Um bloco de aviso legal protege minhas comunicações corporativas?

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Todos já as vimos, e muitos de nós as usamos, mas quão necessário é este grande texto na parte inferior de nossos e-mails? Os e-mails são usados em uma variedade de segmentos corporativos, na esperança de que o remetente evite consequências legais caso seu e-mail chegue às mãos erradas.

Embora uma isenção de responsabilidade ou aviso legal no e-mail não lhe proporcione uma segurança completa contra recursos legais, ela é uma ferramenta valiosa que, quando usada em certos setores comerciais, pode lhe proporcionar alguma proteção e potencialmente lhe poupar tempo, dinheiro e a frustração de travar certas batalhas legais.

O que é uma isenção de responsabilidade no e-mail?

Agora que sabemos que as isenções de responsabilidade no e-mail são importantes, vamos falar exatamente o que são.

Uma isenção de responsabilidade por e-mail é um bloco de texto pós-escrito na parte inferior de qualquer e-mail enviado, destinado a limitar a responsabilidade. A isenção de responsabilidade normalmente inclui o nome, endereço e registro legal da empresa, juntamente com um aviso de confidencialidade.

Vamos dar uma olhada em dois exemplos:

“As informações contidas neste e-mail e quaisquer anexos incluídos são estritamente confidenciais e destinam-se apenas ao destinatário especificado. Se você recebeu este e-mail por engano, favor notificar o remetente imediatamente e não divulgar, salvar ou fazer cópias deste e-mail, incluindo os anexos.”

“Como entidade de saúde, nossas mensagens são criptografadas para manter a confidencialidade de acordo com as exigências da HIPAA. Como as comunicações por e-mail não são criptografadas, é nosso dever e política não compartilhar informações confidenciais através deste canal. Para mais informações, consulte nossa página de termos de serviço. Caso esta mensagem tenha chegado a você por engano, por favor, notifique o remetente imediatamente.”

Leia também: 8 Exemplos eficazes de isenções de responsabilidade para assinaturas de e-mail.

Tipicamente, as isenções de responsabilidade são usadas em conjunto com assinaturas de e-mail. Novamente, aqui temos dois exemplos.

Quando as isenções de responsabilidade são desnecessárias?

Várias empresas se beneficiam do uso de isenções de responsabilidade no e-mail, mas elas não são necessárias – ou mesmo úteis – em alguns casos. O uso de uma isenção de responsabilidade no e-mail provavelmente não é necessário quando se comunica de forma objetiva sobre itens e/ou serviços que seu negócio fornece.

Por exemplo, se em resposta a uma consulta sobre seus serviços, você enviar uma lista de serviços com preços e uma explicação de cada serviço, uma isenção de responsabilidade no e-mail não é necessária. Estas são informações que provavelmente poderiam ser obtidas on-line e, logo, não são confidenciais.

Além disso, ao se comunicar com um consumidor ou cliente para coordenar reuniões, compromissos e eventos, uma isenção de responsabilidade no e-mail é muito provavelmente desnecessária. Embora haja casos em que uma isenção de responsabilidade não seja útil, é sábio revisar um e-mail antes de enviá-lo para ter certeza. Quando em dúvida, não deixe de colocar.

Quando as isenções de responsabilidade são necessárias ou altamente recomendadas?

Alguns setores comerciais possuem regulamentações legais que exigem o uso de isenções de responsabilidade por e-mail.

• Profissionais licenciados dentro da indústria de serviços financeiros têm isenções de responsabilidade regulamentadas pelo governo que precisam ser incluídas na comunicação por e-mail.
• Consultores de investimento registrados, planejadores financeiros e consultores fiscais estão incluídos nesse grupo.

A Lei CAN-SPAM regula a necessidade de isenções de responsabilidade ao enviar e-mails de marketing a clientes e consumidores. A lei define o que um e-mail de marketing deve e não deve incluir e exige o uso de linguagem que dê ao destinatário a oportunidade de optar por não receber futuros e-mails. Este ato também deixa claro que mesmo que você contrate outra empresa para lidar com seu marketing por e-mail, você não pode afastar sua responsabilidade legal de cumprir com a lei.

A comunicação por e-mail dos prestadores de serviços de saúde é regida pelo Código dos Órgãos Reguladores Federais e pela HIPAA. Os prestadores de serviços de saúde são capazes de se comunicar por e-mail, desde que apliquem proteções razoáveis ao fazer isso.

Embora não exigido por lei, as isenções de responsabilidade nos e-mails devem ser utilizadas dentro do setor jurídico em um esforço para proteger a confidencialidade, afirmar o privilégio advogado-cliente e negar a criação de um contrato vinculativo.

As isenções de responsabilidade em e-mails também devem ser usadas quando se trata de e-mails com relação a segredos comerciais ou de reivindicação de direitos autorais sobre o conteúdo de um e-mail. O uso de tais isenções de responsabilidade não é uma proteção garantida, mas fornece um registro escrito dos esforços da empresa para proteger as informações incluídas em seus e-mails enviados.

Como sua empresa deve implementar políticas adequadas de privacidade de e-mails?

Cada empresa deve avaliar sua necessidade de uma isenção de responsabilidade no e-mail, analisando o conteúdo dos e-mails enviados e se precisa proteger e manter as informações confidenciais.

Com base nessa avaliação, uma isenção de responsabilidade no e-mail deve ser elaborada de acordo com o tipo de informação enviada por sua empresa. Isto pode exigir que mais de uma isenção de responsabilidade seja criada e que seja determinada qual isenção de responsabilidade protege melhor o conteúdo de cada e-mail.

Se você determinar que sua empresa deve usar isenções de responsabilidade para certas informações enviadas, faça isenções de responsabilidade que sejam claras e fáceis de entender. Evitar o linguajar jurídico ajuda o destinatário a ler rapidamente a isenção de responsabilidade, a entender seu propósito e a responder, se necessário.

Aqui está um amplo leque de isenções de responsabilidade simples, não legais, referentes à confidencialidade que é fácil de compreender:

“O conteúdo desta comunicação por e-mail e quaisquer anexos são confidenciais. Se você não for o destinatário pretendido e tiver recebido este e-mail por engano, não use ou confie nas informações incluídas. Ao invés disso, informe o remetente do erro e exclua o e-mail recebido. Obrigado.”

Treinamento de funcionários

Conduza treinamento com seus funcionários a respeito do uso adequado e da necessidade de isenções de responsabilidade por e-mail e forneça a eles modelos criados pela empresa. Lembre os funcionários de usar o critério ao enviar e-mails e verificar novamente o endereço de e-mail dos destinatários antes de pressionar enviar.

Os funcionários também devem ser treinados sobre como lidar com um e-mail mal direcionado e sobre qual é a política da empresa para garantir que o destinatário não intencional apague as informações recebidas.

Criação e distribuição de isenções de responsabilidade na assinatura do e-mail

Se sua empresa precisa criar e implantar uma caixa de isenção de responsabilidade para muitos funcionários que trabalham diariamente com e-mail – digamos mais de 20 usuários – então o software da Bybrand pode ser útil para você na criação de isenções de responsabilidade HTML com links e imagens.

Nesses vídeos, você pode ver o editor de assinaturas de e-mail e como adicionar uma seção de isenção de responsabilidade.

No primeiro vídeo do “A-ha” Moments, mostraremos como adicionar uma caixa de isenção de responsabilidade tradicional e de duas colunas à sua assinatura de e-mail HTML.

O segundo tutorial em vídeo, orienta sobre como adicionar uma imagem e links para uma caixa de isenção de responsabilidade em sua assinatura de e-mail em HTML.

Concluindo

A necessidade de isenção de responsabilidade no e-mail varia entre os setores comerciais, mas quando usada adequadamente pode ser uma ferramenta útil para a proteção de seus negócios. Dedique tempo para pesquisar qualquer exigência de isenção em e-mails dentro de seu setor comercial e faça isenções de responsabilidade que sejam claras e simples.

Treine seus funcionários sobre o uso adequado das isenções de responsabilidade e a importância de tomar cuidado ao enviar comunicações por e-mail. A implementação destas proteções ajudará a preservar seu negócio e as informações que você envia.

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