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Se sua organização usa e-mail do Microsoft 365 (antes chamado de Office 365), desejará uma solução para gerenciar todas as suas assinaturas de e-mail. Fazer isso individualmente pode causar todos os tipos de problemas, como inconsistência da marca e não incluir as isenções legais corretas. Também pode ser incrivelmente demorado.
Ao escolher o gerenciador de assinaturas de e-mail certo, sua empresa terá o controle de todas as assinaturas. Isso facilita muito o gerenciamento de assinaturas de e-mail.
Neste guia, abordaremos tudo o que precisa saber sobre gerenciador de assinatura de e-mail e por que usar a Bybrand para isso inteligentemente.
O que é um gerenciador de assinaturas?
Um gerenciador de assinaturas é uma solução conveniente projetada para organizações que usam o Microsoft 365 ou o Exchange.
O gerenciador de assinaturas fornece um local único onde você pode criar e gerenciar assinaturas de e-mail em toda a organização. Isso significa manter elementos da marca consistentes para todas as assinaturas de e-mail profissionais usadas.
Ao usar um gerenciador de assinaturas, as organizações que usam o Microsoft 365 não precisam atualizar as assinaturas de e-mail individualmente. Em vez disso, uma única alteração pode ser feita no software de assinatura de e-mail e aplicada a todos os usuários.
Por exemplo, se você precisar aplicar banners consistentes em seus e-mails ou usar isenções legais em e-mails da empresa, usar um gerenciador de assinaturas torna isso mais fácil.
Ele também ajuda você a atualizar suas campanhas de marketing na assinatura de e-mail e permite que aplique isso para todos os funcionários de uma só vez.
Por que usar um gerenciador de assinatura de e-mail para o Microsoft 365
Se sua organização usa o Microsoft 365, um gerenciador de assinaturas é essencial. Ele permitirá que você controle facilmente todas as assinaturas de e-mail em toda organização. Assim, pode garantir informações corretos e elementos de marca estejam incluídos em todas as assinaturas de e-mail da empresa.
Embora a assinatura de cada funcionário possa ser personalizada com coisas como nomes e cargos, deve manter os elementos importantes consistentes. Ao gerenciar assinaturas de e-mail por meio de uma única plataforma, você pode conseguir isso facilmente.
Veja aqui um bom exemplo de assinatura de e-mail consistente para todos os funcionários.
Lembre-se de que há muitos benefícios claros em usar uma assinatura de e-mail. Por exemplo, pode ajudar a criar reconhecimento de marca, exibir suas últimas campanhas de marketing, um bloco de aviso legal, e fornecer acesso conveniente aos seus detalhes de contato.
Com o gerenciador de assinaturas certo, pode garantir que obterá o máximo de sua assinatura HTML. Isso permitirá que adicione elementos interativos, marca forte e os detalhes mais importantes. Aliás, ajudará sua marca a se destacar e se tornar muito mais memorável para todos que entrar em contato via e-mail.
BybrandOs benefícios de escolher a Bybrand
A Bybrand oferece uma solução fácil para ajudar sua empresa a gerenciar assinaturas de e-mail no Microsoft 365. Aqui estão alguns dos principais benefícios de usar o Bybrand como seu gerenciador de assinaturas.
Uma marca consistente em toda a sua organização
Com a Bybrand, é incrivelmente fácil gerenciar várias assinaturas simultaneamente, e garantir que todas sigam as mesmas diretrizes de marca.
Por meio do gerenciador de assinaturas de e-mail, você pode atualizar elementos de marca importantes – como o logotipo e cores de assinatura de e-mail – e aplicá-los a todas as assinaturas. Dessa forma, toda vez que um funcionário enviar um e-mail da sua empresa, será sempre consistente.
Exemplo de uma assinatura de e-mail da marca para um escritório de advocacia.
Esse tipo de consistência é essencial para manter uma marca forte e garantir que sua marca sempre gere o mesmo impacto.
Use muitos elementos diferentes em seus e-mails
Usar a Bybrand não apenas facilita a atualização das assinaturas de toda a empresa. Mas também permite adicionar todos os tipos de elementos aos seus e-mails do Microsoft 365.
Por exemplo, pode incluir ícones de mídia social, URLs de sites clicáveis, detalhes de contato e outros elementos interativos. Você pode até optar por criar assinaturas de e-mail animadas para tornar seus e-mails mais atraentes.
Bybrand gera assinaturas de e-mail HTML que você pode aplicar a vários clientes de e-mail. A diferença com as assinaturas HTML é que elas permitem que adicione mais elementos aos seus e-mails. Além disso, eles exibem melhor do que uma assinatura de e-mail de imagem simples.
Isso pode ajudar sua assinatura de e-mail a fazer muito mais – como comercializar certas áreas do seu negócio. As opções de links e elementos clicáveis para incluir em sua assinatura são infinitas.
Facilita a conformidade de e-mail
Adicionar as isenções legais corretas é uma parte necessária do envio de e-mails profissionais. Com a Bybrand, você pode garantir que todos os seus funcionários usem assinaturas personalizadas com isenções legais atualizadas.
A Bybrand oferece muitos modelos de assinatura pré-criados para escolher. E você pode adicionar facilmente um bloco de isenção de responsabilidade de escolha. Em seguida, edite o modelo e a caixa de isenção de responsabilidade para corresponder aos requisitos específicos de sua organização.
Exemplo de assinatura de e-mail com bloco de aviso legal.
Se precisar alterar alguma dessas informações, basta fazê-lo uma vez no gerenciador. Então, todos os usuários individuais terão o aviso atualizado em sua assinatura.
Isso é muito importante porque garante que sua empresa sempre exiba as informações legais corretas em suas assinaturas de e-mail, ajudando a manter a conformidade o tempo todo.
Crie facilmente assinaturas incríveis
Embora as assinaturas HTML da Bybrand pareçam avançadas, elas são incrivelmente simples de criar. Tudo o que precisa fazer é selecionar um modelo que corresponda às suas necessidades. Em seguida, personalize o modelo com suas informações.
Você pode usar o editor fácil de arrastar e soltar para adicionar seus negócios, adicionar imagens e atualizar quaisquer elementos necessários.
Depois que sua assinatura estiver pronta, precisa apenas salvá-la, copiar o link e aplicá-lo à sua conta do Microsoft 365.
Agora, se precisar fazer alterações nas assinaturas de e-mail, você pode usar o editor simples para fazer ajustes.
E quando escolher seu modelo de assinatura de e-mail, há várias opções diferentes para selecionar.
Na verdade, você pode escolher o modelo com base no seu tipo de negócio ou procurar tipos específicos de modelos (como assinaturas minimalistas). Isso permite que encontre e crie a assinatura de e-mail perfeita para suas necessidades de negócios.
Evite as limitações do Microsoft 365
Quando se trata de gerenciamento de assinatura de e-mail, o uso direto do Microsoft 365 apresenta algumas limitações. Esses incluem:
- Não conseguir incorporar imagens em seus e-mails
- Você não pode incluir a assinatura de e-mail em sua última resposta ou encaminhamento
- As assinaturas de e-mail do lado do servidor não podem ser exibidas nas pastas “Itens enviados” dos usuários
- Usuários não administradores não podem gerenciar assinaturas de e-mail.
Essas restrições podem limitar muito o que você deseja alcançar com suas assinaturas de e-mail. No entanto, usar o software de assinatura de e-mail da Bybrand ajuda a evitar esses problemas.
Em vez de ser restringido pelo Microsoft 365, você obtém controle total sobre suas assinaturas e como usá-las e gerenciá-las. Dessa forma, os usuários do 365 podem obter muito mais com as assinaturas que criam.
Personalize cada assinatura
A Bybrand oferece gerenciamento conveniente de assinatura de e-mail para empresas inteiras e também para indivíduos.
Ao usar o Exchange e o recurso “Aplicar à isenção de responsabilidade”, você pode facilmente aplicar uma única assinatura de e-mail para toda a empresa. Isso ajuda a manter a consistência que mencionamos acima.
No entanto, também pode personalizar cada assinatura com dados do usuário usando atributos do Exchange. Isso significa que todas as comunicações de e-mail individuais podem ser personalizadas em seu e-mail do 365.
Aqui está um vídeo que explica como fazer isso com Bybrand.
Pensamentos finais
Usar o gerenciador de assinaturas certo pode ajudá-lo a fazer muito mais com suas comunicações por e-mail. Ao simplesmente gerenciar as assinaturas de e-mail com eficiência, você pode aprimorar sua marca em grande estilo.
Esteja você usando assinaturas para campanhas de marketing ou apenas para melhorar suas mensagens de e-mail, desejará usar a ferramenta certa para fazer isso.
Ao usar a Bybrand, os funcionários podem ter assinaturas de e-mail consistentes com facilidade. Experimente para ver como uma plataforma como essa pode ser benéfica para o seu negócio.
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