Burnout de TI: Dicas e Ferramentas Para Evitar Esgotamento no Trabalho

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O desgaste físico, mental e emocional no trabalho é um problema comum no século XXI. Para evitar os desgastes desnecessários, é preciso lançar mão de uma série de ferramentas erradas e seguir algumas práticas como, evitar trabalhos negativos na sua rotina.

Este artigo, ajudará você que é administradores de TI, CTO, CIO, assistente de TI e todos os profissionais do departamento de TI, que estão incumbidos de gerenciar usuários no Google Workspace.

Escrevemos sobre a importância de usar softwares corretos no seu dia a dia de trabalho. No final, teremos 6 ferramentas para administradores de Google Workspace conhecerem e que vão ajudar a prevenir o esgotamento.

Você pode ir direto para o final para ver as ferramentas, e ler as dicas que escrevemos sobre cada uma.

Síndrome de Burnout

Antes de iniciar, vamos escrever rapidamente sobre o termo.

Em geral, 70% das pessoas reclamam de alto nível de estresse. O mundo moderno, com as tecnologias que aumentam a velocidade da informação, está levando algumas pessoas ao colapso emocional, mental ou físico, ou ainda a todos de uma só vez.

Esse fenômeno é conhecido como Síndrome de Burnout.

Como evitar a síndrome Burnout de TI

Os trabalhos repetitivos em departamentos de TI podem levar a doenças físicas e emocionais.

Eles contribuem muito para a tristeza, e o desgosto com a profissão. Pois não estimulam a criatividade e não desafiam o crescimento do profissional.

Essa tristeza, em muitos casos, torna-se depressão.

As consequências físicas de trabalhos repetitivos são muito conhecidas. O maior exemplos são as tendinites e demais doenças laborais ou moléstias profissionais.

Todo esse conjunto de fatores, aliado ao desgaste físico, pode ocasionar a Síndrome de Burnout, que pode apresentar como sintomas, severo descontrole emocional, crises de pânico, irritação, agressividade ou choro.

Os sintomas físicos também preocupam. Os mais comuns são dores de cabeça ou musculares, insônia, hipertensão, gastrite.

Para evitar chegar a esse ponto por causa do estresse, especialistas indicam que você deve implantar alguns hábitos positivos em sua rotina diária, como:

• Pausas curtas durante o fluxo de trabalho;
• Exercícios de respiração, atividades físicas matinais;
• Automação para poupar tempo e evitar tarefas repetitivas;
• Priorização das tarefas mais importantes;

Os dois últimos, automação e priorização das tarefas, ajudam em atividades desgastante. É nessa parte que os softwares corretos entram. Elas podem ser um bom caminho para evitar o estresse, estimulando seu crescimento e criatividade.

Automatização de processos no Google Workspace

O Google Workspace (anteriormente G Suite), é conhecido por seu grande número de soluções de software baseado na nuvem, que por si só evitam trabalhos repetitivos.

Para mencionar apenas dois, temos:

• Gmail: a tecnologia do serviço de e-mail evita que sua caixa de entrada receba e-mail desnecessários e spam.
• Google Sheets: com recursos de inteligência artificial, você obtêm insights certos para tomar decisões importantes.

Hoje em dia, a tecnologia também nos traz vários aspectos positivos. Entre eles, o acesso a muitas ferramentas de automatização de processos de terceiros, como as de gerenciamento de projetos, por exemplo, que diminuem sua carga de trabalho, aumentando a produtividade.

Automatizar processos é, sem dúvidas, uma das melhores formas de redução do estresse com trabalhos repetitivos e desgastantes.

Ferramentas que evitam o Burnout de TI para administradores do Google Workspace

Os diretores de TI (CIO) têm uma maneira rápida de conhecer diferentes opções de ferramentas para garantir que tenham uma equipe adequada para cada requisito do trabalho.

Em muitas empresa, se não na maioria, é de responsabilidade da TI aprovar o uso de novas ferramentas, tecnologias e modernizar sistema legados para determinado setor ou grupo de funcionários. Com o objetivo de melhorar a força de trabalho.

O termo “aprovação da TI” é usado nesses casos.

Desta forma, reunimos alguns ferramentas que oferecem trabalho automáticos, para ajudá-lo a reduzir a quantidade de tarefas repetitivas que você precisa fazer.

Elas vão melhorar seu fluxos de trabalho e poupar seu tempo.

Bybrand

• Útil para: gerenciamento de assinaturas de e-mail para Google Workspace.
• Preço base: $8

Para começar, vamos escrever sobre o nossa solução. O que estamos fazendo para evitar o esgotamento das equipes de TI?

Trabalhos negativos normalmente representam melhores oportunidades de inovação. Um problema irritante pode ser suficiente para levar alguém a fazer algo diferente.

Na Bybrand, desenvolvemos o software com a automação em mente. Isso proporcionou que criássemos o recurso de Departamentos e integração nativa com a plataformas de e-mail do Google Workspace.

Mas não apenas isso, o software se conecta com outras aplicações de terceiros como Freshdesk, Google Sheets e Zoho Mail.

Esses dois últimos em breve.

Sabemos que o departamento de TI não trabalha sozinho. Os administradores podem também convidar membros da equipe por meio do recurso de colaboração, para ajudarem no gerenciamento de assinaturas de e-mail para o Google Workspace.

Além disso, o software foi desenvolvido visando oferecer cada vez mais recursos aos gestores de TI. Estamos trabalhando para ampliar as integrações e deixar a ferramenta cada vez mais completa para tornar a rotina desses profissionais cada vez mais produtiva.

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Outros cinco software baseado na nuvem para evitar o Burnout de TI – todas estão disponíveis para instalação a parte do Google Workspace Marketplace.

Nota: todos os preços foram obtidos em Janeiro de 2021.

Asana

• Útil para: gerenciamento de projetos;
• Preço base: plano básico gratuito, ou $10,99 plano Premium.

O tipo de software All-in-one, poderoso o suficiente para administrar todo o seu negócio. Gerenciar projetos, tarefas, progresso e as metas.

O complemento do Asana se integra ao Gmail, desta forma, você pode transformar e-mails em tarefas, atribuir responsabilidades e conectar projetos. Sem sair da caixa de entrada do Gmail.

Se a empresa tiver trabalhadores autônomos (delegar tarefas é perfeito para evitar Burnout). O Asana pode usar o recurso de captura automática de tempo para calcular a remuneração com base no tempo real gasto em um projeto específico.

Veja também: Integração Bybrand para Asana.

Freshdesk

• Útil para: suporte ao cliente multicanal e auto-ajuda com a base de conhecimento.
• Preço base: plano básico gratuito, ou $15 plano Blossom.

A ideia de usar o Freshdesk para o Google Workspace é a possibilidade de energizar os membros de sua equipe que trabalham diretamente com o atendimento ao cliente. Desta forma, você pode obter informações de um cliente que está no Google Contacts (ferramenta de gerenciamento de contato), para um tíquetes de suporte do Freshdesk, ou ver históricos completos de tíquetes no Gmail.

O suporte ao cliente, seja por telefone, e-mail, chat, social ou fóruns é considerado a linha de frete de muitas organizações. Desta forma, usar um software correto para as solicitações dos clientes, impulsiona a criatividade, a colaboração e o envolvimento no local de trabalho.

PandaDoc

• Útil para: assinatura eletrônica de documentos para o Google Docs.
• Preço base: gratuito para assinatura eletrônica, ou $19 plano Essentials;

O PandaDoc se integra diretamente ao Google Docs para assinar documentos, e desta forma automatiza o fluxo de trabalho usando templates. É possível acompanhar quando os destinatários abrem seus documentos e quanto tempo eles passam em cada página.

Imagine você precisando de uma autorização para prosseguir com uma tarefa ou assinatura eletrônica para cotações e contratos de software. Esqueça a impressão e digitalização, seu departamento de TI vai ganhar vida por disponibilizar tudo virtual.

Zapier

• Útil para: conjunto de automação.
• Preço base: gratuito para 5 Zaps, ou $19,99 para o plano Starter.

Grande parte do ganho de produtividade é pensada como ir do ponto A ao ponto B mais rápido.

Um caso de uso útil do Zapier para o departamento de TI é mover dados de um aplicativo para outro, automaticamente. Por exemplo, copiar coisas entre aplicativos para poupar tempo, em relação a tarefas de copiar colar manualmente.

Você pode criar eventos para executar ações automáticas, como fazer backup de uma planilha do Google Sheets para o S3. Ou copiar os problemas do JIRA para o GitHub.

O Zapier tem integração com as principalmente ferramentas do Google Workspace.

Zoom

• Útil para: videoconferências para pausa e relaxamento.
• Preço base: gratuito para o plano base, ou $14.99 plano Pro.

Como líderes, o departamento de TI deve garantir que os membros da equipe tenham o tempo necessário para “se recuperar” das longas horas de trabalho.

Você pode configurar salas de bate-papo abertas para os membros de sua equipe de TI compartilharem o que pensam. A ideia com o Zoom é estimular uma pausa. Os colegas de trabalho podem celebrarem sucessos profissionais e ou desfrutar de coisas como fotos de animais de estimação.

Pensamentos finais

O excesso de informações e preocupações, junto com uma rotina repetitiva, é o grande responsável pelo estresse. Organizar e filtrar informações é um bom começo para reduzir o risco de um colapso no gerenciamento de usuários para o Google Workspace.

Você e o seu departamento de TI deve evitar trabalhos massantes e repetitivo na rotina, e colocar mais foco e energia naquilo que estimula mais a criatividade da equipe.

As equipes mais produtivas e felizes são aquelas que têm clareza de quem está fazendo o quê e quando.

Alex Hood, chefe de Produto da Asana para o Tech Crunch – tradução livre.

Precisamos reorganizar a forma como enxergamos as tarefas, priorizando o que é realmente importante e que exige mais da nossa atenção, como os processos criativos. Devemos priorizar também os horários de refeições e descanso e eliminar completamente as tarefas desnecessárias.

Ter boa produtividade não é questão de gerenciar o tempo, pois o dia nunca terá mais do que 24 horas, mas sim de gerenciarmos a nós mesmos, gerenciarmos a forma como dividimos nossa atenção.

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