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O gerenciamento adequado de assinaturas de e-mail é essencial para qualquer empresa de nível empresarial. Em uma empresa, você terá centenas de assinaturas de e-mail diferentes, relacionadas a diferentes departamentos e usos.
Por exemplo, você pode ter assinaturas para equipes de marketing, vendas e suporte. Em cada um desses casos, a assinatura precisa incluir detalhes exclusivos para os funcionários, mantendo a consistência da marca e parecendo profissional.
Por isso, ter o design de assinatura de e-mail apropriado e usar o gerenciador certo é fundamental.
Neste guia, abordaremos alguns recursos importantes para incluir em assinaturas de e-mail profissionais. Também abordaremos como você pode gerenciar assinaturas em escala para uma empresa.
Principais componentes de uma assinatura de e-mail empresarial
Ao criar assinaturas de e-mail da empresa, o primeiro passo é incorporar todas as suas principais informações comerciais. Isso é essencial para criar uma assinatura HTML consistente que pode ser usada em toda a organização.
Ao fazer isso, evite adicionar muita informação ou algo desnecessário – simplicidade é a chave. Dito isso, aqui estão os elementos essenciais para incluir. A maioria dos bons modelos de assinatura de e-mail deve incluir espaços para esses elementos.
O básico: logotipo, site e rede social
No centro de cada assinatura de e-mail profissional estão os principais detalhes da sua empresa:
- Logotipo da empresa
- Site
- Links de rede social
Incluir o logotipo reforça instantaneamente a identidade da marca e faz com que o e-mail pareça mais confiável. Um link para seu site fornece acesso fácil a mais informações.
Ícones sociais incentivam os destinatários a explorar e se envolver com sua marca em várias plataformas.
Exemplo de assinatura com logotipo, site e ícones de redes sociais empresarial:
Mantenha esses links relevantes e certifique-se de que sejam visualmente consistentes com o restante da assinatura.
Para incorporar vários links, você precisará usar um software de assinatura de e-mail que permita criar assinaturas HTML.
Incorporando elementos da marca
A assinatura de e-mail deve refletir a aparência e o estilo da marca. Então, use as mesmas cores, fontes e tom de voz que se alinham com sua marca geral.
Por exemplo, se sua empresa usa uma fonte específica para seus materiais de marketing, mantenha-a consistente na assinatura HTML. Isso ajuda a criar uma presença de marca unificada em todos os pontos de contato e impulsiona o reconhecimento da marca.
Modelo de assinatura com as cores da marca:
Uma assinatura bem elaborada faz com que seu e-mail pareça mais coeso e profissional.
Usando banners promocionais e CTAs em assinaturas
Assinaturas de empresas são um espaço frequentemente negligenciado para oportunidades de marketing. Incluir um pequeno banner ou uma chamada para ação (CTA) é uma ótima maneira de incentivar o engajamento sem ser insistente.
Exemplo de assinatura empresarial com um banner:
Você pode promover novos lançamentos de produtos e eventos futuros, oferecer descontos por tempo limitado ou até mesmo criar links para conteúdo.
Por exemplo, um CTA simples como “Reserve uma demonstração” ou “Baixe nosso aplicativo” pode direcionar tráfego ou gerar leads diretamente de seus e-mails.
Ajustes sazonais para campanhas de marketing
Para manter as assinaturas profissionais atualizadas e relevantes, ajuste-as com base na estação ou nas campanhas de marketing em andamento.
Durante feriados como Natal ou Black Friday, adicionar gráficos festivos ou promover ofertas especiais pode aumentar o engajamento. Esse pequeno ajuste mantém sua assinatura de e-mail alinhada com esforços de marketing mais amplos e ajuda a maximizar as oportunidades promocionais.
Leia também: Como incentivar os funcionários a usar assinaturas de e-mail;
Esse é um dos motivos pelos quais é importante usar um gerador de assinaturas de e-mail que permita gerenciar assinaturas de e-mail de forma fácil e rápida em toda a sua organização.
Conformidade legal
Certos setores exigem que assinaturas de e-mail incluam um aviso legal. Eles podem cobrir confidencialidade, responsabilidade ou conformidade regulatória (como LGPD).
Se sua empresa opera em um setor altamente regulamentado, como finanças ou saúde, certifique-se de que a assinatura de e-mail esteja em conformidade com os padrões legais para evitar penalidades.
Exemplo de assinatura com uma seção de conformidade regulatória:
Também é importante incluir uma opção de cancelamento de assinatura se seu e-mail servir como comunicação de marketing.
Um bom gerenciador de assinaturas de e-mail deve incluir modelos para um aviso de isenção de responsabilidade de e-mail fácil.
Leia também: Como adicionar um bloco do LGPD na assinatura de e-mail;
Incluindo personalização para relacionamento
Personalizar assinaturas de e-mail com elementos como a foto do remetente ou detalhes de contato específicos do trabalho ajuda a criar um toque humano mais acessível.
Uma foto acrescenta calor ao seu design de assinatura, especialmente em setores onde a construção de relacionamentos é essencial. A personalização pode ajudar a construir confiança e fazer com que as interações pareçam menos transacionais.
Exemplo de assinatura personalizada com um banner do Google Maps:
Design otimizado para dispositivos móveis
Como quase 42% dos e-mails são lidos em dispositivos móveis, é essencial que sua assinatura de e-mail seja compatível com dispositivos móveis.
Use um design responsivo que se adapte a telas menores. Mantenha o layout limpo, o texto legível e as imagens otimizadas para carregamento rápido. Isso garante uma experiência de usuário suave em todas as plataformas.
Criação dinâmica de assinaturas de e-mail para grandes empresas
Se você gerencia assinaturas de e-mail em uma grande organização, precisará gerenciar várias assinaturas de funcionários ao mesmo tempo.
Google Sheets
Criar assinaturas de e-mail dinâmicas para muitos funcionários é fácil com o Bybrand, especialmente ao integrar ferramentas como o Google Sheets.
A Bybrand permite que você crie um único modelo de assinatura de e-mail e o atualize automaticamente com os detalhes de cada funcionário usando variáveis.
Por exemplo, você pode adicionar campos dinâmicos como nome, cargo ou número de contato. Em vez de atualizar manualmente cada assinatura, essa abordagem dinâmica garante que a assinatura de todos permaneça precisa e consistente.
Assista ao vídeo: Como transformar uma planilha do Google Sheets em assinaturas de e-mail;
A ferramenta integra-se perfeitamente com o Google Sheets, onde você pode armazenar informações de funcionários. Isso significa que quaisquer alterações no arquivo da planilha são sincronizadas automaticamente com as assinaturas.
Então, se uma atualização de departamento ou de toda a empresa for necessária, ela será refletida em todas as assinaturas dos funcionários instantaneamente. Isso economiza muito tempo e garante a consistência da marca em toda a sua organização.
Google Workspace
Precisa criar assinaturas para usuários do Google Workspace?
Com a Bybrand, você pode criar, atualizar e gerenciar assinaturas de e-mail profissionais para todos os seus usuários do Google Workspace em apenas alguns cliques.
Você não precisa se preocupar em ir até a máquina de cada funcionário ou enviar instruções complicadas. Tudo pode ser feito centralmente, economizando tempo e esforço.
A plataforma permite que atualize assinaturas para usuários individuais ou departamentos inteiros de uma só vez. Ao sincronizar com o Workspace, você pode extrair automaticamente informações do Google Directory, como fotos de perfil, e gerenciar facilmente vários domínios e endereços de e-mail secundários.
Assista ao vídeo: Como gerenciador de assinaturas para o Google Workspace;
Isso garante que todas as suas assinaturas de e-mail permaneçam consistentes, de marca e profissionais em toda a sua organização.
Microsoft 365
Se sua empresa usa o Microsoft 365, criar e aplicar assinaturas de e-mail para toda a empresa também é fácil.
Ao usar o Bybrand, você pode garantir que todos os e-mails dos funcionários incluam as informações corretas e atualizadas automaticamente.
A integração da Bybrand permite criar e aplicar assinaturas de e-mail HTML profissionais em toda a organização, garantindo e-mails elegantes e com marca, incluindo informações essenciais.
No Microsoft 365, configure assinaturas via centro de administração do Exchange ou use ferramentas automatizadas, facilitando atualizações em toda a empresa e reduzindo erros.
Assista ao vídeo: Assinatura de e-mail perfeita da empresa no Microsoft 365;
Com a Bybrand, crie assinaturas HTML personalizadas com imagens e links, destacando seus e-mails. Isso simplifica o gerenciamento, permitindo alterações centralizadas e aplicação instantânea.
Conclusão
O gerenciamento de assinaturas de e-mail ao nível empresarial tem tudo a ver com organização. Começa com o design do modelo de assinatura profissional certo que pode ser usado em uma empresa ou departamento.
Então, as assinaturas podem ser personalizadas em uma base departamental ou individual.
Usar uma boa ferramenta de assinatura de e-mail para fazer isso economizará muito tempo e esforço. Ao mesmo tempo, em que garante a consistência da marca. Em vez de verificar cada assinatura individual, você pode aplicar alterações em toda a empresa com facilidade.
Quando feito corretamente, isso pode ser uma ótima maneira de impulsionar sua comunicação por e-mail e aprimorar sua identidade de marca.
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Crie, gerencie e implemente assinaturas de e-mail poderosas para a sua equipe, usando a Bybrand.
