Etiqueta de assinatura de e-mail: o que fazer e o que não fazer

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Quando você cria uma assinatura de e-mail, existem infinitas possibilidades do que pode incluir. Portanto, a etiqueta de assinatura de e-mail é algo que toda empresa deve observar para garantir que suas comunicações por e-mail sejam profissionais.

No entanto, se incluir muito, seus destinatários de e-mail podem achar que isso é uma distração e pouco profissional. Por outro lado, se deixar de fora informações essenciais, sua assinatura de e-mail pode não atingir o objetivo. É por isso que é tão importante entender o que fazer e o que não fazer nas assinaturas de e-mail.

Neste guia, detalhamos algumas das áreas mais importantes da etiqueta de assinatura de e-mail. Isso cobre exatamente o que você deve e não deve incluir em sua assinatura de e-mail.

O que é uma assinatura de e-mail e por que você precisa de uma?

Uma assinatura de e-mail é um pequeno bloco no final de seus e-mails que revela os detalhes de contato. Boas assinaturas de e-mail geralmente incluem outros elementos, como o logotipo da empresa, links para contas de mídia social ou uma imagem de rosto profissional.

Usar uma assinatura de e-mail profissional é uma das melhores e mais fáceis maneiras de aprimorar suas comunicações comerciais. Você pode usar assinaturas de e-mail para melhorar o conhecimento da marca, impulsionar o marketing e tornar você ou sua marca mais profissional.

As assinaturas de e-mail também podem incluir muitos elementos diferentes – como links de calendário, ícones de rede social, links de sites e muito mais. Isso pode ajudar seus destinatários a se envolverem com sua empresa de maneira mais eficiente.

Leia também

• Como adicionar um link do Calendly na sua assinatura de e-mail;
• Como adicionar ícones de redes sociais em sua assinatura de e-mail;

Continuando, você pode pensar em sua assinatura de e-mail como uma espécie de cartão de visita virtual. Quando usado corretamente, pode ter um grande impacto no crescimento do seu negócio.

Elementos essenciais para incluir na assinatura de e-mail

Há muito que você pode incluir em suas assinaturas de e-mail. No entanto, isso não significa que precisa incluir todos os detalhes possíveis.

A boa etiqueta de assinatura de e-mail tem tudo a ver com exibir as informações necessárias sem ser excessivamente distrativo ou denso.

Para ajudá-lo a configurar isso, aqui estão alguns dos elementos mais importantes que você pode incluir em sua assinatura de e-mail.

Seu nome completo e detalhes de contato

Em primeiro lugar, certifique-se de incluir suas informações básicas de contato em sua assinatura de e-mail.

Isso deve incluir seu número de telefone comercial, endereço de e-mail e quaisquer outros detalhes de comunicação relevantes pelos quais deseja que as pessoas entrem em contato com você.

Também é uma boa ideia incluir o cargo abaixo do seu nome para os destinatários saberem exatamente quem você é e o que faz na sua empresa.

Informações da sua empresa

Inclua todas as informações relevantes sobre sua empresa, incluindo o nome da empresa e um link para seu site.

Se for relevante, você também pode incluir seu endereço comercial e slogan.

Imagens e logotipo

As assinaturas de e-mail com texto puro geralmente são bastante chatas e não chamam a atenção dos destinatários. Eles também geralmente carecem de detalhes importantes que você deseja compartilhar com seus destinatários. Para garantir que sua assinatura de e-mail cause impacto, inclua alguns elementos visuais importantes.

Isso pode incluir o logotipo da sua empresa, uma foto profissional e quaisquer outras imagens relevantes relacionadas à sua empresa.

Lembre-se de que uma assinatura de e-mail minimalista ainda pode ser incrivelmente poderosa, então você não precisa incluir muitas imagens. Mas usar uma imagem estrategicamente pode ajudar sua assinatura a ter um impacto muito maior.

Veja aqui um exemplo de assinatura de e-mail minimalista.

Links relevantes

O uso de links relevantes na assinatura permitirá que seus destinatários se envolvam com a assinatura de e-mail HTML e acessem mais informações. Ele também irá ajudá-lo a promover o seu negócio de diferentes maneiras.

Incluir ícones importantes de mídia social com links é uma boa etiqueta de assinatura de e-mail. Os destinatários podem clicar facilmente em suas páginas sociais do LinkedIn para saber mais sobre sua empresa. Você também deve adicionar um link para seu site comercial ou pessoal (se relevante).

As assinaturas de e-mail também podem ser usadas efetivamente para marketing. Por exemplo, você pode incluir um link para um novo conteúdo em seu site ou para uma isca digital se isso fizer sentido para o contexto de sua assinatura de e-mail.

Você também pode incluir um link de calendário para que seus destinatários agendem facilmente um compromisso. Se incluir um elemento como este, certifique-se de que ele faça parte de um banner de call to action (CTA) claro no endereço de e-mail.

Aviso legal

Talvez seja necessário incluir uma breve aviso legal no final de sua assinatura de e-mail para garantir a conformidade com os regulamentos de e-mail. Bons modelos de assinatura de e-mail devem incluir isenções legais relevantes que façam sentido para o seu negócio.

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Aqui estão dois exemplos de assinaturas de e-mail completa que podem ser usadas por qualquer seguimento de negócio. Inclui o logotipo, informações de contato, ícones de mídia social e uma área de isenção de responsabilidade no rodapé.

O que deixar de fora da sua assinatura de e-mail

Agora que você sabe o básico sobre o que incluir na sua assinatura de e-mail, é importante saber também o que não fazer.

Aqui estão alguns erros comuns de assinatura de e-mail a serem evitados.

Fontes e cores divertidas

Embora seja bom destacar sua assinatura de e-mail, você ainda deseja que ela pareça profissional e seja levada a sério. Evite usar fontes ou cores personalizadas bobas que impeçam as pessoas de levar sua assinatura de e-mail a sério.

O outro grande problema com o uso de fontes personalizadas é que muitos dispositivos não conseguirão registrá-las adequadamente, portanto, exibirão apenas o texto padrão.

Inicialmente, essa assinatura apenas de imagem (criada no Canva) com muitos efeitos pode parecer bonita. Mas em um e-mail real, ele será potencialmente bloqueado.

Você também deve evitar o uso de várias fontes, pois pode distrair e nem sempre serão registradas corretamente.

Leia mais: Assinatura de e-mail do Canva vs. assinatura HTML.

Hospedagem gratuita de imagens

Usar hospedagem gratuita de imagem para a assinatura de e-mail pode parecer conveniente, mas pode afetar negativamente o desempenho de sua assinatura de e-mail. Isso pode significar que sua assinatura de e-mail falha ao carregar ou que suas imagens de assinatura de e-mail saem distorcidas.

Aqui está um exemplo de assinatura de e-mail com imagens hospedadas em https://postimages.org – e bloqueadas após a expiração.

Em vez disso, certifique-se de usar um gerador de assinatura de e-mail que ofereça boa hospedagem de imagens.

Sua assinatura pessoal

Pode ser chamado de assinatura de e-mail, mas isso não significa que você deva incluir uma imagem de sua assinatura real nela.

Adicionar imagens estranhas em e-mails pode acionar filtros de spam. Também há uma boa chance de essas imagens não aparecerem na visualização padrão do destinatário.

Citações inspiradoras

A menos que faça sentido para o seu negócio, evite citações inspiradoras em seus e-mails comerciais. Eles ocupam espaço e nem sempre aparecem como profissionais, principalmente para empresas com uma cultura mais corporativa.

Este exemplo de assinatura de e-mail profissional inclui uma citação formal. Mas não vá muito além disso.

Embora seja uma boa ideia adicionar um toque pessoal à sua assinatura de e-mail, tente evitar qualquer informação que não precise estar lá.

Leia também: 50 citações para assinaturas de e-mail HTML.

Detalhes desatualizados

Isso parece óbvio, mas você precisa garantir que sua assinatura de e-mail esteja atualizada e seja relevante. Certifique-se de que todos os links e informações de contato estejam atualizados. Certifique-se de que todos os ícones sociais levem a contas ativas.

Isso pode se tornar um problema quando você aplica uma assinatura de e-mail em uma grande organização, por haver muitas pessoas diferentes para acompanhar.

A melhor maneira de acertar é usar uma plataforma de gerenciamento de assinatura de e-mail como a Bybrand, que permite controlar as assinaturas de e-mail em toda a empresa em um só lugar.

Mensagens adicionais

Quando se trata de etiqueta de e-mail, é uma boa ideia manter as coisas simples. Evite quaisquer mensagens desnecessárias em sua assinatura de e-mail. Por exemplo, um “enviado do meu iPhone” é uma das mensagens mais desnecessárias a incluir.

Essas mensagens ocupam espaço e parecem pouco profissionais.

Conclusão

Compreender a etiqueta de assinatura de e-mail ajudará você a criar assinaturas de e-mail mais impactantes para melhorar a marca. Tenha cuidado ao criar sua assinatura, pois até mesmo um pequeno detalhe pode causar um grande impacto.

Obviamente, a maneira mais fácil de evitar esses erros é usar um gerenciador de assinatura de e-mail que vem equipado com modelos profissionais. Dessa forma, o modelo já incluirá todas as informações que precisa adicionar à sua assinatura de e-mail – garantindo que você não deixe nenhum detalhe importante de fora.

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