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Realizar uma migração do Google Workspace é uma tarefa importante. Então, por que sua empresa deveria fazer isso?
Ao migrar contas de e-mail para o Google, você pode acessar uma ampla variedade de recursos e funções que a hospedagem básica de e-mail não oferece. Essa pode ser uma maneira fantástica de equipar sua empresa com todas as ferramentas necessárias para uma operação perfeita.
Exploraremos os principais benefícios da migração para o Google Workspace e como sua empresa pode implementar um processo de migração.
Índice
Por que migrar seu e-mail para o Google Workspace?
A migração do Google Workspace pode parecer intimidador, mas o esforço pode valer a pena.
Ao passar por um processo de migração de dados para o Google Workspace, você poderá acessar uma ampla gama de ferramentas (incluindo ferramentas de terceiros no Marketplace) e plataformas vinculadas à sua conta de e-mail. Isso pode ajudá-lo a aumentar a produtividade e, ao mesmo tempo, facilitar o gerenciamento dos dados da sua empresa.
Os usuários migram para aproveitar todas as funções disponíveis em todo o Google Workspace. No entanto, a migração também pode ser feita para melhorar a segurança, a escalabilidade ou a administração.
Ao usar contas do Google Workspace em toda a organização, o gerenciamento de informações e o controle de cada funcionário podem se tornar muito mais fáceis. A maioria dos usuários também está familiarizada com o Google Workspace, portanto, fazer uma migração de e-mail para o Google pode facilitar o trabalho de todos.
Como migrar os dados para o Google Workspace
O Google também oferece um serviço de migração relativamente fácil, permitindo que você continue trabalhando enquanto o projeto de migração está em andamento. Embora possa exigir muito tempo e esforço para migrar dados, fazê-lo por meio do Google Workspace significa interrupções mínimas.
👉 Assista a este vídeo para saber como configurar o serviço de migração de dados.
Os benefícios do Google Workspace contra hospedagem simples de e-mail
Realizar uma migração do Google Workspace traz muitos benefícios. Vamos explorar isso com mais detalhes ao comparar o Google Workspace com a simples hospedagem de e-mail.
Ampla gama de ferramentas de colaboração
O Google Workspace oferece muito mais do que apenas contas de e-mail e espaço de armazenamento na nuvem. Você também obtém acesso a um grande pacote de ferramentas de colaboração e produtividade para trabalho e comunicação.
Essas ferramentas (anteriormente G Suite) incluem:
- Google Docs
- Planilhas do Google
- Google Drive
- Google Meet
- Google Agenda
- Chat
- Apresentações
- Google Forms
- E mais.
Há uma boa chance de sua empresa já usar ferramentas semelhantes no trabalho diário. Ao passar pelo processo de migração para uma conta do Google Workspace, você terá acesso fácil a todas essas ferramentas sob o mesmo capô. Eles também estão todos conectados para fácil colaboração e uso em toda a organização.
Diferentes pessoas podem acessar e usar essas ferramentas simultaneamente, o que permite a colaboração em tempo real. No geral, é uma maneira simples de cobrir uma grande parte das necessidades de colaboração e produtividade da sua empresa.
Isso adiciona um nível extra de conveniência em comparação com provedores de hospedagem como GoDaddy ou HostGator, pois você pode acessar uma gama mais ampla de ferramentas de terceiros.
Endereço de e-mail profissional
O Google Workspace fornece um endereço de e-mail de domínio personalizado (por exemplo, seunome@suaempresa.com). Isso parece mais profissional e adiciona credibilidade à sua comunicação.
O endereço de e-mail de cada usuário pode ser exclusivo e personalizado, para que você não precise se preocupar com a marca do Gmail em suas mensagens de e-mail. Configurar isso para usuários migrados também é um processo simples.
Muitas pessoas estão familiarizadas com o funcionamento do Gmail, portanto, geralmente é preferível configurar um endereço de e-mail profissional com o Google em vez de usar um provedor de hospedagem diferente para fazer isso.
Armazenamento na nuvem
Quando você migra contas antigas para o Google Cloud, tudo fica no Google Drive. Este é um espaço de armazenamento em nuvem onde você pode armazenar e acessar seus arquivos de qualquer lugar com conexão à Internet.
Isso elimina a necessidade de dispositivos de armazenamento físico e permite fácil troca de arquivos online. Você também pode acessar quanto espaço sua empresa precisar no Google Drive.
Manter tudo na nuvem é extremamente conveniente – especialmente se sua empresa trabalha remotamente e precisa acessar tudo online.
Os aplicativos do Google Workspace também estão disponíveis em celulares. Isso significa que você pode acessar facilmente seu e-mail, documentos e arquivos em qualquer lugar.
O espaço de armazenamento em nuvem adicional é algo que muitos provedores de hospedagem não oferecem se você os usar apenas para seu endereço de e-mail e hospedagem na web.
Recursos de segurança
A segurança é uma grande consideração na migração de dados e no gerenciamento do seu sistema de e-mail. Como um dos provedores de e-mail mais confiáveis, seus dados estão seguros no Google.
O Google Workspace oferece recursos avançados de segurança, incluindo autenticação de dois fatores, criptografia e atualizações regulares de segurança. Isso protege seus e-mails e documentos contra acesso não autorizado e violações de dados.
E como tudo fica armazenado na nuvem, você não precisa se preocupar em perder documentos importantes.
Escalabilidade
Um dos principais motivos pelos quais tantas empresas migram para o Google Workspace é a facilidade com que você pode adicionar novos usuários e dimensionar o sistema para atender às necessidades da sua empresa.
O Google Workspace pode ser facilmente dimensionado para acomodar as necessidades de qualquer empresa em crescimento. Você pode adicionar ou remover usuários à medida que sua organização muda e paga apenas pelo número de usuários que possui.
Isso o torna uma solução ideal para pequenas empresas ou grandes corporações. Se você estiver usando um provedor de hospedagem diferente para gerenciar o endereço de e-mail da sua empresa, adicionar novos usuários poderá ser mais complicado.
Administração centralizada
Para empresas, o Google Workspace oferece ferramentas de administração centralizadas que permitem gerenciar contas de usuários, configurações de segurança e permissões de acesso em um único console.
Isso é ideal, pois você pode controlar cada conta de usuário com facilidade. Há muitos fatores envolvidos no gerenciamento de contas do Google, portanto, ter controle total sobre elas é muito conveniente para as empresas.
Comparado ao controle de sua conta de e-mail por meio de um simples provedor de hospedagem de e-mail, o Google adiciona um novo nível de conveniência e acessibilidade para as empresas.
O que considerar antes da migração para o Google Workspace
Esteja você migrando de uma conta do Microsoft 365, Apple iCloud ou hospedagem simples de e-mail, há muitos fatores a serem considerados antes de migrar dados. Aqui estão alguns dos mais importantes:
Entenda sua configuração de e-mail atual
Avalie sua plataforma de hospedagem de e-mail existente e conheça todos os detalhes que isso envolve.
Entenda o número de usuários, a capacidade de armazenamento e qualquer integração com outras ferramentas. Isso é importante antes de migrar contas de e-mail, pois você precisa saber quais requisitos seu Google Workspace precisará atender.
Preparação pré-migração
Planeje como você migrará e-mails, contatos, agendas e arquivos existentes para o Google Workspace.
Felizmente, o Google fornece ferramentas e recursos de migração para facilitar esse processo. Você também precisará estabelecer o protocolo IMAP e os requisitos do servidor IMAP antes do processo de migração de dados.
Idealmente, você quer importar as mensagens de e-mail do antigo serviço para o Gmail dos funcionários. Pode fazer isso recriando as contas de e-mail com as descrições, e usando IMAP para transferi as mensagens.
Configuração de domínio personalizado
Escolha qual domínio personalizado você deseja usar para seus endereços de e-mail, caso ainda não o tenha feito.
Após escolhido, você precisará se preparar para configurar os registros DNS para apontar para os servidores do Google para entrega de e-mail. Tome conhecimento que a propagação completa do DNS pode levar mais do que 48 horas.
Treinamento e adoção de usuários
Uma parte importante da migração é configurar todos os novos usuários e garantir que eles entendam como o Google Workspace funciona.
Pense em como você treinará seus usuários sobre os recursos e funcionalidades do Google Workspace. Desenvolva um plano de adoção para incentivar sua equipe a usar as novas ferramentas de maneira eficaz.
Entenda suas necessidades de integração
Identifique quaisquer aplicativos ou serviços de terceiros que você usa atualmente e que precisam ser integrados ao Google Workspace. Certifique-se de que o Google oferece suporte às integrações necessárias.
Felizmente, o Google se integra perfeitamente a muitos aplicativos de terceiros diferentes – algo que seu plano básico de hospedagem de e-mail pode não fazer.
Fase de teste e piloto
Poderia ser uma boa ideia realizar uma migração em pequena escala como piloto para identificar potenciais problemas antes de migrar todos os utilizadores. Como você gerenciará e moverá muitos dados, executar um teste em pequena escala pode ser uma medida valiosa.
Certifique-se de testar todos os recursos relevantes, migração de dados e experiências do usuário durante esta fase para garantir que o Workspace funcione bem para suas necessidades.
Entenda o suporte disponível
Familiarize-se com as opções de suporte do Google, incluindo documentação, fóruns da comunidade e canais de suporte direto.
O Google oferece uma excelente equipe de suporte e saber como contatá-la é importante quando você conduz a mudança.
Aplicativos de terceiros Google Workspace Marketplace
O Google Workspace Marketplace permite aos usuários instalar aplicativos de terceiros que podem ser integrados diretamente nas ferramentas de produtividade do Google. Oferecendo uma grande variedade de aplicativos que abrangem desde o gerenciamento de projetos até a automação de marketing.
A seguir, listamos 5 aplicativos de terceiros que são recurso inestimável para empresas e funcionários que procuram otimizar seus fluxos de trabalho digitais e aumentar a produtividade. Fornecendo soluções personalizáveis para atender a uma ampla gama de necessidades e preferências.
1. Gerenciamento de assinaturas de e-mail: Bybrand
Procurando uma solução conveniente para criar e gerenciar assinaturas de e-mail do Gmail em suas contas de e-mail do Google? Experimente a Bybrand para ver como a plataforma pode ajudar sua organização a criar assinaturas de e-mail profissionais com facilidade.
Link: Aplicativo da Bybrand no Google Workspace Marketplace.
2. Suporte ao cliente: Freshdesk
Freshdesk é o software de suporte ao cliente que auxilia empresas em todo o mundo a fornecer um suporte melhor. A extensão do Freshdesk para Gmail recupera informações de contato e todos os tickets recentes deste cliente, fornecendo-lhe o contexto completo necessário para começar a trabalhar no ticket mesmo antes de enviar a primeira resposta.
Link: Freshdesk no Google Workspace Marketplace.
3. CRM de vendas: Freshsales
Dos mesmos fornecedores do Freshdesk, o Freshsales é um CRM completo para equipes de vendas de alta velocidade, repleto de recursos como e-mail integrado, telefone integrado, rastreamento do comportamento do usuário, pontuação de leads, gerenciamento de negócios, automação da força de vendas, relatórios personalizáveis e integrações.
Link: Freshsales no Google Workspace Marketplace.
4. Assinatura de documentos importantes: DocuSign
DocuSign é uma plataforma líder de mercado que permite a empresas e indivíduos gerenciar acordos eletrônicos de forma eficiente e segura. Com uma variedade de produtos e soluções, a DocuSign transforma processos complexos e demorados em experiências simples e digitais.
Link: DocuSign no Google Workspace Marketplace.
5. Reuniões online e videoconferências: Whereby
O Whereby é uma solução de videochamada inovadora, projetada para oferecer uma experiência de comunicação segura, confiável e fácil de usar. A plataforma é extremamente amigável ao usuário, proporcionando uma experiência tranquila e repleta de recursos, totalmente personalizável para se adequar à sua marca e necessidades.
Link: Whereby no Google Workspace Marketplace.
Conclusão final
Se você estiver pronto para iniciar a migração, certifique-se de compreender todas as principais considerações a serem feitas. Ao ter um plano de implementação claro, você poderá migrar todos os seus dados e processos com muito mais eficiência. Quando bem feita, a migração do Google Workspace pode ser uma das melhores ações que sua empresa toma.
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