Qual a diferença entre rodapé de e-mail e assinatura de e-mail

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Qual é a diferença entre um rodapé de e-mail e uma assinatura de e-mail HTML? Essa é uma das coisas que pode passar em sua cabeça quando estiver configurando a conta de e-mail da empresa.

Embora os rodapés e assinaturas de e-mail sejam muito semelhantes, ambos têm funções ligeiramente distinto e contêm informações diferentes. Compreender as diferenças entre os dois é importante ao configurar o e-mail comercial.

Este guia explica tudo o que precisa saber sobre esses dois tipos de elementos do e-mail, incluindo o que você deve incluir no rodapé e na assinatura do e-mail.

Rodapé de e-mail x assinatura de e-mail

Embora ambos sirvam como um método para fechar e-mails, rodapés de e-mail e assinaturas de e-mail não são o mesmo, e têm propósitos diferentes. Além disso, os e-mails podem têm uma assinatura e um rodapé de e-mail ao mesmo tempo.

Então, daremos uma olhada em assinaturas de e-mail e rodapés de e-mail com mais detalhes e explicar a função de cada um.

O que é uma assinatura de e-mail?

As assinaturas de e-mail são geralmente aplicadas automaticamente a todos os e-mails que você envia e podem vir de várias formas. Isso inclui assinaturas de e-mail baseadas em texto simples, bem como assinaturas de e-mail em HTML mais elaboradas e banners de assinatura de e-mail.

Exemplos de assinaturas

Nesse primeiro exemplo, temos uma assinatura de e-mail com informações de contato do funcionário e empresa.

Agora, uma assinatura de e-mail HTML com um banner.

O terceiro modelo com um link (CTA) e logotipo.

A assinatura de e-mail é uma espécie de cartão de visita digital. As assinaturas geralmente incluem informações como detalhes de contato, cargo e informações comerciais relevantes.

Algumas assinaturas de e-mail podem ser interativas e incluir vários elementos clicáveis, como URLs de sites, calendários de agendamento de compromissos e muito mais.

As assinaturas de e-mail são usadas na seção em que você assina seu nome no final do e-mail. Embora essas assinaturas sejam encontradas no final de seus e-mails, elas ainda podem ser consideradas parte do corpo principal de seus e-mails.

O que é um rodapé de e-mail?

Ao contrário de uma assinatura de e-mail HTML, um rodapé de e-mail é mostrado abaixo da parte principal do seu e-mail que é enviado. Esses espaços mais discretos são usados para incluir informações como informações da sua empresa, informações de contato ou um aviso legal.

Rodapés de e-mail são normalmente vistos como “letras miúdas” no final do seu e-mail. Eles geralmente são ignorados pelos destinatários de e-mail, pois são encontrados na parte inferior do e-mail.

A maioria dos provedores de e-mail inclui suas próprias opções para adicionar um rodapé de e-mail diretamente à plataforma. Eles são aplicados automaticamente a qualquer e-mail que você enviar do seu perfil. Por exemplo, Google Workspace e Microsoft Office 365 têm áreas dedicadas para adicionar rodapés de e-mail.

Exemplos de rodapé

Nesse primeiro exemplo, temos um rodapé de e-mail com o logotipo da empresa.

Alternativamente, pode inserir um ícone.

Nesse exemplo, você pode notar que o rodapé de e-mail tem apenas um texto. Nem todas as plataformas de e-mail suportam HTML.

Os rodapés de e-mail não são tão avançados ou interativos quanto as assinaturas de e-mail. Em vez disso, eles simplesmente exibem as informações necessárias para seus e-mails.

O que incluir na sua assinatura de e-mail

Há muita coisa que pode ser incluída em uma assinatura profissional. Dependendo de seus requisitos específicos, as assinaturas HTML podem ser tão simples ou complicadas quanto você desejar.

Obviamente, o elemento mais importante a ser incluído é seu nome completo para destacar com quem o destinatário está conversando.

Além do seu nome, sua assinatura também pode incluir o cargo e o nome da empresa e departamento. Detalhes relevantes da empresa, como endereço da empresa, logotipo, URL do site e links de rede social também podem ser incluídos.

Dependendo do tipo de modelo de assinatura de e-mail que você usa, você pode adicionar mais design e elementos interativos. Isso pode incluir coisas como uma foto profissional, um link para sua agenda para disponibilidade de reserva, um link para conteúdo importante em seu site ou até mesmo um GIF animado.

Idealmente, você usará um bom gerenciador de assinaturas de e-mail para criar assinaturas HTML. Ao fazer isso, você poderá escolher entre vários modelos de assinatura de e-mail para ajudá-lo a encontrar um modelo com todos os elementos necessários para sua assinatura de e-mail.

O que incluir no rodapé do seu e-mail

Um rodapé de e-mail profissional geralmente é muito simples, contendo informações mínimas. Você não precisa necessariamente fazer com que as pessoas cliquem nele. Em vez disso, os rodapés simplesmente existem para conter informações importantes que devem ser incluídas em todos os seus e-mails enviados.

Rodapés de e-mail podem incluir:

• Informações básicas da empresa, como o nome e o endereço da empresa (se não estiverem incluídas na assinatura do e-mail)
• Informações de contato, incluindo seu endereço de e-mail e número de telefone
• Um aviso legal
• Um link de cancelamento de inscrição (se você estiver usando o perfil para marketing por e-mail)
• Links de sites relevantes onde os destinatários podem encontrar mais informações se precisarem

Rodapés de e-mail geralmente são baseados em texto, incluindo links de cancelamento de inscrição, isenções de responsabilidade de segurança e requisitos de conformidade – como o Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Aqui está um exemplo simples de rodapé de e-mail de isenção de responsabilidade:

As informações contidas neste e-mail destinam-se apenas à pessoa a quem são endereçadas e podem conter informações confidenciais. Se você recebeu isso por engano, entre em contato com o remetente imediatamente.

As campanhas de marketing por e-mail enviadas para uma grande lista de contatos geralmente incluem um rodapé de e-mail. Isso é diferente de incluir uma assinatura de e-mail, que é mais personalizada e adequada para contatos individuais.

As melhores práticas de rodapé de e-mail para comunicações de marketing incluem adicionar links para a política legal ou de privacidade da empresa e um botão de cancelamento de inscrição.

Por que as assinaturas HTML e os rodapés são importantes?

Assinaturas de e-mail e rodapés de e-mail podem ser adições valiosas às suas comunicações de e-mail. Eles podem ajudá-lo a fornecer informações importantes em todas as mensagens enviadas. Isso ajuda seus destinatários de e-mail a acessar as informações de que precisam e a criar uma conexão mais forte.

Você também pode usar rodapés e assinaturas de e-mail para ajudá-lo a atingir determinados objetivos. Por exemplo:

• Pode usar esses elementos de e-mail para direcionar tráfego para o site ou blog
• Fazer com que as pessoas marquem um horário (como uma demonstração ou reunião)
• Enviar pessoas para suas páginas de rede social
• Ou incluir outros links de marketing (como um link para um artigo no blog).

As assinaturas e rodapés de e-mail ajudam a agregar mais valor a cada e-mail enviado, sem exigir que você insira manualmente essas informações em cada e-mail.

Embora eles alcancem coisas ligeiramente diferentes, também é necessário ter certos itens no rodapé do e-mail. Por exemplo, para estar conforme a Lei CAN-SPAM na América, você precisa dar aos destinatários de e-mail a opção de optar por não receber seus e-mails. Para fazer isso, precisará incluir um link de gerenciamento de preferências (link de cancelamento de inscrição) no elemento do rodapé do e-mail.

Como criar uma assinatura de e-mail e rodapé de e-mail

Existem algumas maneiras diferentes de criar um rodapé de e-mail.

A maneira mais fácil de criar um rodapé de e-mail é simplesmente fazê-lo através do seu provedor de e-mail. É fácil adicionar um rodapé ao e-mail do Outlook 365 ou adicionar um rodapé ao e-mail do Google Workspace diretamente. Basta acessar as configurações de perfil do endereço de correspondência e a opção deve estar lá.

Aqui temos algumas configurações externas:

• Adicionar um rodapé padrão às mensagens enviadas pelos usuários – Google Workspace.
• Isenções de responsabilidade de mensagens em toda a organização no Exchange.

No entanto, os melhores rodapés e assinaturas de e-mail são criados por meio de plataformas que podem gerá-los de maneira mais profissional.

Por exemplo, você pode usar uma plataforma como a Bybrand para escolher entre diversos modelos e opções de assinatura para criar a assinatura de e-mail perfeita para sua marca. Eles podem ser personalizados com muitos elementos diferentes para ajudá-lo a aproveitar ao máximo sua assinatura de e-mail.

Vídeo para Google Workspace e Exchange

A seguir, você poderá assistir a esses dois vídeos que mostram como adicionar um rodapé de e-mail no Google Workspace e 365 através do Exchange Online.

Para o 365 abaixo. Como alterar o rodapé do e-mail para todos os usuários do Outlook.

Conclusões finais

Para resumir, as assinaturas de e-mail são mais uma assinatura do e-mail e incluem mais detalhes pessoais sobre o remetente. Rodapés de e-mail incluem as “letras miúdas” ao redor do e-mail, como uma opção de preferências ou informações de conformidade.

É importante entender as diferenças entre esses dois recursos do e-mail, pois ambos ajudam a tornar seus e-mails mais interessantes, informativos, envolventes e compatíveis. Acertá-los é essencial para qualquer empresa que queira tornar suas comunicações por e-mail mais profissionais.

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