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Você tem um bloco de isenção de responsabilidade no Google Workspace? Caso não tenha, ela é uma das áreas mais valiosas da sua assinatura de e-mail e precisa ser utilizada profissionalmente – principalmente no mundo corporativo.
Você encontrará isenções de responsabilidades de assinatura de e-mail corporativo em todas as formas de comunicação feitas por e-mail, incluindo:
- E-mails enviados para endereços de e-mail internos
- E-mails enviados para os clientes
Por exemplo, se você estiver aplicando para um empréstimo e tiver uma comunicação entre você e o credor, role até o rodapé do e-mail e é muito provável que você encontre o que é conhecido como caixa de isenção de responsabilidade.
Vamos descrever quais são essas isenções de responsabilidades, seus benefícios, exemplos delas e como gerenciá-las no Google Workspace.
O que é um aviso de isenção de responsabilidade em uma assinatura de e-mail?
Em primeiro lugar, alguns leitores podem não saber o que contém o aviso de isenção de responsabilidade. Administradores de TI, gerentes e administradores do Google Workspace costumam usar avisos de isenção de responsabilidade que podem ser encontrados no rodapé de seus e-mails.
Na verdade, se você observar muitos e-mails profissionais que recebe, geralmente há um aviso de isenção de responsabilidade no rodapé do e-mail.
Existem vários exemplos de isenção de responsabilidade na assinatura de e-mail que podemos fornecer, mas os abordaremos com mais detalhes nas duas seções abaixo. Mas o que é importante notar é que um aviso de isenção de responsabilidade é:
- Posicionado no rodapé de um e-mail, geralmente sob a assinatura da pessoa.
- Um grande bloco de texto importante que funciona como um aviso legal.
Quando você está enviando e-mails, essas isenções de responsabilidades oferecem proteção legal e também são amplamente utilizadas no mundo corporativo. No entanto, o aviso não será útil quando enviar e-mails para seus amigos ou familiares porque realmente ele não tem lugar aqui.
O aviso incluirá detalhes importantes, aqui está um exemplo:
Esta mensagem não é criptografada, e nossa política é não compartilhar nenhuma informação confidencial por e-mail. Por favor, veja nossos termos de serviço e nos informe imediatamente se este e-mail foi enviado a você por engano.
Veja mais exemplo de assinatura de e-mail com aviso legal.
Claro, este é apenas um pequeno trecho do que fará parte do aviso legal do Google Workspace. No final, veja também dois exemplos de assinatura de e-mail com um bloco de aviso legal.
Como gerenciar a isenção de responsabilidade de assinaturas de e-mail no Google Workspace
Gerenciar uma isenção de responsabilidade no Google Workspace não precisa ser difícil. O Google Workspace é uma das plataformas mais usadas no mundo para empresas, mas ferramentas de terceiros ajudam a torná-lo ainda melhor.
A Bybrand, nossa plataforma, oferece uma ferramenta robusta que elimina as tarefas tediosas ao criar e gerenciar aviso legal na assinatura de e-mail para o Google Workspace.
Ao usar nossa plataforma, você ganha acesso à nossa robusta ferramenta que visa ajudá-lo a:
- Criar assinaturas de e-mail para usuários do Google Workspace em toda a sua empresa.
- Gerenciar todas as assinaturas de e-mail em segundos para mantê-las uniforme e atualizadas em todos os e-mails comerciais.
- Padronizar sua comunicação por e-mail para aumentar seu público enquanto utiliza sua caixa de isenção de responsabilidade.
Se você quiser saber como é simples e fácil usar a Bybrand para gerenciar sua isenção de responsabilidade do e-mail, assista ao nosso vídeo abaixo para começar.
As assinaturas de e-mail são essenciais para qualquer e-mail comercial e profissional. Se sua empresa não estiver usando uma assinatura com isenção de responsabilidade, você está perdendo uma das seções mais valiosas de suas mensagens de e-mail.
Benefícios de uma isenção de responsabilidade
Alguns dos muitos benefícios de uma isenção de responsabilidade no e-mail incluem:
Confidencialidade
As isenções de responsabilidades podem e devem mencionar a confidencialidade dos e-mails trocados. A vantagem de adicionar isenções de responsabilidades para toda a empresa é que você pode adicionar isenções de responsabilidades confidenciais para toda a organização que são concisas e juridicamente vinculativas.
Jurídico
Por motivos legais, é essencial incluir um aviso de isenção de responsabilidade em um e-mail. A isenção de responsabilidade protegerá você ou qualquer pessoa que enviar o e-mail de responsabilidades legais. O truque é oferecer uma isenção de responsabilidade geral e abrangente que um advogado aprova.
Consistência
Confiar nos membros da equipe para adicionar uma isenção de responsabilidade à sua assinatura é uma receita para o desastre. Em vez disso, um gerenciador de isenção de responsabilidade de e-mail pode adicionar uma isenção de responsabilidade em toda a organização para garantir que uma empresa tenha isenções de responsabilidades legais e confidenciais consistentes.
Embora possa ser tentador evitar adicionar um aviso de isenção de responsabilidade aos seus e-mails, esta é uma das ferramentas mais poderosas e consistentes que você tem para reduzir seus riscos de responsabilidade. Se você tiver dúvidas de que qualquer informação em um e-mail possa levar a alguma forma de responsabilidade, é melhor ter um aviso de isenção de responsabilidade.
Além disso, se você coletar quaisquer dados ou documentos, um aviso de isenção de responsabilidade aumentará sua proteção geral, pois descreverá o uso de quaisquer dados fornecidos pelo destinatário.
Exemplos de quando e porque certos tipos de negócios adicionam aviso legal na assinatura de e-mail
As assinaturas de e-mail são benéficas em todos os setores, mas há alguns setores em que as assinaturas são cruciais por motivos legais, como:
Setores financeiros
Onde é crucial ter um aviso de isenção de responsabilidade em todos os e-mails. Nesse setor, a isenção de responsabilidade protegerá a instituição financeira de qualquer forma de erro ou falha de consultoria. Em muitos casos, se o e-mail for enviado para potenciais clientes ou indicações (aqueles que não assinaram contrato com a empresa), a mensagem mencionará que as informações são apenas para fins informativos e podem ser alteradas conforme o caso.
Advogados e escritório de advocacia
Geralmente incluem extensos avisos de isenção de responsabilidade na assinatura do e-mail. Por exemplo, um aviso legal geralmente inclui instruções de conexão e alerta o destinatário para ligar primeiro para o escritório ou considerar que qualquer e-mail com informações de transferência eletrônica é fraudulento. Além disso, é geralmente fornecido um aviso de confidencialidade que descreve o que esperar de como seus dados no e-mail serão usados.
Empresas farmacêuticas
Correm um risco muito alto de responsabilidade e ações judiciais. As isenções de responsabilidades do e-mail incluirão informações que alertam o leitor para ligar para seu médico e que as informações fornecidas são para um propósito específico. As equipes jurídicas redigirão o aviso de isenção de responsabilidade para garantir que o conteúdo do e-mail não possa ser mal interpretado de forma que leve a um problema de responsabilidade.
Se você é um consultor, pode responder a perguntas em um e-mail que precisa ser mais elaborada quando a pessoa se tornar cliente. Você pode adicionar um aviso de isenção de responsabilidade que as informações fornecidas não são aconselhamentos jurídicos ou financeiros formal.
Como o e-mail pode ser considerado um documento oficial, é importante que você adicione isenções de responsabilidades no e-mail para garantir que todas as suas bases legais estejam cobertas quando alguém ler o e-mail.
Ao receber documentos de clientes, enviar informações importantes ou até mesmo conversar com um cliente, ou cliente em potencial sobre um produto, um aviso de isenção de responsabilidade oferece um nível mais alto de proteção legal.
Como adicionar um rodapé de aviso legal às mensagens enviadas pelos usuários
O envio de mensagens faz parte da atividade comercial diária de todas as empresas. Se estiver enviando e-mails, você deve saber como adicionar um rodapé padrão às suas mensagens.
Você pode fazer isso de duas maneiras principais:
1. Adicione um rodapé padrão – somente texto
Usando a configuração de Anexar rodapé no Google Workspace, mas o editor de texto não oferece suporte a conteúdo HTML como um link externo para uma página do GDPR ou termos de uso, por exemplo.
2. Usando o editor de assinatura de e-mail HTML
O editor Bybrand tem uma maneira fácil de criar e gerenciar assinaturas de e-mail de isenção de responsabilidade para todos os funcionários. Depois de adicionar seu rodapé, você pode atualizá-lo no futuro, caso qualquer texto ou informação precisa ser alterado.
Aqui estão dois exemplos de assinatura de e-mail HTML com aviso de isenção de responsabilidade criado com o editor.
Exemplo para advogados e escritório de advocacia.
Exemplo para empresas farmacêuticas.
Considerações finais
Adicionar uma isenção de responsabilidade na assinatura de e-mail do Google Workspace ajuda a manter sua empresa em conformidade (dependendo do setor) e também fornece informações cruciais aos destinatários.
Se você está tentando encontrar uma maneira rápida e fácil de gerenciar sua isenção de responsabilidade no Google Workspace, o Bybrand pode ajudar. Com nosso editor de assinaturas HTML de última geração, é possível gerenciar a lista de e-mail de uma empresa inteira em um painel.
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