8 Exemplos eficazes de isenções de responsabilidade para assinaturas de e-mail

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Uma assinatura de e-mail de isenção de responsabilidade é uma pequena adição que protege o escritor contra possíveis ações legais. Embora uma isenção de responsabilidade na assinatura de e-mail não seja eficaz em certas situações legais, usá-la protegerá você contra possíveis problemas e, em última instância, economizará milhares de dólares em honorários advocatícios.

Dito isto, elaborar uma assinatura de e-mail com aviso legal pode ser demorado, especialmente se você não souber o que está fazendo.

É por isso que queremos ajudá-lo, fornecendo diversas assinatura de e-mail com isenções de responsabilidade, para que você possa usá-las sempre que precisar!

Continue lendo para conhecer os 8 modelos.

8 Exemplos eficazes de assinaturas de e-mail de isenção de responsabilidade

A lista abaixo não é grande. No entanto, ele resume várias maneiras pelas quais um aviso legal em uma assinatura de e-mail pode ser usadas com eficácia. Depois de ter feito isso, você pode adaptar os exemplos às suas necessidades específicas e fornecer uma estrutura segura para a criação de conteúdo de isenção de responsabilidade.

1. Assinatura de e-mail externa de isenção de responsabilidade

As isenções de confidencialidade são muito comuns e é provável que você as tenha visto. Seu objetivo é fazer com que os destinatários do e-mail saibam que a conversa e o conteúdo do e-mail são confidenciais e dizem respeito apenas às pessoas envolvidas. As isenções de responsabilidade por e-mail são úteis em todas as situações, independentemente da natureza da conversa ou do conteúdo em questão.

Exemplo:

“O conteúdo deste e-mail é estritamente confidencial e destina-se apenas ao destinatário especificado. É proibido compartilhar o e-mail ou seu conteúdo com qualquer terceiro sem o consentimento por escrito do remetente. Se este e-mail chegar a você por engano, por favor nos informe para que possamos garantir que isso não aconteça no futuro e exclua a mensagem.”

2. Assinatura de e-mail com GDPR

Quando a GDPR entrou na internet, muitas coisas tiveram que mudar. Desde então, ter uma assinatura de e-mail da GDPR não é uma obrigação, mas é quase sempre uma boa ideia porque mostra que você cumpre com a lei.

Exemplo:

“A empresa está 100% de acordo com as diretrizes de proteção de dados da GDPR. Leia nossa política de privacidade para entender como coletamos, armazenamos e processamos suas informações privadas sob a GDPR.“

3. E-mail marketing automatizados

A ideia de assinaturas de e-mail em e-mails de marketing automatizados é na verdade bastante simples: usando este espaço, você pode incluir algumas informações de contato básicos para que os destinatários saibam quem você é e como entrar em contato rapidamente.

Mas, se você deve ou não usar uma assinatura de e-mail em um e-mail de marketing, e qual informação deveria adicionar, são perguntas muito controversas. Não há uma resposta certa aqui.

Assinar seus e-mails de marketing ajuda a estabelecer uma conexão profissional com o destinatário, mas nem sempre é necessário.

Example:

P.S. Sim, este é um e-mail automático, mas este é meu endereço de e-mail real e adoraria saber mais sobre você! Portanto, se você tiver alguma dúvida ou sugestão, clique em responder, e eu lhe responderei em 4 horas.

Modelo um:

Modelo dois:

4. Assinatura de e-mail de HIPAA

Esta assinatura de e-mail é uma obrigação porque o e-mail não é um canal seguro de comunicação. Afinal, os e-mails não são criptografados, portanto, as informações neles fornecidas correm um risco maior de vazamento. O Health Insurance Portability and Accountability Act foi implementado para fazer da confidencialidade uma necessidade, e é por isso que você precisa incluir esta isenção de responsabilidade

Exemplo:

“Como entidade de saúde, nossas mensagens são criptografadas para manter a confidencialidade de acordo com as exigências da HIPAA. Como as comunicações por e-mail não são criptografadas, é nosso dever e política não compartilhar informações confidenciais através deste canal. Para obter mais informações, acesse o link para sua página de termos de serviço. Caso esta mensagem tenha chegado a você por engano, por favor, notifique o remetente imediatamente.”

5. Assinatura de e-mail de exoneração de responsabilidade

Todas as isenções de responsabilidade têm uma coisa em comum – evitar a responsabilidade por uma coisa ou outra. Portanto, a existência de um aviso legal não é um choque para ninguém. Esta assinatura de e-mail de isenção de responsabilidade é raramente utilizada, mas é uma obrigação quando a comunicação externa via e-mail é significativa.

Exemplo:

“Quaisquer crenças, opiniões ou pontos de vista expressos neste e-mail são os do autor e não representam necessariamente os da organização. Os funcionários do nome da empresa são expressamente obrigados a evitar declarações difamatórias ou violação de direitos autorais, bem como a violação de qualquer outro direito legal via e-mail. Comunicações deste tipo vão contra a política da empresa e estão fora do escopo de emprego. O funcionário é pessoalmente responsável por quaisquer danos ou responsabilidades, não a organização.”

6. Assinatura de e-mail de declaração incorreta por negligência

Se as informações fornecidas em seus e-mails envolverem interpretação ou ação pesada, incluindo uma isenção de responsabilidade por negligência, pode ser útil, mas não aplicável. Ainda assim, a cobertura de suas bases pode ser necessária.

Exemplo:

“A empresa rejeita qualquer responsabilidade pelo conteúdo deste e-mail ou pelas consequências de quaisquer ações tomadas com base nas informações fornecidas, a menos que as informações sejam posteriormente confirmadas por escrito. Se esta mensagem não foi destinada a você, entenda que você está proibido de divulgar, copiar, circular ou tomar qualquer ação com base nestas informações.”

7. Assinatura de e-mail de responsabilidade ambiental

As isenções de responsabilidade ambiental em e-mail não são uma obrigação e não absolvem o remetente de repercussões legais. Entretanto, eles são uma boa maneira de mostrar que o remetente se preocupa com o meio ambiente. Assim, acrescentar uma isenção de responsabilidade ambiental no e-mail pode não ser necessário, mas dará um impulso positivo a sua mensagem.

Exemplos:

“Por favor, evite imprimir este e-mail a menos que seja absolutamente necessário. Os e-mails que não são impressos ajudam o meio ambiente.”

“Se não for necessário e você se preocupar com o meio ambiente, não imprima este e-mail.”

“Por favor, considere não imprimir este e-mail se você se preocupa com o meio ambiente.”

8. Assinatura de e-mail sobre segurança

A cibersegurança não é de responsabilidade do remetente. No entanto, informar seus destinatários sobre medidas de segurança adequadas fomentará a confiança. A maioria das empresas tem medidas de segurança cibernética para evitar vírus, ataques de phishing, etc., mas acrescentar esta declaração é uma boa maneira de cultivar a reputação de sua empresa.

Exemplo:

“A empresa prioriza a segurança do cliente em todo momento. Portanto, asseguramos que este e-mail não contenha vírus ou erros. Infelizmente, não podemos garantir proteção completa, pois os dados incluídos podem ser infectados, corrompidos ou interceptados. Recomendamos que você examine o e-mail em busca de ameaças com software confiável, pois não somos responsáveis por qualquer dano causado pela visualização do conteúdo fornecido neste e-mail.”

Adicionar um bloco de aviso legal na assinatura de e-mail

Agora vamos ver como adicionar uma isenção de responsabilidade na assinatura.

O primeiro passo é escolher um dos exemplos acima. Como você pode ver, há muitas assinaturas de e-mail de avisos legais para escolher de acordo com o contexto e o que você quer evitar.

Em seguida, escolha o modelo de assinatura de e-mail para a empresa, equipe ou departamento. Por exemplo, os vendedores utilizarão um bloco diferente de avisos legais do departamento de RH.

Neste vídeo você pode assistir como adicionar um bloco de isenção de responsabilidade em uma assinatura de e-mail HTML usando o editor da Bybrand.

É sempre preferível usar uma assinatura de isenção de responsabilidade em todas as suas comunicações do que não usar uma. Ela faz mais bem do que mal.

Entretanto, nem sempre é óbvio onde a assinatura de e-mail de isenção de responsabilidade deve ser colocada. A regra geral é adicioná-la no final do e-mail. Ela não atrapalhará o fluxo do conteúdo, e essa é geralmente a parte que as pessoas leem quando precisam encontrar informações legais ou profissionais.

Usando um software de assinatura de e-mail

A Bybrand fornece uma ferramenta fácil e elegante para criar e adicionar uma isenção de responsabilidade ou aviso legal a uma assinatura de e-mail HTML, evitando erros de conformidade e estabelecendo um padrão na comunicação por e-mail para todos os funcionários.

Assim, quando se trata da confidencialidade da comunicação privada por e-mail de sua empresa, a importância de uma assinatura de e-mail uniforme com uma isenção de responsabilidade não pode ser exagerada.

Escolha sua assinatura de e-mail de isenção de responsabilidade de acordo, e sinta-se livre para usar os exemplos acima!

Fechamento

Se você envia e-mails regularmente, é provável que eles tenham uma consequência negativa mais cedo ou mais tarde. A chave é minimizar essa ocorrência para economizar tempo e dinheiro. E embora os exemplos acima possam não ser apropriados para todas as empresas e profissões, eles são um bom modelo inicial para proteção legal de e-mail.

Além disso, tenha essas coisas em mente ao criar sua isenção de responsabilidade de assinatura de e-mail e você terá uma mais forte, que será mais eficaz para protegê-lo de questões legais e possíveis ações judiciais.

Se um aviso de isenção de responsabilidade ainda não estiver claro ou confuso para seu leitor, você pode reformulá-lo ou deixá-lo totalmente desativado.

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