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Uma assinatura de e-mail profissional pode fazer coisas espetaculares para aprimorar suas comunicações. Uma das melhores maneiras de otimizar sua assinatura de e-mail é incluir uma foto de perfil.
Veja esse exemplo:
Se sua empresa usa o Google Workspace, é fácil criar assinaturas de e-mail com fotos de perfil. Você pode simplesmente extrair a foto do Google Users Directory e adicioná-la diretamente ao seu gerenciador de assinatura de e-mail.
Exploraremos tudo o que você precisa saber sobre por que e como fazer isso no guia abaixo.
O que é o Google Workspace Directory?
O Google Users Directory é um local onde todas as informações de perfil dos usuários em seu espaço de trabalho são armazenadas. Cada conta de e-mail do Gmail possui um perfil público onde o usuário ou administrador do Google Workspace pode adicionar uma foto do funcionário. Este é o diretório do usuário.
Como administrador do Google Workspace, você pode editar e armazenar informações de perfil de qualquer usuário no diretório. Isso inclui números de telefone, endereços de e-mail, fotos de perfil do Google e até mesmo locais de trabalho.
Ter essas informações disponíveis torna mais fácil para os usuários entenderem suas funções, se encontrarem e se comunicarem entre si. Essas informações podem ser adicionadas e a visibilidade do usuário pode ser controlada nos Contatos do Google.
É sempre uma boa ideia que as organizações que usam o Google Drive e o Gmail configurem e controlem o diretório de usuários. Isso ajuda a organizar seu Google Workspace e pode fornecer uma experiência ideal para os usuários.
Quando os perfis estão configurados corretamente no diretório do usuário, você pode usar essas informações para aprimorar outras áreas das comunicações, como a assinatura do Gmail.
Por que adicionar uma foto de perfil na assinatura de e-mail?
Aprimorar sua assinatura de e-mail com uma foto pode oferecer muitas vantagens. Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais você deve considerar fazer isso.
Personalização
Uma foto de perfil adiciona um toque pessoal aos seus e-mails, tornando-os mais envolventes e memoráveis. Ajuda os destinatários a dar um rosto ao seu nome, o que pode melhorar a conexão humana em sua comunicação.
Isso é especialmente útil se os destinatários do seu e-mail ainda não o conheceram pessoalmente, pois agora eles podem imaginar a pessoa com quem estão se comunicando.
Fazer isso pode tornar suas comunicações por e-mail mais envolvente e positivas para os destinatários.
Profissionalismo
Incluir uma foto com aparência profissional em uma assinatura de e-mail pode transmitir uma sensação de profissionalismo. Isso mostra que você leva a sério sua presença online e pode ajudar a estabelecer a confiança dos destinatários.
Quando as pessoas recebem um e-mail com uma foto profissional na seção de assinatura, ele coloca um rosto no seu nome, ajudando imediatamente a estabelecer uma conexão.
Reconhecimento
Uma foto pode ajudar as pessoas a reconhecê-lo mais facilmente, especialmente se você se comunica com muitos contatos ou clientes. Pode ser particularmente útil em situações em que você conhece pessoas pessoalmente após se corresponder por e-mail, pois os ajudará a lembrar com quem estão lidando.
Clientes e potenciais clientes também podem consultar as pessoas com quem se corresponderam com mais facilidade, pois as imagens são reconhecidas mais imediatamente do que palavras ou nomes.
Marca
Usar uma foto de perfil consistente nas assinaturas de e-mail da equipe, pode reforçar o reconhecimento da marca. Ele cria uma imagem unificada e coesa para sua organização, ajudando todos os e-mails enviados a parecerem mais profissionais.
Você também pode combinar uma foto de perfil com o logotipo da empresa para aprimorar a marca visual de suas assinaturas.
A seguir, temos dois exemplos de assinatura combinados com uma foto de rosto profissional e o logotipo da empresa.
Conexão humana
A maioria da comunicação carece do elemento presencial, uma foto de perfil pode ajudar a criar uma sensação de conexão humana. Isso lembra às pessoas que existe uma pessoa real por trás do e-mail. Isso pode tornar a comunicação mais agradável.
Também adiciona uma sensação de confiabilidade aos seus e-mails, pois os destinatários podem sentir que têm uma conexão maior com a pessoa com quem estão lidando.
Ao combinar uma foto de perfil com seus dados de contato, cargo e links de rede social, você consegue estabelecer uma conexão humana muito mais forte.
Criando uma assinatura de e-mail com uma foto de rosto
Se sua empresa estiver no Google Workspace, uma das maneiras mais fáceis de adicionar uma foto de perfil nas assinaturas HTML é usando o Google Directory.
Usar modelos de assinatura de e-mail de um gerador de assinatura de e-mail como a Bybrand torna esse processo simples.
Se você usa Bybrand, aqui estão as etapas básicas que você pode seguir para fazer isso:
- Primeiro, certifique-se de ter a integração da Bybrand com o Google Workspace ativa
- Clique no botão Criar departamento para criar um novo departamento no Bybrand e adicionar um nome.
- Clique na integração Workspace na etapa de importação e, a seguir, clique no botão Importar para carregar os usuários do domínio.
- Ao importar os usuários, marque a caixa para importar as fotos do perfil do usuário
- Agora clique no seu modelo de assinatura de e-mail pré-criado, que inclui um espaço reservado para uma foto de usuário para associá-la aos usuários do departamento que você criou.
- Atualize as assinaturas de e-mail das contas de e-mail dos usuários individualmente ou use o recurso de atualização em massa para aplicar as novas assinaturas às contas de cada membro da equipe ao mesmo tempo.
Isso não poderia ser mais fácil de criar ou gerenciar. Você pode assistir a este vídeo abaixo para uma análise visual.
9 dicas para criar assinaturas de e-mail com foto de rosto
Agora que sabe como criar uma assinatura de e-mail com uma imagem de perfil do Google Directory, aqui estão algumas dicas para usar essas imagens de perfil de maneira eficaz:
1. Escolha uma foto profissional
Selecione uma foto profissional de alta qualidade para sua assinatura de e-mail. Esta foto deve representar claramente seu rosto e ombros, tornando mais fácil para os destinatários reconhecê-lo.
2. Tamanho e resolução da imagem
Certifique-se de que a foto atenda aos melhores requisitos de tamanho. Um pequeno arquivo de imagem garante que sua foto permaneça nítida e não reduza a velocidade dos e-mails.
3. Consistência
Se você estiver usando assinaturas de e-mail em sua organização, certifique-se de que as fotos do perfil sejam consistentes. Use estilos de fotos e planos de fundo semelhantes para manter uma aparência profissional e unificada. Pode ser necessário tirar suas próprias imagens internamente para conseguir isso.
4. Antecedentes
Opte por um fundo neutro ou discreto em sua foto. Evite fundos desordenados ou que distraiam, por podarem desviar o foco do seu rosto.
5. Não se distraia
Embora as fotos de assinatura de e-mail sejam ótimas, você não quer que elas prejudiquem seus ícones de rede social, mensagens de e-mail ou outros elementos de suas comunicações.
Adicione uma imagem apenas se ela fizer com que sua assinatura pareça mais envolvente e não mais perturbadora.
6. Sorriso e contato visual
Um sorriso caloroso e acessível pode causar uma impressão positiva. Certifique-se de que seus olhos estejam visíveis e mantenha contato visual.
7. Cortar e enquadrar
Corte a foto para que seu rosto seja o ponto focal principal. Procure um enquadramento que inclua sua cabeça e ombros. Evite espaços vazios excessivos ao redor do rosto.
8. Evite fotos privadas ou pessoais
A foto da assinatura de e-mail deve ser adequada ao trabalho e relevante para a sua identidade profissional. Evite usar fotos pessoais, de família ou de férias. Basta mantê-lo simples e profissional.
9. Compatível com dispositivos móveis
Certifique-se de que foto fique bem em um dispositivo móvel. Teste a aparência da assinatura em diferentes clientes e dispositivos de e-mail para confirmar se ela mantém sua qualidade e proporções.
Conclusão
Usar o Google Directory é uma das maneiras mais simples de adicionar fotos de perfil à sua assinatura de e-mail. A melhor parte é que você pode aplicar facilmente as fotos em toda a empresa, assim, ajudando as assinaturas de e-mail de toda a organização a parecerem mais profissionais.
Se você estiver interessado em usar uma ferramenta avançada de gerenciamento de assinaturas de e-mail para sua organização, experimente Bybrand.
A plataforma é fácil de usar e pode ajudá-lo a criar facilmente assinaturas de e-mail otimizadas a partir de uma ampla variedade de modelos disponíveis. É a maneira mais inteligente de melhorar suas comunicações por e-mail.
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