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Uma assinatura de e-mail profissional pode ser uma ferramenta poderosa para qualquer assistente pessoal. Não apenas melhora sua etiqueta de e-mail, mas também ajuda você a alcançar mais com cada e-mail que envia. Isso pode ser através do aumento do reconhecimento da marca, agendamento de reuniões, envio de tráfego para o site da empresa ou mais.
Antes de configurar qualquer assinatura de e-mail antiga, você deve escolher uma especificamente projetada para assistentes pessoais – uma que inclua todos os elementos e informações necessários. Vamos detalhar isso no guia abaixo.
Elementos a incluir em uma assinatura de e-mail para assistente pessoal
Uma assinatura de e-mail de assistente pessoal pode ter um grande impacto em suas comunicações, e é por isso que você precisa garantir que ela contenha os elementos certos.
Aqui estão alguns dos detalhes mais importantes a serem incluídos nas assinaturas de e-mail de assistente pessoal:
- Foto profissional: Use uma foto de perfil de alta qualidade para construir confiança e reconhecimento e adicionar um toque pessoal.
- Nome completo: Exiba claramente seu nome completo em uma fonte maior e em negrito para os contatos saberem com quem estão se comunicando.
- Cargo: Mencione claramente seu cargo como Assistente Pessoal e para quem você trabalha.
- Nome da empresa: Inclua o nome da empresa para a qual você trabalha. É melhor adicionar o logotipo da empresa para reforçar a marca.
- Número de telefone: Forneça um número de contato direto. Se você tiver números diferentes para o escritório e o celular, inclua ambos – veja como fazer aqui.
- Endereço de e-mail: Liste seu endereço de e-mail profissional. Certifique-se de que seja clicável para facilitar a comunicação.
- URL do site: Inclua um link para o site da empresa.
Elementos opcionais
- Link de Call-to-Action (CTA): Pode ser uma boa ideia adicionar um link de call-to-action, como um botão de agendamento de reuniões.
- Ícones de mídia social: Inclua ícones que direcionem para os perfis de mídia social da organização.
- Endereço do escritório: Se relevante, adicione a localização completa do escritório. Inclua o endereço, cidade, estado e CEP. Alternativamente, essas informações podem ser substituídas por um banner do Google Maps (veja um exemplo mais a baixo)
É importante notar que nem todas as assinaturas HTML de assistente executivo precisam ser iguais e incluir cada um desses elementos. Algumas assinaturas também podem incluir outros itens, como um aviso legal.
Usar um gerenciador de assinatura de e-mail com modelos para assinaturas de assistente pessoal é a melhor opção. Pois garante que a assinatura tenha um aspecto profissional, incluindo todas as informações necessárias.
Dicas de design para uma assinatura de e-mail eficaz
Há muito a ser considerado na criação de uma assinatura de e-mail para assistente pessoal. Aqui estão algumas coisas a serem lembradas para incorporar todos os elementos essenciais em uma assinatura profissional.
Mantenha a simplicidade
Um layout limpo e simples é fundamental.
Evite sobrecarregar com informações desnecessárias. Isso torna sua assinatura mais fácil de ler e muito mais visualmente atraente quando faz parte das suas comunicações por e-mail.
Um design simples de assinatura HTML também ajuda qualquer CTA a se destacar, o que geralmente aumenta o engajamento com sua assinatura.
Preste atenção na fonte do texto
Mantenha um ou dois estilos de fonte para ser mais fácil de ler.
Exemplos:
- Arial
- Calibri
- Helvetica
Essas opções são limpas e profissionais e funcionam bem com qualquer cliente de e-mail. Usar várias fontes pode fazer sua assinatura parecer desorganizada e não profissional.
Você também vai querer escolher um tamanho de fonte que seja fácil de ler em dispositivos desktop e móveis. Normalmente, um tamanho entre 12 e 14 pontos funciona bem.
Use cores consistentes
Use cores que combinem com a marca da sua empresa. Limite sua paleta a duas ou três cores para manter um visual profissional.
Use ícones
Ícones para telefone, e-mail e links de mídia social tornam sua assinatura mais atraente visualmente e fácil de navegar.
Ícones pequenos e uniformes ajudam a quebrar o texto e guiar o olhar do leitor para informações importantes. Isso é muito mais eficaz do que link sobre o texto.
Teste sua assinatura em diferentes dispositivos
Certifique-se de que sua assinatura de e-mail tenha uma boa aparência em dispositivos desktop e móveis.
Diferentes clientes de e-mail podem exibir assinaturas de maneiras diferentes, então testá-la garante a consistência em todas as plataformas. Esta é uma etapa importante a ser feita antes de tornar sua assinatura ativa.
Tamanhos das imagens sempre pequenos
Um elemento essencial no design de assinaturas de e-mail é garantir que a assinatura possa ser carregada facilmente em diferentes clientes de e-mail. Uma das melhores maneiras de otimizar isso é reduzindo o tamanho das imagens.
Isso também mantém seus e-mails rápidos de carregar e reduz o risco de serem marcados como spam.
Use HTML em vez de assinaturas apenas com imagens
Embora possa ser tentador criar uma imagem para usar como assinatura de e-mail (como uma assinatura do Canva), isso não favorecerá suas comunicações por e-mail.
Às vezes, as imagens não carregam corretamente e você não pode incluir vários elementos clicáveis nelas. Em vez disso, use um software de assinatura HTML, pois tornará sua assinatura muito mais envolvente.
Exemplos de assinaturas de e-mail projetadas para assistentes pessoais
Pronto para criar uma assinatura de e-mail? Dê uma olhada em alguns desses modelos de e-mail e exemplos para se inspirar.
Assistente de vendas
Uma assinatura de e-mail para um assistente de vendas deve ser atraente e funcional, destacando informações de contato rápido (telefone, e-mail). O objetivo é incentivar o agendamento de reuniões ou direcionar o potencial cliente às oportunidades de vendas.
Exemplo para assistente odontológico
A assinatura de e-mail para um assistente odontológico precisa transmitir confiança e acessibilidade, incluindo informações essenciais para marcação de consultas e destacando o nome da clínica para reforçar a confiança dos pacientes.
Nesse nosso exemplo adicionamos um banner no Google Maps, veja como fazer aqui.
Modelo para assistente de áudio
Uma assinatura de e-mail em HTML para um assistente de áudio deve ser criativa e técnica, incorporando links diretos para o site, e redes sociais para exibição dos trabalhos.
Assistente financeiro
Para um assistente financeiro, a assinatura HTML deve refletir precisão e profissionalismo. Destacando claramente as áreas de atuação. Considere também incluir um banner para agendamento de reuniões mais fácil.
Assinatura HTML de um assistente jurídico
Esse último exemplo é uma assinatura HTML com somente texto e links. A assinatura de e-mail de um assistente jurídico deve ser formal e discreta, com uma ênfase em detalhes de contato e um aviso legal para garantir que as comunicações permaneçam nos parâmetros éticos.
Considerações adicionais
Criar uma assinatura de e-mail impactante para um assistente pessoal envolve saber o que incluir e o que evitar.
Aqui estão algumas considerações extras sobre o que não fazer.
Muitos detalhes
Incluir muita informação pode sobrecarregar o leitor e prejudicar a eficácia da sua assinatura de e-mail. Fique apenas nos detalhes essenciais e inclua informações somente se elas realmente aprimorarem suas comunicações.
Citações ou mensagens longas
Evite adicionar longas citações ou mensagens pessoais à sua assinatura de e-mail, pois isso pode fazer sua assinatura parecer desorganizada e não profissional. Se incluir uma citação, mantenha-a curta e relevante para sua ética de trabalho e identidade da marca.
Fotos inadequadas
Certifique-se de que qualquer foto usada para correspondência de e-mail seja profissional. Evite fotos casuais de férias ou festas. Mantenha-se com uma foto de perfil formal que reflita sua imagem profissional. Afinal, você não está apenas representando sua organização, mas também sua marca pessoal.
Gráficos muito grandes
Qualquer imagem muito grande ou gráficos chamativos podem distrair do conteúdo do seu e-mail. Isso resultará em sua assinatura de e-mail sendo ignorada em vez de engajada.
Mantenha qualquer imagem pequena e relevante para sua organização. A melhor maneira de projetar sua assinatura é usar um modelo feito especificamente para assistentes pessoais. Desta forma, você sabe que a assinatura incluirá todos os elementos de design necessários de maneira profissional.
Formatação complexa
Formatação complexa, como múltiplas colunas ou tabelas, pode quebrar quando visualizada em diferentes dispositivos. Não podemos enfatizar isso o suficiente – mantenha o layout simples e direto.
Incluir muitos links
Incluir muitos links pode fazer sua assinatura de e-mail parecer desorganizada. Isso também torna difícil para os destinatários decidirem onde clicar, o que geralmente resulta em nenhuma interação.
Fique com os links mais importantes, como seu e-mail, número de telefone e um ou dois perfis de mídia social.
Informações pessoais
Certifique-se de não incluir informações pessoais, como seu número de telefone pessoal. Isso não só é pouco profissional, mas também pode comprometer a privacidade de suas informações sensíveis.
Fechando tudo
Configurar uma assinatura de e-mail pode parecer simples, mas você precisa garantir que inclua todos os detalhes e elementos certos para que a assinatura de assistente pessoal seja eficaz.
Entenda o que você pretende alcançar com a assinatura de e-mail e quem receberá seus e-mails. Isso ajudará você a incluir todos os elementos e detalhes mais importantes para um desempenho ideal.
Usar uma ferramenta de gerenciamento de assinatura de e-mail que vem equipada com modelos para assistentes pessoais é extremamente valioso aqui. Isso permite que você crie facilmente uma assinatura profissional que inclua todos os detalhes importantes.
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