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Há muitas coisas que podem ser necessárias para criar uma assinatura de e-mail externa e interna. Por isso é importante entender que são duas formas de comunicação muito diferentes, pois os tipos de assinatura de e-mail que funcionam melhor para elas também são diferentes.
Embora haja muitas informações e diferentes elementos que você pode incluir nas assinaturas de e-mail, você precisa ter certeza de não incluir muitas informações. Isso é desnecessário e pode impactar negativamente suas comunicações.
Para ajudá-lo a criar assinaturas mais eficazes e impactantes, este guia explora as principais diferenças entre comunicações internas e externas. Também abordaremos exatamente o que você deve incluir em cada assinatura de e-mail HTML.
Índice
Comunicação por e-mail interno e externo
A comunicação interna por e-mail costuma ser a principal forma pela qual os funcionários de uma organização trocam informações.
Está confinado a indivíduos que compartilham um ambiente de trabalho comum, como colegas, equipes e vários departamentos. O conteúdo dos e-mails internos normalmente gira em torno de assuntos específicos da empresa, projetos internos e anúncios relevantes para os funcionários.
Essas comunicações costumam usar um tom mais informal e não precisam se concentrar de forma alguma na marca, no marketing ou na promoção da empresa.
Exemplo de assinatura de e-mail minimalista para uso interno.
Os e-mails internos desempenham um papel crucial na facilitação da colaboração, coordenação e fluxo de informações na organização. Você precisa disso para as equipes funcionarem com eficiência e para que a força de trabalho seja gerenciada de forma coesa.
Por outro lado, a comunicação externa por e-mail envolve interações com clientes, consumidores, fornecedores e outras partes interessadas externas.
O público dos e-mails externos é diversificado e o conteúdo desses e-mails é voltado para transações comerciais, interações com clientes, esforços de marketing e atividades de vendas.
A comunicação externa exige um tom mais formal e profissional para manter a imagem da empresa. Isso requer clareza e uma estratégia clara para conseguir transmitir sua marca e imagem profissional de forma consistente em mensagens externas.
Agora, dois exemplos de assinatura de e-mail HTML mais completa, para uso externo.
Há muito mais em jogo na comunicação externa por e-mail. É por isso que elementos como uma assinatura de e-mail externa desempenham um papel tão importante.
Por que você precisa de assinaturas de e-mail para ambos?
As assinaturas de e-mail são elementos importantes em e-mails internos e externos por vários motivos diferentes.
Para comunicação interna
Uma assinatura de e-mail interna ajuda a criar uma imagem coesa e profissional na organização.
Em grandes equipes onde as interações presenciais podem ser limitadas, o uso de uma assinatura de e-mail interna desempenha um papel crucial na identificação dos membros da equipe e de suas funções.
Uma assinatura de e-mail interna bem elaborada pode incluir informações minimalistas, mas essenciais, como nome, cargo e departamento do funcionário. Isso é necessário para uma colaboração eficiente da equipe.
Uma assinatura de e-mail profissional como esta torna-se particularmente essencial em grandes empresas, onde os indivíduos podem não ter interação regular. Ajuda a estabelecer um senso de familiaridade e coerência na empresa.
Aqui temos mais um exemplo de uma assinatura de e-mail básica para uso interno.
Assinaturas de e-mail internas podem ser ferramentas valiosas para reforçar a identidade da equipe e compartilhar informações essenciais entre colegas.
Para comunicação externa
Na comunicação externa, as assinaturas de e-mail desempenham um papel essencial no aprimoramento da identidade e do profissionalismo da sua marca.
Uma assinatura externa fornece aos destinatários as informações que eles precisam saber sobre o remetente. Por exemplo, nome, cargo, empresa e detalhes de contato. Isso reforça a legitimidade da comunicação e faz com que o remetente pareça mais profissional.
Uma assinatura bem desenhada contribui para a consistência da marca e cria uma impressão positiva nos clientes, consumidores e quaisquer parceiros externos.
Também serve como uma forma conveniente para terceiros acessarem informações de contato importantes. Como resultado, contribui para interações comerciais mais suaves e eficazes.
Novamente, analise este novo exemplo de assinatura de e-mail para uso externo, frequentemente visto em e-mails que seus clientes abrirão.
Embora as assinaturas de e-mail da empresa possam parecer um detalhe, elas podem fazer uma grande diferença nas comunicações com qualquer pessoa fora da organização.
Melhores práticas para assinaturas de e-mail internas
Criar uma assinatura interna pode parecer uma tarefa simples. No entanto, é importante incluir as informações corretas sem complicar muito a assinatura.
Para ajudá-lo a criar uma assinatura de e-mail intraorganizacional, aqui estão algumas dicas e práticas recomendadas a serem lembradas:
Mantenha-o minimalista
Crie uma assinatura limpa e simples com detalhes essenciais como seu nome, cargo e departamento para manter uma aparência profissional, mas organizada.
Lembre-se de que as mensagens internas não precisam impressionar os destinatários com sua marca. Eles só precisam ser eficientes e fáceis de entender. Usar modelos minimalistas de assinatura de e-mail ajudará nisso.
Use uma foto de perfil
Crie uma conexão pessoal maior adicionando uma foto de perfil profissional. Isto é particularmente útil em grandes organizações onde as interações presenciais podem ser limitadas.
Uma foto de rosto torna as assinaturas internas mais pessoais e ajuda a tornar as comunicações mais humanas.
Destaque o departamento ou equipe
Inclua o nome do seu departamento ou equipe para ser mais fácil para os destinatários identificá-lo ou entender o que você faz. Isto é especialmente importante em grandes organizações com múltiplas equipes.
Mantenha a consistência
Garanta uma aparência unificada e profissional em todas as assinaturas de e-mail internas, mantendo uma formatação e estilo consistentes.
Usar o software de gerenciamento de assinatura de e-mail correto facilitará a aplicação para grandes empresas.
Evite links externos
Como a comunicação interna geralmente não exige referências externas, evite incluir links externos desnecessários ou ícones de redes sociais. Lembre-se, você não está tentando promover nada. Você só quer facilitar a comunicação entre os funcionários da empresa.
Vídeo: Criando uma assinatura de e-mail minimalista para uso interno.
O objetivo de uma assinatura de e-mail intraorganizacional é adicionar clareza aos e-mails e tornar as comunicações muito mais fáceis. Portanto, mantenha a simplicidade e inclua apenas as informações necessárias.
Melhores práticas para assinaturas de e-mail externas
Assinaturas diferentes servem a propósitos diferentes. E os e-mails externos precisam ter assinaturas de e-mail particularmente bem planejadas. Como essas assinaturas desempenham um papel tão importante na representação de sua marca, é essencial incluir os elementos e as informações corretas nelas.
Aqui estão alguns detalhes importantes para incluir no design de sua assinatura externa:
Inclua o logotipo da sua empresa
Aumente o reconhecimento e o profissionalismo da marca adicionando o logotipo da empresa à assinatura do seu e-mail. Isso é essencial, pois suas assinaturas externas visam retratar sua marca.
Exemplo de assinatura de e-mail com logo para uso externo.
Adicione informações de contato
Forneça detalhes de contato abrangentes, incluindo:
- Números de telefone relevantes
- Endereço físico da empresa ou escritório
- Um endereço de e-mail profissional
Leia também: Boas práticas para uma assinatura de e-mail comercial.
Aumente a visibilidade e o envolvimento online incorporando ícones relevantes de mídia social vinculados a perfis oficiais da empresa. Esta é uma ótima maneira de ter a assinatura de e-mail para realizar algum trabalho de marketing para a organização. Também torna mais fácil para destinatários externos aprender e descobrir mais sobre sua empresa.
Insira o URL do seu site
Direcione os destinatários para informações e recursos adicionais, incluindo o URL do site da empresa na assinatura do e-mail. Isso torna sua assinatura de e-mail mais envolvente e ajuda a direcionar as pessoas ao seu ativo online mais importante – seu site.
Padronize fontes e cores
Mantenha uma aparência de marca elegante, seguindo uma fonte consistente e um esquema de cores alinhado com as diretrizes da marca da sua empresa.
Use isenções de responsabilidade (se aplicável)
Talvez seja necessário incluir isenções de responsabilidade legal em assinaturas de e-mail externas. Isso só será necessário se exigido pelas regulamentações da sua organização ou do setor.
Exemplo de assinatura de e-mail com bloco de aviso legal.
Otimize para dispositivos móveis
Garanta a compatibilidade com dispositivos móveis, mantendo o design responsivo e evitando elementos excessivos que podem não ser exibidos bem em telas menores. Isso é fundamental, pois muitos destinatários acessam e-mails em dispositivos móveis.
Video: Criando uma assinatura de vendas atraente.
A melhor abordagem é usar uma ferramenta projetada para gerenciar assinaturas de e-mail em uma empresa. Isso permitirá que você acesse vários modelos de assinatura de e-mail que já incluem as informações e os elementos necessários para essas assinaturas.
Pensamentos finais
A criação de uma assinatura de e-mail profissional deve ser um processo cuidadosamente planejado. Existem muitos elementos diferentes que suas assinaturas podem incluir, e é essencial garantir que você tenha a marca e os elementos certos para os tipos certos de e-mail.
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