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As assinaturas de e-mail são vitais, fornecendo informações do negócio e promovendo a marca. Além disso, uma ferramenta de marketing acessível. Assinaturas ruins refletem falta de profissionalismo e dificultam a comunicação. Boas assinaturas melhoram a imagem da empresa e aumentam o tráfego para o site e redes sociais.
O que torna uma assinatura de e-mail ruim:
- Uma assinatura de e-mail somente com imagem
- Informações erradas ou links que não funcionam
- Informações em quantidade excessiva
- Uma assinatura simplista (att, seu nome).
Portanto, é importante que todas as contas de e-mail de seus funcionários tenham assinaturas de aparência profissional em seus e-mails e a Bybrand torna isso mais fácil.
Melhores práticas para criar uma assinatura de e-mail profissional
Agora, você pode se perguntar o que constitui uma boa assinatura de e-mail. Para ajudá-lo, reunimos as melhores práticas para a criação de assinaturas de e-mail empresarial. Essas dicas ajudarão a criar consistência nas assinaturas de e-mail de seus funcionários, ao mesmo tempo que reforçam positivamente a imagem de sua marca.
1. Use fontes de texto padrões
Se o destinatário de um e-mail não tiver a fonte de texto especial que você usa na assinatura de e-mail baixada no computador, ele verá apenas a fonte reserva. Economize algum tempo e use uma fonte de texto padrão. Eles estão em praticamente todos os sistemas.
As fontes de texto padrão incluem Arial, Verdana, e Times New Roman. Essas fontes são fáceis de ler e têm boa aparência.
Em vez de usar várias fontes para destacar detalhes diferentes, varie o tamanho da fonte. Como alternativa, você pode colocar parte do seu texto em negrito para destacar as partes da sua assinatura de e-mail profissional.
Veja como o editor de assinatura de e-mail da Bybrand trabalha com fontes.
2. Evite usar apenas imagens
É benéfico incluir uma imagem na assinatura do e-mail comercial. Ter a foto rosto dos funcionários dá aos e-mails enviados um toque mais pessoal que um texto simples não pode corresponder.
Isso ajuda quando está em um setor no qual você e seus funcionários interagem com os clientes regularmente. Mas, se preferir, pode optar por incluir uma imagem do logotipo de sua empresa em vez de fotos de funcionários.
Aqui temos uma assinatura de e-mail com o logotipo para exemplificar.
Neste guia, abordaremos por que é importante adicionar um logotipo em uma assinatura de e-mail.
Porque você deve adicionar um logotipo na sua assinatura de e-mail.
Independentemente da opção escolhida, a assinatura do e-mail não deve ter apenas uma imagem. Embora ela possa ter uma boa aparência (design bonito), não é funcional. Você deseja que suas assinaturas de e-mail comercial tornem o mais fácil possível para os destinatários acessarem outras formas de contato com a empresa.
Exemplo de uma assinatura de e-mail criada com o Canva, com imagem apenas.
Por exemplo, se incluir um link para o site da sua empresa, você deseja que o destinatário do seu e-mail possa clicar nesse link e ser direcionado para o site. O mesmo vale para números de contato. Isso não é possível se o seu número de contato e o link do URL da empresa estiverem incluídos em uma imagem.
Alguns dispositivos e clientes de e-mail também possuem configurações padrão que bloqueiam imagens. Se usar uma imagem sozinha, eles seriam incapazes de vê-la. Portanto, incluir texto e uma imagem nas assinaturas de e-mail de seus funcionários é uma obrigação.
Neste exemplo, pode ver que o Gmail com bloqueio de imagem ativo não exibe a assinatura do e-mail.
Leia também: Guia completo de assinaturas de e-mail em HTML.
3. Adicione seus dados de contato
As assinaturas de e-mail profissional, na era digital, são como cartões de visita, representando seus funcionários profissionalmente e incluindo detalhes de contato da empresa. Isso oferece aos destinatários outras formas de contato, especialmente para assuntos urgentes.
Se usar apenas texto simples, perderá a chance de direcionar tráfego para seu site, blog ou mídia social. Portanto, inclua detalhes de contato e HTML clicável.
Por exemplo, o e-mail de Brandon Shin, co-fundador da Polymail, poderia ter melhorado usando uma assinatura HTML em vez de texto simples.
Para e-mail marketing ou transacionais, que são automáticos, você pode usar uma assinatura de e-mail minimalista em HTML.
É difícil escrever sobre quais informações de contato que você deve incluir em cada assinatura de e-mail. A natureza de sua assinatura de e-mail realmente depende da natureza de sua empresa.
No entanto, quase todas as assinaturas de e-mail comercial devem incluir, no mínimo, o seguinte:
- Nome do funcionário
- O nome da empresa ou logo
- Um link para o site da empresa
- A posição que o funcionário ocupa na empresa
- E pelo menos uma forma alternativa de contato.
Algumas empresas passam a incluir o slogan ou o endereço de e-mail do funcionário para torná-lo facilmente acessível.
Você deseja que as assinaturas de e-mail profissional de seus funcionários sejam informativas, mas não confusas. Tente evitar informações desnecessárias, como endereços de e-mail alternativos ou mais de um número de contato.
4. Incluir aviso legal
O uso de isenções de responsabilidade na assinatura de e-mail é diferente em cada país. No entanto, é aconselhável que certos setores, especificamente jurídico, bancário e financeiro, incluam uma isenção de responsabilidade na assinatura do e-mail comercial.
Fundamental para todas as isenções de responsabilidade de assinatura de e-mail profissional é uma cláusula de confidencialidade. Isso indica que o e-mail é privado e destinado apenas ao destinatário pretendido.
Um exemplo de aviso legal é:
IMPORTANTE: Observe que as informações contidas neste e-mail e todos os anexos incluídos são confidenciais. Se você recebeu este e-mail por engano, notifique o remetente imediatamente e não divulgue ou faça cópias do conteúdo deste e-mail, incluindo quaisquer anexos.
fonte https://www.bybrand.io/pt/editor/disclaimer
Outras coisas a serem incluídas em um aviso legal incluem:
- exclusão de cláusulas de responsabilidade
- cláusulas de segurança (advertência contra a proteção de vírus)
- e cláusulas de conformidade regulatória.
Lembre-se de que deseja proteger sua empresa, mas também não deseja incluir muitas coisas desnecessárias em sua assinatura de e-mail comercial. Ao decidir o que incluir nas assinaturas de e-mail profissional de seus funcionários, considere a natureza do seu negócio e sua necessidade de proteção legal.
Aviso legal na assinatura de e-mail – exemplo um
Um exemplo de isenção de responsabilidade separado por idiomas.
Aviso legal na assinatura de e-mail – exemplo dois
Muitas indústrias não precisam de um aviso legal. Portanto, incluir um quando você não precisa simplesmente desorganizará suas assinaturas de e-mail.
5. Assinaturas de e-mail em HTML e clicável
Conforme mencionado, você deseja que partes das assinaturas de e-mail profissional de seus funcionários direcionem o destinatário do e-mail para outro lugar. As assinaturas de e-mail que fazem isso são chamadas de assinaturas HTML clicáveis.
Já escrevemos que deve tornar o número de contato de sua empresa e o URL do site links clicáveis.
Outros links clicáveis que você deve incluir são links para as plataformas de mídia social da empresa. Isso inclui LinkedIn, Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram, etc.
No entanto, certifique-se de que essas plataformas estão atualizadas e relevantes. Não inclua muitas plataformas de mídia social. O objetivo é direcionar o tráfego para esses sites. Isso não seria benéfico para os negócios se essas plataformas de mídia social não estivessem atualizadas. Por exemplo, que sua empresa usa pouco.
Exemplo de assinatura de e-mail HTML
Em nosso exemplo abaixo, o telefone, site e os ícones de redes sociais recebem um link clicável.
Nesse segundo exemplo, temos um banner clicável.
Aliás, você pode encontrar alguns exemplos de assinaturas de e-mail em HTML clicáveis na galeria.
6. Pronomes para assinaturas de e-mail
Você já recebeu uma resposta e viu a pessoa usar pronomes na assinatura do e-mail? Exemplo: “ele” ou “ela”. Então você provavelmente pensa: por que as pessoas usam pronomes em suas assinaturas de e-mail?
Se você quer saber como adicionar pronomes à sua assinatura de e-mail, continue lendo para descobrir como fazer isso. Na verdade, esta seção com links externos irá ensiná-lo a adicionar pronomes como “ele / ela”, “eles / seus” e outros pronomes de gênero neutro às suas assinaturas de e-mail.
Leia e assista ao vídeo do YouTube sobre como adicionar ou remover uma linha de título na assinatura do e-mail. Ou assistindo ao vídeo tutorial de como adicionar pronomes para todos os usuários do Google Workspace.
7. Assinatura com GIF animado
As assinaturas animadas de e-mails GIF são uma ótima maneira de adicionar um pouco de diversão e emoção aos seus e-mails. São também uma ótima maneira de criar uma aparência mais profissional. Os GIFs animados não só tornam seus e-mails mais atraentes visualmente, como também tornam suas mensagens envolventes.
8. Citações nas assinaturas de e-mail
Não apenas as citações ou frases motivacionais podem inspirar o leitor, mas também servir como um lembrete de seus valores e crenças fundamentais. Ter uma citação em sua assinatura profissional também pode ser um ótimo começo de conversa, ajudando a quebrar o gelo e iniciar diálogos significativos.
Além disso, as citações podem ser usadas para adicionar um toque de humor ou leveza de coração a seus e-mails. Elas também podem mostrar que você se preocupa com seus clientes por demonstrarem uma familiaridade com seus interesses e preferências.
Exemplo de assinatura de e-mail com uma frase motivacional:
9. Assinatura em texto simples sem imagens
Talvez não queira adicionar muitos gráficos em sua assinatura, a solução é uma assinatura em texto simples. Sem imagens.
A vantagem de uma assinatura de e-mail com texto simples é a compatibilidade com diferentes dispositivos. Todos os clientes de e-mail podem abrir e exibir e-mails em texto simples sem problemas. Isso garante que sua mensagem será vista exatamente da maneira que você a enviou.
As assinaturas de e-mail básica são leves, você precisa apenas informar o seu nome, endereço, telefone e links úteis para redes sociais e site da organização. Isso é melhor que [att. Seu nome].
Exemplos de assinatura de e-mail em texto simples:
Leia mais detalhes aqui, Como criar uma assinatura de e-mail básica.
Pensamentos finais
É muito importante não desperdiçar a oportunidade que as assinaturas e-mail apresentam de causar uma impressão profissional duradoura nos destinatários do e-mail.
Uma boa assinatura de e-mail permite que você promova sua marca e aumente o tráfego para seu site e contas de mídia social. É publicidade gratuita para sua marca. Já para não falar, facilita direcionar potenciais clientes para o seu site ou detalhes de contato.
Portanto, siga estas dicas para criar assinaturas de e-mail profissionais eficazes para seus funcionários. Eles devem refletir com precisão o que é o seu negócio e ter uma boa aparência para que você possa deixar uma impressão positiva nos destinatários do e-mail.
Atualizado em dezembro, 23.
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