
Importe a partir da integração com Zoho Desk
Para as etapas a seguir, vamos considerar que você já tenha a integração ativa em sua conta. Caso ainda não tenha ativado, veja esse tutorial de como fazer.
Em seguida, visite o menu Departamentos e crie um novo departamento para refletir a assinatura de e-mail padrão dos usuários.
Veja um exemplo da área de importação:
Na etapa seguinte, selecione o tipo de usuários que deseja importar:
- Todos os agentes;
- Apenas agentes confirmados.
Em nosso exemplo, vamos selecionar o Todos os usuários e clique para carregar todos. Então, importar selecionados.
Em seguida, você será direcionado para a segunda etapa que é a de Associar uma assinatura.
Note que uma assinatura de e-mail de departamento tem espaços reservados da integração. Leia mais sobre isso aqui – Como assinatura de departamento funciona.
Definindo uma assinatura para os agentes
Na segunda etapa, você deve definir uma assinatura de e-mail padrão para os agentes de suporte do Zoho Desk. Observe que a assinatura deve ter os espaços reservados da integração, que são:
- firstName
- lastName
- fullName
- phone
- mobile
- extn
- aboutInfo
Para facilitar o nosso exemplo, vamos escolher uma assinatura de e-mail pré-criada. No entanto, note que pode criar uma própria com o nosso editor.
Aqui temos um exemplo:
Após selecionar a assinatura o departamento estará completo, e todos os usuários terão uma assinatura de e-mail padrão.
Atualizando a assinatura de e-mail no agente
Agora vem a melhor parte.
Você pode usar o recurso de Atualização em massa, para atualizar as assinaturas automaticamente diretamente no Zoho Desk.
Aqui temos um exemplo de onde fica localizado o botão.
Atualizar individual
Além disso, para atualizar individual em apenas 1 usuário, clique no botão Colar no e-mail e terá a opção de enviar a assinatura para o usuário.
Nessa parte, você também tem novos recursos como, compartilhar assinatura de e-mail publicamente, copiar o código renderizado e baixar a assinatura HTML.