WhatsApp para advogados: 6 dicas para melhorar o atendimento da sua empresa com o WhatsApp

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O WhatsApp tem mais de 2 bilhões de usuários ativos mensais. Com tantos usuários, encontrar maneiras de usar a plataforma é crucial para melhorar o serviço da sua empresa. No entanto, o WhatsApp para advogados vai muito além das táticas básicas de marketing e publicidade.

Em vez disso, a plataforma pode ser usada como uma maneira chave para melhorar o atendimento ao cliente.

Desde a criação de uma assinatura de e-mail para advogados no atendimento ao cliente, vamos ensiná-lo a começar a efetivamente usar o WhatsApp para otimizar os canais de atendimento ao cliente do seu escritório de advocacia.

WhatsApp para advogados: 6 dicas para melhorar o atendimento da sua empresa

A seguir estão as seis dicas. No final, você também pode ler como adicionar um link do WhatsApp na assinatura de e-mail HTML, e uma forma simples de criar e gerenciar assinaturas de e-mail para um advogado independente ou um escritório de advocacia com inúmeros associados.

1. Adicione seu número do WhatsApp à sua assinatura de e-mail

O e-mail tornou-se um método primário de comunicação entre advogados e clientes. Se um cliente em potencial está entrando em contato com uma empresa para saber mais sobre seus serviços ou um cliente existente está perguntando sobre uma próxima reunião, o e-mail oferece uma maneira rápida e fácil de se comunicar com os clientes.

Ao criar uma assinatura de e-mail para um advogado, inclua o número do WhatsApp da empresa. Cada vez que uma mensagem de e-mail é enviada, os clientes verão o número e, espero, irão usá-lo. Não é incomum que empresas maiores enviem e recebam centenas de mensagens de e-mail por dia, por isso há ampla oportunidade de promover seu número de WhatsApp.

A inclusão de suas informações do WhatsApp em sua assinatura de e-mail conscientiza os clientes de todos os canais de comunicação, dando-lhes mais opções para entrar em contato com sua empresa.

2. Ofereça atendimento rápido e personalizado ao cliente

O WhatsApp permite que advogados e suas empresas ofereçam atendimento rápido e personalizado ao usuário, tornando sua empresa e seus serviços mais acessíveis a clientes novos e existentes. Além disso, os clientes têm a opção de usar o WhatsApp através de seus dispositivos móveis ou pelo navegador.

Seus clientes já estão usando o WhatsApp. Na verdade, a plataforma é usada por:

• 146,6 milhões de pessoas no Brasil
• 75 milhões de pessoas nos Estados Unidos

Oferecer o WhatsApp como canal de comunicação permite que você alcance mais clientes potenciais e os atenda usando suas plataformas preferidas.

Com o WhatsApp, sua empresa pode usar vários métodos de comunicação para o seu público, incluindo:

• Fazer chamadas de áudio para clientes
• Fazer chamadas de vídeo para clientes
• Enviar mensagens criptografadas

O atendimento rápido e personalizado capacita sua equipe de atendimento ao cliente para melhor atender às necessidades únicas de seus clientes.

Se você quiser melhorar o serviço da sua equipe, adicione protocolos de comunicação do WhatsApp ao seu processo de onboarding. Por exemplo, você pode perguntar sobre a forma de comunicação que seu cliente prefere ao consultá-los pela primeira vez e adicioná-lo ao seu arquivo para que sua equipe possa seguir essas preferências.

3. Use o WhatsApp Business para centralizar a comunicação

Com o WhatsApp Business, grandes escritórios de advocacia podem centralizar e agilizar a comunicação. Como toda a empresa usa um número, é mais fácil gerenciar conversas. Além disso, a plataforma centralizada ajuda a manter a consistência da marca.

As empresas podem usar o WhatsApp Business para:

• Oferecer consultas rápidas
• Responder a perguntas básicas, sobre questões jurídicas, ações judiciais e outros inquéritos comuns

Por exemplo, um cliente em potencial pode enviar uma mensagem à empresa para perguntar sobre seu caso e os serviços que a empresa oferece. A empresa pode responder diretamente pelo WhatsApp, e toda comunicação com esse indivíduo pode ser gerenciada através de uma conta.

Os chats também podem ser rotulados e organizados para melhorar o atendimento ao cliente e agilizar a comunicação. As empresas podem criar um perfil que exibe seu endereço, descrição, endereço do site e e-mail.

Ter uma plataforma centralizada para se comunicar via WhatsApp não só capacita os clientes, dando-lhes mais métodos de contato, como também garante que as empresas estejam se comunicando ativamente com clientes potenciais e existentes.

4. Use respostas rápidas para agilizar a comunicação com o cliente

Clientes atuais e potenciais têm muitas perguntas semelhantes. Na verdade, as empresas muitas vezes passam muito tempo respondendo às mesmas perguntas. Algumas das perguntas que podem ser feitas à sua empresa são:

• Qual é a sua estrutura de preços?
• Você oferece uma consulta gratuita?
• Que tipos de serviços você oferece?

Se você receber muitas perguntas repetidas como esta, seria inteligente agilizar o processo de resposta para aliviar a pressão em seus canais de atendimento ao cliente. O WhatsApp Business oferece sua própria solução para essas perguntas repetitivas chamadas Respostas Rápidas.

O que são respostas rápidas?

Essas respostas pré-escritas permitem salvar mensagens comumente usadas, e reutilizar mensagens conforme necessário.

Por exemplo, ao usar o WhatsApp para serviços de advogados, você pode pré-carregar seu WhatsApp com respostas para perguntas comuns. O atendimento ao cliente, então, simplesmente precisa clicar na resposta adequada, e toda a mensagem, seja uma única frase ou vários parágrafos, será adicionada ao chat.

Não só as Respostas Rápidas aceleram os canais de atendimento e resposta ao cliente, como também reduzem o risco de erro.

Se um novo membro da equipe for adicionado ao suporte, ele pode usar essas respostas rápidas para responder a perguntas que ele mesmo não sabe responder ainda.

5. Consistência com o compartilhamento de documentos

Compartilhar documentos por e-mail, texto e vários outros canais pode se tornar confuso, desorganizado e extenuante. Um dos principais métodos de uso do WhatsApp efetivamente é usá-lo para compartilhamento de documentos.

Ao usar a plataforma para compartilhamento de documentos, aqui estão alguns métodos para obter sucesso:

• Crie protocolos internos que mudem todos os clientes para o WhatsApp para compartilhamento de arquivos se eles usarem a plataforma.
• Crie protocolos que só permitam a mudança para outras plataformas de compartilhamento de arquivos quando aprovados por todas as partes.
• Explique os benefícios do uso de uma plataforma criptografada para compartilhamento de arquivos

Além disso, tenha em mente que o WhatsApp usa criptografia de ponta, que os provedores de e-mail muitas vezes não incluem. Do ponto de vista do cliente e da segurança, o uso do WhatsApp para compartilhamento de documentos é mais seguro do que soluções não criptografadas.

6. Designar uma equipe dedicada à comunicação do WhatsApp

Quando você tem vários canais de suporte, pode facilmente se tornar esmagador e tedioso para um membro da equipe de suporte lidar com a comunicação. Conforme a sua empresa cresce, é crucial atribuir ao WhatsApp sua própria equipe de comunicação.

Por que?

• Membros de uma equipe dedicada podem fornecer respostas rápidas.
• Delegar canais de suporte melhora o tempo de eficiência e resposta.
• As curvas de aprendizagem são mantidas ao mínimo.

Aprender novas tecnologias e padrões pode atrasar o rendimento do suporte ao cliente. Quando você começar a usar o WhatsApp para o atendimento ao cliente da sua empresa, não deixe de dar tempo para treinar os membros da equipe e desenvolver um time que cuidará de toda a comunicação na plataforma.

Mas isso é só o começo do processo.

Internamente, o chefe da equipe deve criar protocolos e governança que possam delinear como os membros atuais e futuros de suporte ao cliente devem usar o WhatsApp. A razão para esses protocolos é para facilitar:

• Novos membros de suporte ao cliente a serem adicionados à equipe.
• Líderes de equipe a serem trocados, dentro e fora da equipe.

Se você designar uma equipe para lidar com o WhatsApp e construir uma estrutura para eles seguirem, isso ajudará a tornar a plataforma um sucesso para o suporte ao cliente da sua empresa.

Como adicionar o WhatsApp à sua assinatura de e-mail?

Adicionar o WhatsApp à sua assinatura de e-mail é um processo rápido e fácil. No tutorial abaixo, nós passamos por cada etapa de adicionar seu número de WhatsApp à sua assinatura usando Bybrand.

Você também pode ler um tutorial passo a passo no formato de texto: Adicionando chamada de WhatsApp na assinatura de email.

Software gerenciador de assinatura de e-mail

A Bybrand fornece uma maneira simples de criar e gerenciar assinaturas de e-mail para um advogado independente ou escritório de advocacia com inúmeros associados. Além disso, uma assinatura de e-mail exige o mesmo nível de padronização universal entre funcionários e advogados, tanto para o cumprimento da marca quanto para regras de obrigações éticas.

Por exemplo, uma isenção de responsabilidade na assinatura de e-mail não causaria problemas de conformidade para um advogado individual. Mas, é algo que requer revisão e aprovação para uma empresa maior.

Conclusão

O WhatsApp no atendimento e comunicação com o cliente pode ajudar a mudar a forma como você se conecta com seus clientes. Compartilhando arquivos, utilizando a criptografia da plataforma para correspondência segura e oferecendo um canal de comunicação acessível em todo o mundo.

Se sua empresa começar a usar a plataforma seguindo as dicas acima, você terá maior sucesso ao adicionar o WhatsApp ao seu fluxo de trabalho diário.

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