Tudo o que você precisa saber para escrever bons e-mails profissionais

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Há muitas coisas envolvidas na escrita eficaz de mensagens de e-mails. Sempre que você cria um e-mail formal, precisa ter certeza de que seguem a estrutura correta, incluindo os elementos certos e usando o tom apropriado. Saber quando enviar e-mails e quando utilizar outros métodos de comunicação também é essencial.

Siga este guia para aprender como escrever e-mails profissionais. Cobrimos tudo o que você precisa saber para definir um tom positivo e manter um relacionamento profissional em cada e-mail enviado.

O que é um tópico de e-mail?

Uma conversa por e-mail refere-se a uma série de mensagens, composta de mensagens enviadas e respostas recebidas.

As mensagens são agrupadas em ordem cronológica para os destinatários poderem visualizar o histórico da conversa em vez de ter que classificar e-mails individuais. Esta é uma das formas mais comuns de comunicação profissional.

Exemplo de um tópico de e-mail com 4 mensagens:

Aqui estão algumas das principais características da comunicação por e-mail em um tópico:

• Um único assunto: todos os e-mails do tópico compartilham a mesma linha de assunto, facilitando a identificação e o acompanhamento do assunto da conversa.
• Inclusão de mensagens anteriores: Cada e-mail do tópico inclui geralmente o texto das mensagens anteriores da conversa. Isso permite que os participantes consultem facilmente mensagens anteriores para obter o contexto.
• Mensagens cronológicas: as mensagens no tópico são exibidas na ordem em que foram enviadas, com a resposta mais recente aparecendo na parte superior.
• Responder e encaminhar: Os participantes podem responder a mensagens específicas no tópico ou encaminhar todo o tópico para outras pessoas, permitindo comunicação e colaboração contínuas.

Compreendendo a estrutura do e-mail

A redação de e-mails profissionais deve ser sempre feita com a mesma estrutura básica. Apresentamos, a seguir, um exemplo de uma mensagem de e-mail bem elaborada.

Seguem-se os elementos-chave que devem ser considerados em qualquer processo de redação de e-mail:

Linha de assunto do e-mail

A linha de assunto é a primeira coisa que os destinatários veem, portanto, seja clara e concisa. Deve resumir com precisão o objetivo ou tópico principal do e-mail.

Evite usar linhas de assunto vagas ou genéricas, pior ainda com o texto em CAIXA-ALTA. Seja específico para chamar a atenção do destinatário.

Não é uma boa prática também trocar o assunto do e-mail em um mesmo tópico.

Saudações

Comece seu e-mail com uma saudação educada, como “Prezado Sr. Smith” ou “Olá [nome do destinatário]”. Se você não souber o nome do destinatário, use uma saudação genérica como “Olá” ou “Bom dia”.

Parágrafo de abertura

No que diz respeito à criação de e-mails de maneira eficiente, iniciar-se bem é crucial.

Comece com um tom cortês e profissional e certifique-se de chamar a atenção do destinatário imediatamente.

Forneça contexto ou mencione brevemente o motivo do seu e-mail. Se for um acompanhamento, faça referência à correspondência anterior.

Corpo do e-mail

Em qualquer formato de escrita de e-mail, é aqui que deve incluir a maioria das informações. Você deseja ter certeza de que será apresentado de forma clara e fácil de entender.

Organize seu conteúdo em parágrafos para facilitar a leitura. Seja conciso e vá direto ao ponto. Evite informações longas e desnecessárias. Use marcadores ou listas numeradas para maior clareza ao apresentar vários itens.

Fechamento e assinatura

Use um encerramento leve para encerrar seu e-mail, como “Atenciosamente” ou “Atenciosamente”, seguido de seu nome.

Inclua suas informações de contato (número de telefone e, se apropriado, seu cargo profissional) abaixo do seu nome. Obviamente, ter uma assinatura de e-mail profissional como parte padrão de todos os e-mails é a melhor abordagem a ser adotada.

10 práticas recomendadas de como escrever um e-mail comercial

Pode haver muitos exemplos diferentes de formatos de escrita de e-mail, mas todos seguem as mesmas práticas recomendadas.

Sempre que você envia uma mensagem do seu endereço de e-mail comercial, certifique-se de que todas as caixas sejam marcadas corretamente. Para ajudá-lo a escrever e-mails de maneira eficaz, aqui estão alguns elementos-chave e a etiqueta adequada para qualquer e-mail formal.

1. Conheça seu público

Entenda para quem você está escrevendo e adapte seu tom e conteúdo de acordo. Considere sua posição, familiaridade com o assunto e preferências.

Por exemplo, escrever “Caro gerente de contratação” é mais profissional do que escrever “Olá”.

2. Use um endereço de e-mail profissional

Use um endereço de e-mail profissional que inclua seu nome ou o nome da empresa, em vez de um endereço pessoal ou não profissional. A mesma regra vale para a assinatura de e-mai, veja a diferença entre uma assinatura profissional e uma pessoal.

3. Use uma assinatura de e-mail profissional

Uma assinatura de e-mail bem elaborada agrega muito valor extra às suas comunicações por e-mail. Garante que os destinatários tenham todas as informações necessárias sobre você, ajudando a tornar as comunicações mais eficazes e pessoais.

Também ajuda muito a promover sua empresa, deixar claro o cargo e ajudá-lo a divulgar a marca.

Leia também: Etiqueta de assinatura de e-mail: o que fazer e o que não fazer

4. Comece com um assunto forte

Crie uma linha de assunto que chame a atenção para garantir que seu e-mail seja notado. Claro, você precisará ter certeza de que seu e-mail esteja realmente relacionado à linha de assunto.

5. Vá direto ao ponto rapidamente

Comece seu e-mail com as informações mais importantes. Profissionais ocupados apreciam uma abordagem concisa e direta.

6. Seja claro e conciso

Mantenha suas frases e parágrafos curtos e focados em uma única ideia ou tópico. Evite jargões ou complexidades desnecessárias.

7. Revise completamente

Isso pode parecer óbvio, mas muitos e-mails profissionais são enviados com simples erros ortográficos.

Verifique se há erros ortográficos, gramática e pontuação antes de enviar. Erros podem prejudicar seriamente o seu profissionalismo. Usar ferramentas como LanguageTool (funciona com português) ou Grammarly é ótimo para essa finalidade.

8. Evite emojis e abreviações

Salve emojis, abreviações e linguagem informal para comunicações mais casuais. Os e-mails comerciais devem manter um tom formal.

9. Evite anexos grandes

Se você precisar enviar arquivos grandes, considere usar serviços de compartilhamento de arquivos como Google Drive ou Dropbox em vez de entupir a caixa de entrada do destinatário.

10. Respeite o tempo

Mantenha seus e-mails concisos e respeite o tempo do destinatário. Evite enviar e-mails longos, a menos que seja realmente necessário.

No que diz respeito ao horário, os períodos entre 9h e 11h e entre 13h e 14h são os mais adequados, já que as pessoas costumam checar seus e-mails antes do expediente e durante o horário de almoço.

Usando AI para escrever e-mails

Para profissionais que trabalham diariamente com e-mail, convém usar um assistente de inteligência artificial para ajudar na escrita o aprimoramento da mensagem, reduzindo assim o esforço e o tempo gasto na redação de cada e-mail.

Além disso, a IA também pode ajudar a resolver problemas comuns enfrentados ao escrever e-mails, tais como erros gramaticais, tom inadequado ou utilização incorreta de palavras. Com a sua capacidade de aprender com dados anteriores e compreender nuances linguísticas, a incorporação da IA na comunicação de e-mail pode melhorar significativamente a produtividade.

Existem várias ferramentas de inteligência artificial que podem ser usadas para auxiliar no trabalho com e-mails, confira a lista de 5 ferramentas:

• Jasper AI: recomendado para a criação de linhas de assunto e saudações
• WriteSonic: similar ao Jasper AI
• LanguageTool: funciona com múltiplos idiomas
• QuillBot: útil para melhorar a gramática, ortografia, estilo e tom dos e-mails
• SmartWriter: um programa que ajuda a tornar os e-mails mais personalizados e personalizados

Exemplo LanguageTool trabalhando no corpo do e-mail.

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Quando usar conversa por e-mail

O e-mail é um dos métodos de comunicação mais comuns. No entanto, uma parte importante da etiqueta do e-mail é saber quando escrever uma mensagem e quando escolher outros canais de comunicação.

Aqui estão alguns dos principais cenários onde o e-mail é melhor:

Suporte ao cliente

Qualquer representante de atendimento ao cliente deve se concentrar no e-mail. Use conversas por e-mail para consultas não urgentes de clientes. Responda prontamente, resolva os problemas com clareza e mantenha um tom profissional.

Vendas

Os e-mails de vendas ajudam você a cultivar leads e se comunicar com os clientes. Personalize esses e-mails, forneça informações suficientes neles e sempre inclua frases de chamariz claras.

Marketing

O e-mail continua sendo o canal de marketing número um para qualquer empresa. Sua equipe de marketing pode usar e-mail para enviar boletins informativos e promoções e manter seus clientes engajados.

E-mail interno

As empresas também podem usar conversas por e-mail para colaboração em equipe e qualquer compartilhamento interno de informações.

Quando não usar e-mail

O e-mail pode ser um canal de comunicação eficaz, mas também há muitas ocasiões em que não faz sentido.

Aqui estão algumas:

• Conversas longas: longas conversas de e-mail geralmente são melhor gerenciadas como uma reunião ou telefonema.
• Mensagens rápidas: Em situações onde plataformas de mensagens instantâneas como Slack ou Teams seriam mais eficientes para comunicação em tempo real.
• Emergência: quando há necessidade de uma resposta imediata.
• Lidar com conflitos: pois o tom e a linguagem podem ser mal interpretados.

Você deve mostrar sua assinatura de e-mail ao responder uma mensagem?

Mostrar ou não sua assinatura de e-mail em uma resposta depende do contexto da conversa de e-mail. Aqui estão algumas diretrizes para ajudá-lo a decidir quando fazer isso.

Quando mostrar a assinatura do e-mail na resposta:

• É a primeira vez que você se comunica com o destinatário do tópico.
• O destinatário pode precisar de suas informações de contato ou cargo para referência.
• A conversa por e-mail envolve vários destinatários que podem se beneficiar com seus dados de contato.
• A discussão por e-mail está em andamento, mas você deseja reforçar sua identidade profissional.

Quando remover a assinatura de e-mail ao responder:

• Você já compartilhou suas informações de contato anteriormente no e-mail inicial.
• O tópico é curto e incluir a assinatura em um e-mail de acompanhamento pode adicionar confusão desnecessária.
• É uma conversa com colegas já familiarizados com seus detalhes.
• Você deseja manter a resposta o mais concisa e focada possível.

Assista ao vídeo, removendo a assinatura nos principais clientes de e-mail.

Pensamentos finais

Um e-mail mal escrito pode ser extremamente pouco profissional. Siga estas diretrizes para todas as conversas futuras que você tiver por e-mail. Isso o ajudará a manter o profissionalismo e facilitará atingir seus objetivos de comunicação por e-mail.

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