Revisão Gmail e Outlook Para Uso Empresarial

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Existem vários fatores únicos para o Gmail e o Outlook como um serviço de e-mail profissional. Se sua empresa está no ponto de escolher qual dessas opções é melhor, você precisará entender os atributos e necessidades exclusivos de sua empresa.

Existem vantagens e desvantagens em ambos os serviços. Faremos uma revisão extensa desses clientes de e-mail e ofereceremos percepções sobre como eles funcionam para uso comercial.

Gmail vs Outlook para negócios

Gmail e Outlook (antigo Hotmail) foram lançados em 2004 e 1997, respectivamente. Eles são dois dos clientes de e-mail mais populares disponíveis para uso pessoal e comercial.

Então, qual é o melhor para o seu negócio? Vamos revisar os dois provedores de e-mail e comparar as diferenças.

Gmail

O Gmail (parte do Google Workspace) tem uma interface mais moderna, permite acesso à web e oferece recursos de pesquisa avançados. Desta forma, todos os aplicativos do Google podem ser integrados ao Gmail, e você também pode aplicar aplicativos de terceiros à sua conta.

Outro grande benefício é que quase todos os recursos do Gmail são personalizáveis ​​para se adequar ao seu design preferido ou à estética da empresa.

Outlook

Já o Outlook tem uma interface mais tradicional. Mas, ele permite que você personalize suas preferências de usuário e gerencie vários calendários por meio dele. O Outlook também oferece acesso à web para seus usuários e se integra a todos os aplicativos da Microsoft.

Ambos os clientes de e-mail oferecem acesso às suas contas offline.

Preços por usuário e pacotes de planos iniciais

Não custa nada abrir uma conta no Outlook.com e no Gmail. Ambos oferecerão armazenamento gratuito – Gmail 15 GB e Outlook 100 GB. No entanto, como uma organização, você pode querer olhar para o Microsoft 365 e o Google Workspace para melhores ofertas de negócios.

Aqui está uma análise dos planos de preços e dos recursos que os acompanham.

Google Workspace

Business Starter

• $6 por usuário por mês
• O armazenamento é limitado e com 30GB por usuário
• 100 participantes por videochamada (sem recurso de gravação)

Business Standard

• $12 por usuário por mês
• 2TB de armazenamento em nuvem por usuário
• 150 participantes por videochamada (com recurso de gravação)

Business Plus

• $18 por usuário por mês
• 5TB de armazenamento em nuvem por usuário
• 250 participantes por videochamada (recurso de gravação e rastreamento de público)
• A segurança inclui Vault e Endpoint Management avançado

Enterprise

• Preços personalizados
• Armazenamento ilimitado por usuário
• 250 participantes por videochamada com vários recursos adicionais
• Segurança avançada, incluindo Vault, Enterprise Endpoint Management e DLP.)

Microsoft 365

Os pacotes do Office 365 são diferentes porque existem muitas versões e subversões diferentes para escolher. Vamos nos concentrar principalmente nas listas de preços de pequenas empresas e empresas.

Microsoft 365 Business Basic

• $5.00 por usuário por mês
• 1TB de armazenamento por usuário
• 300 participantes em videochamada/reuniões com o Microsoft Teams
• Inclui versões para web e mobile do Word, Excel, PowerPoint
• Inclui serviços de nuvem com Exchange, OneDrive, SharePoint e Teams

Microsoft 365 Business Standard

• $12.50 por usuário por mês
• 1TB de armazenamento por usuário
• 300 participantes em videochamada/reuniões com o Microsoft Teams
• Inclui versões de desktop do Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher e Access
• Inclui serviços de nuvem com Exchange, OneDrive, SharePoint e Teams

Microsoft 365 Business Premium

• $20.00 por usuário por mês
• 1TB de armazenamento por usuário
• 300 participantes em videochamada/reuniões com o Microsoft Teams
• Inclui versões de desktop do Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher e Access
• Inclui serviços de nuvem com Exchange, OneDrive, SharePoint e Teams
• Segurança avançada e gerenciamento de dispositivos com Intune e Azure Information Protection

Microsoft 365 Apps

• $8.25 por usuário por mês
• 1TB de armazenamento por usuário
• Inclui versões de desktop do Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher e Access
• Inclui serviço de nuvem com OneDrive

Considere o Google Workspace se sua empresa preferir comprar planos mensais. É a opção mais econômica para organizações com mudanças regulares de equipe e funcionários que trabalham como contratados.

Ao contrário do Google Workspace, todos os planos do Microsoft 365 são um pagamento anual adiantado. Não há pacotes mensais disponíveis. Esta opção é melhor para empresas com projetos de longo prazo e equipe permanente.

Leia também: Participação de mercado: Google Workspace, Microsoft 365 e Zoho.

Recursos incorporados no Gmail e Outlook

Calendário

Tanto o Outlook quanto o Gmail têm funções de calendário semelhantes. A diferença mais notável é que o Outlook tem um calendário e contatos embutidos, enquanto o Gmail é integrado com o Google Agenda e Contatos.

Os calendários de ambos os provedores de e-mail são abertos em uma página da web separada em sua área de trabalho. Você pode então escolher entre um formato de dia / semana / mês para visualizar e compartilhar com seus colegas. Sua funcionalidade é quase idêntica e torna mais fácil agendar e convidar colegas de trabalho para eventos / reuniões importantes.

Chat

Se a sua empresa está procurando uma plataforma que possa apagar longas conversas de e-mail, ambos os provedores oferecem mensagens instantâneas. O Outlook consegue isso integrando-se ao Skype. Por outro lado, o Gmail possui uma função de bate-papo integrada que você pode acessar a qualquer momento.

A função de bate-papo do Gmail é um pouco mais conveniente como ferramenta de mensagens instantâneas.

Vídeo conferência

A pandemia COVID-19 acelerou a transformação digital de muitas organizações, que tiveram que se adaptar para trabalhar remotamente. A videoconferência é uma função que pode variar em importância dependendo das necessidades do seu negócio.

Nem o Outlook nem o Gmail têm vídeoconferência como recurso integrado. No entanto, o Google Workspace e o Office 365 têm essa função no Google Meet e no Microsoft Teams.

O Microsoft Teams oferece videoconferência e mensagens instantâneas, enquanto o Google Meet oferece apenas videoconferência.

Planilhas

Ambos os provedores de e-mail oferecem um programa de planilha. O Excel é melhor se sua organização tiver funcionários trabalhando em planilhas por conta própria. O Excel oferece muito mais opções com planilhas de gráficos e modelos do que Planilhas Google.

O Planilhas Google será mais atraente para sua empresa se ela estiver procurando uma melhor colaboração em tempo real para seus funcionários. Possui ferramentas mais robustas, como edição e comentário em planilhas, e oferece acesso mais rápido devido à sua integração.

Recursos de segurança

Autenticação

A segurança é vital para qualquer organização que lida com dados relacionados à empresa. Tanto o Gmail quanto o Outlook têm segurança de autenticação em duas etapas, detecção de spam integrada e a opção de bloquear remetentes específicos.

O Outlook permite criptografar mensagens individuais e criar pastas protegidas por senha em sua conta de e-mail.

O Gmail envia alertas quando suspeita de login ou atividade suspeita. Ele também possui um modo confidencial que pode ocultar informações confidenciais do compartilhamento não autorizado ou acidental.

Leia completa: Análise de segurança e privacidade do Google Workspace e Microsoft 365.

Spam

O Gmail e o Outlook usam filtros de spam como sua principal função de proteção contra spam. O Outlook envia spam diretamente para a pasta de lixo eletrônico e você pode bloquear o remetente.

Ao contrário do Gmail, que bloqueia quase todos os spams, os usuários do Outlook reclamam que e-mails importantes acabam em sua pasta de lixo eletrônico. Mas você pode mover esses e-mails para sua caixa de entrada.

Como o Outlook, o Gmail também permite que você bloqueie certos remetentes. Ele aparentemente ofusca a proteção contra spam do Outlook, pois usa um software de aprendizado de máquina que treina continuamente seu filtro de spam automatizado.

Phishing e malware

O Gmail exibe banners de aviso em e-mails que chegam em sua caixa de entrada, informando que pode ser spam. As mensagens que não são comuns ao seu domínio serão enviadas diretamente para a sua pasta de spam, onde você pode indicar “não é spam” ou deixar a mensagem indesejada sozinha.

O Exchange Online Protection (EOP) no Office 365 verifica todos os e-mails, entrando ou saindo do sistema, em busca de malware e vírus. Essa verificação é feita em tempo real e verifica todos os e-mails e seus anexos. Se detectar malware, ele excluirá o e-mail.

Gerenciamento de assinaturas de e-mail

Um software de gerenciamento de assinatura de e-mail fornece recursos para você criar e implantar uma comunicação de e-mail padrão para todos os funcionários. E isso deve ser feito rapidamente, evitando tarefas manuais, alternando as abas do navegador entre diferentes aplicativos, ou mesmo enviando tutoriais de ajuda ao funcionário.

Bybrand tem integração nativa com o G Suite do Google, permitindo que profissionais de TI ou marketing atualizem a assinatura de e-mail dos funcionários com muito mais rapidez. Economizando horas de trabalho em comparação com colar manualmente nos usuários do Gmail.

Veja a integração da Bybrand no Google Workspace Marketplace.

O Outlook possui uma API recente, portanto o Bybrand ainda não possui integração com a plataforma.

Pensamentos finais

Ambos os clientes de e-mail são excelentes provedores de serviços de e-mail. Um pode oferecer mais do que o outro em certos aspectos. No entanto, a melhor opção da sua organização só pode ser determinada pelo que ela valoriza e precisa desse tipo de serviço.

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