Alias no Gmail: quase tudo do que você precisa saber!

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Você já precisou ter endereços de e-mail alternativos para seus usuários do Google Workspace? Pode ser um proposta interessante. Uma das razões para que empresas forneçam endereços alternativos (alias) para seus usuários do Gmail, é o seu poder se personalização da conta, para tornar o endereço de e-mail memorável.

Veja o meu exemplo.

Tenho o e-mail principal “bernardo.castro@bybrand.io”, mas você também pode entrar em contato comigo escrevendo para o alias “be@bybrand.io”.

Endereços alias não são usados apenas para abreviações, você pode fazer mais com eles.

Se está curioso para saber o que o recurso pode lhe oferecer, tenho todas as respostas. Hoje vou me aprofundar em todas as oportunidades dos endereços de e-mail alias no Google Workspace e Gmail para negócios, como usá-los, e o que você pode esperar que ele forneça.

Primeiro, vou me aprofundar exatamente no que esse recurso se trata.

O que é um alias de e-mail?

Alias de e-mail pode ser definido como um endereço de e-mail secundário, usado para receber e enviar mensagens de e-mail. No entanto, é mais do que apenas isso.

Pode ser usado nas contas de e-mail principais para fornecer mais autoridade em certa área. Por exemplo, se você é um administradores do Google Workspace, e tem em sua equipe dois profissionais responsáveis pelo marketing: Michelle e Karla – nesse ponto, pode criar um alias com o nome “marketing@sua-empresa.com”, e todas as mensagens enviadas para o endereço, vão ser recebidas no endereço profissional de Michelle e Karla.

Você pode fazer isso na assinatura de e-mail, onde um e-mail de departamento é visto por várias pessoas.

Michelle Maya, Chief Marketing Officer (CMO) com um endereço público secundário na assinatura de e-mail.

Agora, imagine que a Michelle receba uma proposta melhor e troque de empresa. O endereço de e-mail do setor de marketing que os clientes da empresa tem, em suas lista de contato, não são afetados. Diferente do caso se a Michelle usasse um e-mail primário, como “michelle.maya@” para compartilhar com os clientes.

Ideias de endereços alias

Endereços alias mais comuns entre profissionais. Geralmente eles são curtos, para que poupem espaço, serem lidos e escritos rapidamente.

• it@empresa.com;
• marketing@empresa.com;
• sales@empresa.com
• cmo@empresa.com;
• ceo@
• eng@empresa.com (Equipe de engenharia);
• support@
• cs@ (Customer Success)
• mat@ (usando nickname)
• kat@ (usando nickname)

Como podem ser usados melhor?

Alguns clientes vêm até o chat de suporte, perguntando como aumentar a largura da assinatura de e-mail para o endereço de e-mail não quebrar. Nós recomendamos algumas opções como, remover o ícone, reduzir o tamanho do texto – a maioria dos clientes pedem um outra opção. E eu escrevo, por que não alterar o endereço de e-mail longo para um alias.

Os endereços alias são uma forma útil para economizar espaço. Por exemplo, em um cartão de visitas ou em uma assinatura de e-mail com largura limitada. Que é o caso de muitas assinaturas criadas para o celular.

Veja esse caso de uso. Katia tem um endereço de e-mail longo, por causa do domínio da sua empresa, e as informações adicionadas quebram a linha destinada ao e-mail mobile, com 300px de largura.

Alterar o domínio pode ser uma solução demorada e cara. Uma solução melhor para o administrador é criar um endereço extra para a Katia, com o seu nickname. Desta forma, o endereço de e-mail vai ficar menor. Aqui está a solução final. Katia agora tem um endereço alias.

Legal, não é mesmo?

Aprofundamos sobre o que é alias, e alguns casos de uso. Agora vamos ver a melhor forma de gerenciar alias para o Google Workspace.

Como gerenciar alias no Google Workspace?

Você deve ser um administrador do Google Workspace para adicionar um alias de e-mail. E obrigatoriamente, precisa de uma conta de e-mail principal do usuário.

Informações importantes

• Alias não fazem login do Gmail, você precisa usar sempre o seu endereço principal.
• No Google Workspace, você pode adicionar até 30 aliases para cada usuário, sem nenhum custo extra.
• No Gmail, um alias pode ser usado como remetente da mensagem de e-mail (Enviar como);
• Você pode criar alias usando domínios diferentes, usando o Google Domains.

Mais informações sobre Google Domains e alias de domínio consulte em Ajuda do Administrador do Google Workspace.

Gerenciando grande quantidade de aliases

Gerenciar uma grande quantidade de alias pode ser um ponto problemático comum para os administradores, sem mencionar outros campos possíveis de personalização na conta do usuário.

Os profissionais frequentemente trocam de cargo, ou saem da empresa, e outros entram em seu lugar, o que pode afetar várias contas.

O Google Workspace não tem, até o presente momento, um área exclusiva para listar todos os alias cadastrados para os usuários de e-mail. A forma atual é o cadastro individual, como pode ser visto na imagem ilustrada.

O recurso de gerenciar todos os alias em apenas um local já existiu, mas foi descontinuado em Dezembro de 2018. Conforme relatos de alguns clientes no site. O painel ficava localizado em Apps – Gmail – Advanced Settings.

Nota: Toda a minha pesquisa foi feita usando o plano G Suite Basic.

Fica quase impossível gerenciar uma grande quantidade de endereços alternativos individuais, que usam o nickname do usuário. Mas nem tudo está perdido. Para setores da empresa, como marketing, vendas e TI, você pode usar grupos do Google Workspace.

Aliases usando Google Workspace grupos

Os grupos do Google Workspace recebem um e-mail padrão, obrigatório. Desta forma, você pode gerenciar os endereços alternativos por setores ou grupos como o Google nomeia. Além disso, tem um controle para adicionar e remover usuários do grupo facilmente, e uma área central para saber quais contas estão em cada grupo.

Os grupos do Google Workspace aceitam alias adicionais. Como administrador, você pode adicionar endereços extras que façam referência ao principal.

Em meu caso, por exemplo, temos o grupo “Suporte & Customer Success” que recebe o e-mail funcional “support@” podemos adicionar novos endereços adicionais (alias) como “help@”, “cs@”.

Se a sua organização tiver mais de um domínio, você pode adicionar um alias com um domínio diferente a um grupo. É possível adicionar até 30 aliases de e-mail para cada grupo.

Atualmente não é possível ter uma assinatura individual para os endereços de e-mail de Grupos.

Atualizando assinaturas de e-mail em alias

Como você já sabe, a Bybrand tem integração nativa com o Google Workspace, com o maior número de recursos, superando qualquer alternativa do setor – em Agosto de 2019 apresentamos o recurso de atualizar assinaturas de e-mail em alias.

O endereço alternativo de e-mail também pode ser usado para enviar mensagens (e não apenas receber). No Gmail, você tem um recurso útil de “Enviar como”, que permite escolher um endereço de e-mail secundário como remetente da nova mensagem.

Cada endereço alternativo pode receber uma assinatura de e-mail diferente, além do e-mail principal, que também vai ter a sua assinatura única. Soa como interessante. Isso pode ser útil para empresas ou profissionais que trabalham com multimarcas, como por exemplo a Unilever, que tem muitos produtos em seu portfólio.

Veja como atualizar uma assinatura de e-mail em um alias usando a Bybrand.

Nota: A Bybrand atualiza assinaturas em endereços alias dentro do recurso de Departamentos, você pode atualizar em massa na conta de alias.

Relacionado: Guia complete: Gerenciamento de assinatura de e-mail para o Workspace;

Vídeo

Assista uma apresentação completa de como atualizar a assinatura de e-mail em um alias de usuário, usando o gerenciador de assinatura de e-mail para o Google Workspace da Bybrand.

O vídeo tem menos de 3 minutos, e considera que você já tenha a integração ativa em sua conta.

Resumo final

Acima eu escrevi alguns casos de uso, e a forma mais produtiva para usar endereços alternativo, para seus usuários em uma assinatura de e-mail.

Pode ser difícil para empresas grandes e pequenas gerenciar uma grande quantidade de endereços extras. É por isso que o Google facilita essa parte, organizando os endereços em apenas um local – usando grupos.

O Google está investindo no desenvolvimento constante em suas ferramentas de produtividade da nuvem. Eu acredito que há espaço para melhorar o gerenciamento amplo de alias para o Gmail, com opções para conhecer em detalhes onde cada endereço está sendo usado. Além disso, opção de suspender ou trocar contas, encaminhamento, logs, relatórios e colocá-los em grupos para economizar tempo.

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