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As empresas hoje precisam manter a conformidade com todas as leis de dados relevantes e melhores práticas. Se você tem presença no Brasil, isso envolve incluir um modelo de isenção de responsabilidade de e-mail LGPD em suas comunicações externas.
É um detalhe que muitas empresas costumam ignorar. No entanto, se você não seguir o regulamento geral de proteção de dados, poderá enfrentar consequências mais tarde.
Aqui está tudo o que você precisa saber sobre a conformidade com o LGPD em comunicações por e-mail e como incorporar o aviso de isenção de responsabilidade de e-mail correto nas assinaturas da empresa.
Compreendendo o LGPD nas comunicações por e-mail
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação brasileira que entrou em vigor em setembro de 2020. Suas principais características incluem:
- Aplicação ampla: Afeta todas as empresas que processam dados de residentes brasileiros, independentemente da localização da empresa.
- Consentimento do titular: Exige consentimento explícito e específico para coleta e uso de dados pessoais.
- Direitos dos titulares: Garante aos indivíduos direitos como acesso, correção e exclusão de seus dados pessoais.
- Obrigações das empresas: Requer que as organizações implementem medidas de segurança adequadas e notifiquem violações de dados.
- Penalidades: Estabelece multas significativas para não conformidade, podendo chegar a 2% do faturamento anual da empresa, limitado a R$ 50 milhões por infração.
O LGPD dá às pessoas mais controle sobre seus dados e responsabiliza as organizações por como elas usam e protegem essas informações. A não conformidade com o LGPD é estritamente proibida, e as empresas que não cumprem as regras do LGPD podem enfrentar multas sérias.
Em termos de e-mails, o LGPD afeta como as empresas coletam e manipulam dados pessoais. As empresas precisam informar as pessoas sobre como seus dados serão usados quando elas entrarem em contato com elas pela primeira vez. Isso inclui adicionar isenções de responsabilidade na assinatura de e-mail conforme o LGPD que vinculam à política de privacidade da empresa.
Exemplo na assinatura:
Se uma empresa não respeitar essas regras, ela pode enfrentar penalidades. A transparência e a segurança dos dados são cruciais para as organizações, então ter o aviso de confidencialidade correto é essencial.
Por que adicionar o LGPD na assinatura de e-mail é crucial
Acima de tudo, enviar comunicações da empresa sem um aviso legal por e-mail pode lhe causar problemas. Então, incluir um aviso de confidencial por e-mail na assinatura adiciona uma camada de proteção.
Adicionar um aviso LGPD na assinatura de e-mail cria confiança com clientes. Ao declarar claramente que sua empresa está conforme o LGPD, você tranquiliza o destinatário pretendido de que os dados pessoais estão seguros sendo tratados de forma responsável.
Essa transparência mostra que se preocupa com a privacidade e segue leis rígidas de proteção de dados, o que pode fortalecer relacionamentos.
A confidencialidade de e-mail também melhoram a transparência e a responsabilização. Incluir um aviso LGPD e um link para sua política de privacidade na assinatura do e-mail dá aos destinatários acesso fácil a informações sobre como seus dados são usados. Garantindo que a empresa seja aberta sobre suas práticas de processamento de dados, tornando-a mais responsável e confiável.
Por fim, ele simplifica as comunicações legais. Um aviso de isenção de responsabilidade de e-mail LGPD ajuda a assegurar que a organização esteja segundo os requisitos legais, sobretudo para o consentimento e uso de dados.
Ao facilitar para os destinatários a opção de sair de listas de e-mail com um link de cancelamento de inscrição, você pode evitar possíveis violações.
7 exemplos de assinaturas de e-mail compatíveis com o LGPD
Aqui estão alguns pequenos exemplos de isenção de responsabilidade por e-mail para diferentes tipos de organizações. Você pode facilmente adaptá-los como um modelo de isenção de responsabilidade para atender às necessidades específicas do seu negócio.
Como um contrato juridicamente vinculativo, essas isenções de responsabilidade simples por e-mail podem ajudar sua empresa a evitar problemas sérios relacionados à conformidade de dados.
Exemplo simples para pequenas empresas
[Nome da empresa] está comprometida em proteger seus dados pessoais de acordo com o LGPD. Coletamos e processamos informações para fornecer a você o melhor serviço. Você pode visualizar nossa política de privacidade completa [aqui]. Se recebeu este e-mail por engano, avise-nos e exclua-o do seu sistema.
Declaração LGPD para escritórios de advocacia
Este e-mail e seu conteúdo são confidenciais e destinados apenas ao destinatário. [Nome do escritório de advocacia] está em conformidade com os regulamentos do LGPD. Levamos a privacidade a sério e protegemos seus dados pessoais em todas as comunicações legais. Para mais detalhes, consulte nossa política de privacidade [aqui]. Se você recebeu este e-mail por engano, notifique-nos e exclua-o imediatamente.
Declaração LGPD para empresas de comércio exterior
[Nome da empresa] opera globalmente e segue os padrões LGPD para proteger seus dados pessoais. Qualquer informação pessoal coletada é usada somente para fins comerciais legítimos e processada em conformidade com as leis aplicáveis. Para mais detalhes, visite nossa política de privacidade [aqui]. Se você deseja parar de receber comunicações nossas, clique em [cancelar assinatura].
Exemplo de conformidade para agências de marketing
Na [Nome da Agência], valorizamos sua privacidade. Todos os dados pessoais são tratados de acordo com o LGPD. Você está recebendo este e-mail porque optou por receber comunicações nossas. Você pode cancelar a assinatura a qualquer momento clicando [aqui] ou ajustar suas preferências [aqui]. Para obter mais informações, consulte nossa política de privacidade [aqui].
Declaração LGPD para provedores de saúde
Este e-mail pode conter informações confidenciais e é destinado apenas ao destinatário. [Nome do Provedor de Saúde] segue diretrizes rígidas do LGPD para proteger seus dados pessoais de saúde. Se você tiver alguma preocupação sobre como usamos suas informações, consulte nossa política de privacidade [aqui] ou entre em contato com nosso Diretor de Proteção de Dados.
LGPD para empresas de comércio eletrônico
[Nome da empresa de comércio eletrônico] protege seus dados pessoais conforme exigido pelo LGPD. Se você não deseja mais receber e-mails nossos, pode cancelar a assinatura [aqui]. Para obter mais informações sobre como coletamos, usamos e armazenamos dados, leia nossa política de privacidade [aqui]. Se este e-mail foi enviado a você por engano, exclua-o e notifique-nos imediatamente.
Declaração para uma empresa de capital de risco
Esta mensagem é enviada por uma empresa LGPD e pode conter informações privilegiadas ou confidenciais. Se você recebeu esta mensagem por engano, você está notificado de que qualquer disseminação, distribuição ou cópia deste e-mail, ou de qualquer um de seus anexos são estritamente proibidas. Por favor, notifique imediatamente o remetente de qualquer erro na transmissão enviando um e-mail de resposta. Além disso, por favor, apague a mensagem e qualquer um de seus anexos.
Guia passo a passo para adicionar o LGPD na assinatura HTML
Adicionar um aviso de responsabilidade na assinatura HTML é fácil se usar uma plataforma que inclua um modelo de e-mail de aviso de isenção de responsabilidade. Se você usar a Bybrand para criar tal aviso de isenção de responsabilidade, basta seguir estas etapas.
Etapa 1: Escolha um modelo
Comece fazendo login na Bybrand.
Selecione um dos muitos modelos de assinatura de e-mail com um rodapé de isenção de responsabilidade que se encaixe no seu estilo e setor, ou crie um do zero. A galeria tem muitos designs profissionais, então você certamente encontrará um que se encaixe nas suas necessidades.
Observe alguns exemplos a seguir para liberar duas ideias.
Etapa 2: Insira seus dados
Após escolher um modelo, preencha suas informações pessoais e da empresa.
Isso inclui coisas como seu nome, cargo, logotipo da empresa e quaisquer detalhes de contato relevantes. Você também pode adicionar links para seu site ou perfis de mídia social.
Etapa 3: adicione o texto do LGPD
Basta rolar para baixo até a seção de rodapé da sua assinatura de e-mail. Use o editor da Bybrand para adicionar um bloco de isenção de responsabilidade em HTML.
Escreva um breve aviso LGPD explicando como sua empresa lida com dados pessoais conforme a lei. Você pode usar um dos modelos de isenção de responsabilidade de e-mail acima para fazer isso e vincular à política de privacidade para mais detalhes.
Vídeo com um exemplo:
Etapa 4: Visualizar e testar
Visualize sua nova assinatura de e-mail para garantir que tudo pareça profissional e a mensagem do LGPD esteja clara.
Envie um e-mail de teste para você mesmo para garantir que os links, as imagens e o aviso de isenção de responsabilidade funcionem conforme o esperado.
Etapa 5: Salve e use a assinatura
Quando estiver satisfeito com o design, salve sua assinatura. Siga as instruções da Bybrand para instalar a assinatura em seu cliente de e-mail.
- Como adicionar uma assinatura no iPhone
- Adicionando uma assinatura HTML no Outlook
- Como adicionar múltiplas assinatura no Gmail
Agora, cada e-mail que você enviar incluirá um aviso legal com o LGPD, protegendo seu negócio.
Modelos de assinatura de e-mail com bloco de isenção de responsabilidade para inspiração
Estes exemplo demonstram como integrar um bloco de isenção de responsabilidade de forma elegante e profissional em sua assinatura, garantindo tanto a conformidade legal quanto uma apresentação visual atraente.
Observe como cada exemplo equilibra informações de contato, elementos visuais e o aviso de LGPD, criando uma assinatura completa e eficaz. Você pode simplesmente alterar o bloco de texto para uma em conformidade com o LGPD usando o editor de assinatura.
Conclusão
Sua empresa deve cumprir o LGPD, e incluir o aviso correto no e-mail é uma forma simples de fazê-lo. Esse aviso legal, embora pareça básico, tem uma função crucial. Assim como avisos de afiliados ou de cancelamento, um aviso sobre dados confidenciais é essencial.
Use uma plataforma de assinatura de e-mail com modelos para avisos legais. É uma maneira fácil de incorporar essa proteção nas comunicações da sua empresa, oferecendo respaldo legal valioso.
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