Google Workspace, Microsoft 365 ou Zoho Workplace: Qual é o melhor para os gerentes de TI?

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Como os gerentes de TI podem tornar seu trabalho mais produtivo e ainda contribuir para que essa produtividade se estenda a todos no escritório?

Produtividade é um tema em alta nas empresas. Sem ela, não há competitividade possível. Nesse cenário, é fácil perceber o papel central ocupado pela área de TI, como fornecedora de ferramentas e soluções para um ambiente de trabalho moderno.

Uma dessas ferramentas é a suíte de aplicativos para escritório. Pela sua intensa utilização no dia a dia, ela pode ser determinante para a produtividade de seus usuários.

Neste artigo, teremos uma visão geral de três dos principais pacotes de escritórios baseados em nuvem do mercado, o Google Workspace, o Microsoft 365 e o Workplace da Zoho.

O que é uma suíte de aplicativos para escritório?

Para começar, uma suíte de aplicativos para escritório corresponde a um pacote de ferramentas voltadas para tarefas do dia a dia de um escritório.

Dentro desse pacote, as ferramentas mais populares são os serviços de e-mail hosting, editores de texto, de planilhas e de apresentações. Dependendo do fornecedor, outras ferramentas podem estar agregadas ao pacote, como:

• Agenda;
• Lista de contatos;
• Editores gráficos;
• Softwares de comunicação;

Qual pacote os gerentes de TI devem escolher?

Se no passado o Microsoft Office era a escolha óbvia, hoje os gerentes de TI encontram uma grande variedade de opções, embora a Microsoft continue a ser uma referência nesse meio.

Outra mudança importante ocorrida foi que, com o advento da computação em nuvem, essas ferramentas ganharam novos recursos e atingiram outro patamar quanto à produtividade, com melhores soluções para mobilidade e trabalho colaborativo.

Além disso, a dor de cabeça que os gerentes de TI tinham com a compra de licenças de software e com a pirataria foi substituída pela praticidade da assinatura de planos de acesso a serviços na nuvem.

A seguir, conheceremos as características de três dos mais populares suítes de escritório do mercado.

Comparativo: Google Workspace, Microsoft 365 e Zoho Workplace

Para estabelecermos um comparativo entre esses três pacotes, utilizaremos como critérios os recursos oferecidos, a capacidade de armazenamento, as facilidades de integração, mobilidade e configuração. Não vamos entrar em detalhes de preços praticados, muitas vezes os valores são alterados com frequencia e existem muitas diferença de moedas e região.

Recursos

De uma forma geral, os recursos dos três pacotes se equivalem, com algumas exceções. Todos eles apresentam:

• E-mail comercial (Gmail, Outlook e Zoho Mail);
• Processador de textos (Google Docs, MS Word, Zoho Writer);
• Editor de planilhas (Google Sheets, MS Excel, Zoho Sheet);
• Editor de apresentações (Google Slides, MS Powerpoint, Zoho Show);
• Ferramentas administrativas;
• Calendário;
• Versões para navegador web;
• Versões para dispositivos móveis.

Além do uso com um navegador web e com dispositivos móveis, o Microsoft 365 acrescenta a possibilidade de uso para desktop.

Capacidade de armazenamento

Para o armazenamento de e-mails, Google Workspace e Zoho oferecem 30 GB de espaço, enquanto o Microsoft 365 oferece 50 GB. Já no caso de armazenamento de arquivos em nuvem, temos as seguintes possibilidades:

• O Google Workspace oferece 30 GB para quem contrata o plano básico e espaço ilimitado para quem contrata os demais planos;
• O Microsoft 365 oferece 1 TB, independentemente do plano contratado;
• O Zoho oferece 5 GB (free plan), 30 GB ou 100 GB, de acordo com o plano;

Facilidades

Como as três opções são serviços de aplicativos de nuvem, a facilidade de integração com ferramentas de terceiros é um ponto para levar em consideração. Microsoft e Zoho têm, cada um, sua própria família de produtos, com quem naturalmente se integram. Mas todos, incluindo o Google Workspace, se integram com relativa facilidade a softwares de fornecedores diversos.

Em muitas casos uma empresa não trabalha apenas com suites de escritório online, ela pode precisar de outras ferramentas como um software de contabilidade, help desk, CRM de vendas. É nesse ponto que entra as integrações, para incorporar outros softwares no dia a dia do negócio.

Google Workspace (Anteriormente G Suite)

O Google Workspace tem uma quantidade enorme de integrações em seu canal de Marketplace e ao que parece é o campeão nesse quesito.

Nota: O G Suite agora é Google Workspace.

• Xero: como software de contabilidade.
• MailChimp: para campanhas de e-mail marketing;
• Bybrand: gestor de assinatura de e-mail para Google Workspace;
• Wrike, para gestão de projetos;

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Zoho

O Zoho, com sua enorme quantidade de apps próprias e de terceiros não fica para trás, essa parece ser a chave para o sucesso do Zoho Workplace. É possível instalar extensões que adiciona novos recursos aos produtos Zoho;

• Slack: para comunicação interna;
• FreshBooks: para acompanhamento de informações contábeis;
• Zoho CRM, o seu próprio software CRM multicanal.

Veja também: Gerenciador de assinaturas de e-mail para Zoho CRM.

Microsoft 365 (Anteriormente Office 365)

Analisando o Microsoft 365, as opções de integração da Microsoft está bem atradas, ainda parece que eles estão com a visão de software de desktop e chaves de licenças em mente. As declarações públicas de mudança estão longe do que se vê. As integrações é apenas com aplicativos mais recentes do Office, estamos falando de Skype, OneDrive e Microsoft Teams.

• DocuSign: assinaturas eletrônicas para documentos;
• PayPal: envio de dinheiro diretamente pelo Outlook.com;
• Skype for Business;

Outros pontos

Mobilidade: os três pacotes oferecem aplicativos separados para acesso a partir de dispositivos móveis, tanto para Android quanto para iOS.

Configuração: com base em comentários de usuários, apenas o Microsoft 365 parece apresentar alguma dificuldade nesse aspecto.

Gerenciamento de assinaturas de e-mail

Os CTOs e administradores de TI querem ganhar tempo e usar ferramentas para evitar tarefas repetitivas no trabalho, como é o caso de atualizar as assinaturas de e-mail profissional de todos os colaboradores. Nós fizemos a analise de três opções de suite de escritório, na questão de integração com o gerenciador de assinatura de e-mail do Bybrand.

O Google Workspace possui a integração nativa com o Bybrand, com suporte a multi-domínios e atualização de assinatura de e-mail em endereços alias. O Zoho, com o seu serviço de CRM possui a disponibilidade de atualização de assinaturas de e-mail, mas o Bybrand ainda não suporta o serviço. Analisando o Microsoft 365, não oferece no momento, disponibilidade de atualizar assinaturas de e-mail.

Participação no mercado

Em modo geral, a participação de mercado das três opções estão em crescimento, a causa desse crescimento é que estamos diante do aumento no interesse de departamentos corporativos de TI pelo o assunto de infraestrutura para a internet. A migração para a nuvem é uma tendência.

Google Workspace

Se apresenta como um pacote com tudo que você precisa para trabalhar melhor e de modo integrado no seu computador, smartphone ou tablet, com Gmail, Documentos, Drive e Agenda.

O Google diz que agora tem 5 milhões de clientes corporativos pagantes, um aumento em relação aos 4 milhões de um ano atrás, segundo David Thacker, vice-presidente de gerenciamento de produtos do Google Workspace.

A núncio foi feito em seu relatório de Fevereiro de 2019 – 5 Million and counting: how Google Workspace is transforming work.

Atualização: Google’s G Suite now has 6 million paying businesses como apresentado na CNBC em 7 Abril de 2020.

Microsoft 365

Se apresenta como um suíte de aplicativos para escritório online, com reputação de longa, que oferece acesso a vários serviços e softwares construídos em torno da plataforma Microsoft Office, como Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint e o novo Microsoft Teams.

A Microsoft diz ter mais de 135 milhões de pessoas usam o Microsoft 365 comercialmente todo mês, em seu relatório anual aos investidores, 2018.

A Microsoft domina o mercado por uma ração: seu produto de longa data, está há décadas, é confiável e os gerentes de TI têm pouco incentivo para apostar em algo novo. Segundo fontes da Reuters, 2018.

A expiração do software mais antigo também está ajudando a impulsionar as vendas do pacote Microsoft 365.

Atualização: Conforme apresentado no VentureBeat em Junho, 2020. A Microsoft ultrapassou 258 milhões de licenças empresariais pagas do Microsoft 365. In Q3 2020, Microsoft passed 258 million paid Office 365 business seats (up from 200 million) and 75 million daily active users for Teams.

Zoho Workplace

Quando você escolhe Zoho, você obtém mais do que apenas um único produto ou um conjunto totalmente integrado. Tem todas as ferramentas de que você precisará para criar, colaborar e se comunicar com suas equipes, em um único pacote integrado de aplicativos.

Em 2019, segundo o próprio Zoho, 45 milhões de usuário estão usando seus softwares empresarial em todo o mundo.

Atualização: Como apresentado na ZDNet, Zoho hits 50 million business users, um aumento de +5 milhões em comparado com o início de 2019, para todas as apps do Zoho.

Qual é o melhor para os gerentes de TI?

Para a escolha da melhor opção de suíte de aplicativos para escritório, é preciso levar em consideração questões como:

• A quantidade de usuários que terão acesso a esses recursos;
• O volume esperado de documentos a serem armazenados;
• Eventuais necessidades de recursos específicos de terceiros;
• A necessidade de treinar e dar suporte aos usuários;
• O desempenho das ferramentas;
• A relação custo / benefício.

A favor do Microsoft 365 pesa a maior familiaridade que muitos usuários têm com seus produtos. Por sua vez, o Zoho tem preços competitivos, que podem representar uma boa relação custo/benefício, ele tem uma infinidade de ferramentas fora do pacote workplace, pense algo como o software de help desk ou app de finanças. Já o Google Workspace conta com desempenho mais destacado, com uma melhor adaptação ao ambiente da nuvem e grande compatibilidade com ferramentas de terceiros.

Assim, não há uma resposta absoluta sobre qual é o melhor dos três.

Você precisa perguntar o que é melhor para a sua empresa com base no sistema de TI atual, o número de funcionários você tem, o quanto você deseja investir, seu orçamento e para o que você estará usando suas ferramentas e soluções.

Se você está começando agora ou seu negócio é uma média empresa. Diante dos recursos analisados, o Google Workspace do Google pode ser a melhor escolha para ajudar gestores de TI, seguido pelo Zoho Workplace e seu preço acessível. Por último o Office da Microsoft.

Cabe a você gerente de TI avaliar todas essas questões e fazer sua opção.

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