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Potresti utilizzare una firma e-mail professionale simile a quella qui sotto. Ma lo fanno anche tutti i membri della tua organizzazione?
Probabilmente no.
Può essere difficile motivare i dipendenti a utilizzare le firme e-mail, anche se le firme e-mail giuste possono offrire a loro e all’azienda diversi vantaggi.
Per aiutarti, ecco alcuni consigli per motivare i dipendenti a utilizzare la firma aziendale nelle loro e-mail. Includiamo anche alcune best practice per esempi di firme e-mail.
L’importanza di utilizzare una firma e-mail per i dipendenti
Creare una firma e-mail professionale per i dipendenti offre molti vantaggi all’azienda. Ecco alcuni dei principali motivi per cui è una buona idea.
Professionalità
Una firma e-mail ben fatta rafforza la professionalità.
Le firme e-mail aziendali forniscono i dettagli di contatto essenziali, come il nome del dipendente, la qualifica, l’azienda, il numero di contatto e l’indirizzo e-mail. Queste informazioni assicurano che i destinatari abbiano i punti di contatto necessari per ulteriori comunicazioni o chiarimenti.
Credibilità e fiducia
Una firma e-mail professionale aggiunge credibilità al mittente. Aiuta a stabilire un rapporto di fiducia tra il mittente e il destinatario, in quanto indica che l’email proviene da una fonte ufficiale.
Personalizzazione e coinvolgimento
Includere elementi personali come una breve citazione, le icone dei social media o una piccola immagine può aggiungere un tocco di personalità alle tue email. Questo può aiutare il coinvolgimento e la creazione di legami più forti con le persone con cui comunichi.
I motivi più comuni per cui i dipendenti non utilizzano la firma e-mail dell’azienda
Anche se l’utilizzo di una firma e-mail a livello aziendale ha i suoi vantaggi, molti dipendenti scelgono di non utilizzarla. Ecco alcuni motivi comuni.
Ignoranza o mancanza di formazione
Alcuni dipendenti potrebbero non essere pienamente consapevoli dell’importanza di utilizzare una firma e-mail aziendale. Se non hanno ricevuto una formazione adeguata o una guida sul perché la firma aziendale è importante, potrebbero trascurare di usarla.
Sfide tecniche
I dipendenti potrebbero non sapere come impostare o aggiornare la firma e-mail nel loro client di posta elettronica. Devi assicurarti di fornire le risorse e le istruzioni necessarie per semplificare le cose.
In alternativa, può essere utile utilizzare un generatore di firme e-mail. In questo modo le organizzazioni possono aggiornare e gestire facilmente le firme e-mail dei dipendenti, invece di lasciare che siano i dipendenti a occuparsene.
Utilizzo della posta elettronica mobile
Le firme e-mail potrebbero non essere visualizzate bene su un telefono cellulare od occupare troppo spazio nell’area limitata dello schermo. Per questo motivo i dipendenti potrebbero evitare di utilizzarle.
Ecco perché i migliori strumenti per firme e-mail professionali includono opzioni ottimizzate per i dispositivi mobili.
Mancanza di opzioni di personalizzazione
Alcuni dipendenti potrebbero sentirsi limitati dalla firma standardizzata dell’azienda, desiderando più opzioni di personalizzazione che si adattino meglio alle loro preferenze individuali o al loro ruolo lavorativo.
Per questo motivo è una buona idea permettere loro di utilizzare le proprie foto profilo e di includere le proprie informazioni nella firma, piuttosto che limitarsi al logo dell’azienda e alle informazioni generali di contatto.
Guarda un bellissimo esempio di firma con foto della testa.
In questo modo possono creare una firma e-mail personale, che può essere utile sia per le comunicazioni interne che per quelle esterne all’azienda.
I vantaggi dell’uso di una firma e-mail aziendale
Utilizzare una firma e-mail per tutta l’azienda è una buona idea per molti motivi. Ecco alcuni dei principali.
Firme e-mail
Includere il logo aziendale, i colori del marchio e la tagline nella firma dell’e-mail rafforza il riconoscimento del marchio. Aiuta a rafforzare il tuo marchio e fa sì che ogni email inviata sia una sottile opportunità di marketing, aumentando la consapevolezza e la visibilità del marchio.
Marketing delle firme e-mail
Puoi utilizzare le firme e-mail per scopi di marketing, ad esempio inserendo link a promozioni, eventi imminenti o lanci di prodotti. In questo modo puoi indirizzare il traffico verso pagine di destinazione specifiche, aumentando il coinvolgimento e i tassi di conversione.
Abilitazione alle vendite
Per i team di vendita, le firme e-mail possono essere un ulteriore strumento di vendita. Le firme e-mail aziendali giuste possono includere una breve proposta di valore, un link a casi di studio o testimonianze, oppure un’evidenziazione delle promozioni in corso. In questo modo è possibile influenzare in modo sottile i potenziali clienti, favorendo il processo di vendita.
Assistenza clienti
Le firme e-mail possono essere preziose per i team di assistenza clienti. Possono includere informazioni di contatto dirette o link a risorse di auto-aiuto, FAQ o articoli della knowledge-base. L’inclusione di queste informazioni offre un’assistenza più rapida ed efficiente ai clienti.
Promozione trasversale e collaborazione interdipartimentale
Le firme e-mail possono essere utilizzate per promuovere altri reparti o iniziative all’interno della tua azienda. Ad esempio, le campagne di marketing possono essere evidenziate nelle firme dei team di vendita, favorendo la collaborazione e il supporto tra i diversi reparti.
Come creare una firma e-mail aziendale accattivante
Che si tratti di una firma e-mail individuale o di un modello di firma applicato a tutta l’azienda, ci sono alcuni elementi chiave che devi includere. Ecco alcuni consigli essenziali per una firma e-mail efficace.
Mantieni un linguaggio semplice e conciso
Guarda un qualsiasi esempio di firme e-mail e noterai che le migliori sono semplici. Evita il disordine e le informazioni eccessive. Inserisci solo i dati principali come il nome del dipendente, la qualifica, il nome dell’azienda, il numero di telefono e un link al sito web dell’azienda.
Rendilo facile da leggere
Usa un tipo e una dimensione di carattere chiari. Attieniti a caratteri standard che siano facilmente leggibili su diversi dispositivi e client di posta elettronica.
Aggiungi elementi interattivi (con attenzione)
Considera la possibilità di aggiungere elementi cliccabili come pulsanti o banner ipertestuali per le promozioni o i link ha social media. Questo è possibile con una firma e-mail in HTML.
Considera la reattività dei dispositivi mobili
Testa la firma su diversi dispositivi e piattaforme e-mail per assicurarti che venga visualizzata correttamente e mantenga la sua leggibilità sui dispositivi mobili.
Includi una CTA
Incoraggia i destinatari a compiere un’azione includendo una CTA sottile, come programmare un incontro, visitare un sito web o scaricare una risorsa.
Standardizzare l’azienda
Stabilisci delle linee guida per le firme e-mail per garantire la coerenza tra tutti i dipendenti. Fornisci modelli o strumenti per semplificare il processo di creazione.
Nel video qui sotto puoi vedere come creare una firma standard per tutti i dipendenti da un file CSV utilizzando Bybrand Departments.
Come motivare i tuoi dipendenti a utilizzare la firma e-mail aziendale
Come abbiamo stabilito, far sì che i dipendenti utilizzino la tua firma e-mail aziendale è importante. Ecco alcuni consigli e tattiche per aiutarti a raggiungere questo obiettivo.
Formazione e istruzione
Offri sessioni di formazione o risorse che spieghino perché la tua firma e-mail aziendale è importante. Evidenzia come contribuisce alla professionalità, al branding e a una comunicazione più efficace.
Sottolinea i vantaggi dell’utilizzo della firma, come ad esempio:
- migliorare l’immagine dell’azienda
- promuovere la fiducia nei confronti dei clienti
- facilitare la comunicazione
Dai il buon esempio
Incoraggia i dirigenti o i dipendenti più influenti a utilizzare e promuovere la firma e-mail standardizzata. Quando i leader iniziano a farlo, stabiliscono uno standard che gli altri dovranno seguire.
Rendi tutto più semplice
Offri strumenti o modelli di facile utilizzo per semplificare il processo di creazione e implementazione della firma e-mail. Assicurati che i dipendenti abbiano facile accesso a queste risorse.
Coinvolgi i dipendenti nel processo
Coinvolgi i dipendenti nel processo decisionale relativo al design o al contenuto della firma e-mail. Questo può aumentare il loro senso di appartenenza e l’interesse per l’utilizzo della firma.
Come Bybrand ti aiuta a incoraggiare i dipendenti
L’utilizzo di un generatore di firme e-mail come Bybrand semplifica l’utilizzo delle firme e-mail da parte dei dipendenti della tua organizzazione. Ecco perché:
- Modelli di firma professionali: Bybrand offre modelli di firma professionali e personalizzabili per un look raffinato.
- Integrazioni con piattaforme CRM e di assistenza: La perfetta integrazione con Zoho CRM, Google Workspace e Freshdesk consente di applicare facilmente le firme all’interno di queste piattaforme.
- Firme e-mail con marchio: Bybrand ti permette di creare facilmente firme personalizzate.
- Facilità di implementazione: Chiunque può creare e personalizzare la propria firma e-mail con il semplice editor drag-and-drop.
- Coerenza e conformità: Lo strumento offre modelli di firma standardizzati che rispettano le linee guida del tuo marchio e i requisiti legali.
- Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: L’approccio di Bybrand alla firma e-mail incoraggia il coinvolgimento dei dipendenti e il senso di appartenenza.
- Implementazione rapida: Oltre alle integrazioni che ti permettono di distribuire la firma sull’account del dipendente, Bybrand offre anche metodi manuali come l’invio massivo e la condivisione della firma.
- Automazione: La funzione dipartimenti genera firme automatiche in base all’elenco dei dipendenti che invii a Bybrand, che può avvenire tramite un file CSV o un’integrazione come Google Sheets.
Pensieri finali
Quando tutti utilizzano le firme e-mail aziendali, puoi ottenere un notevole incremento dell’efficacia del branding e del marketing.
Quindi, sottolinea i vantaggi della firma, utilizza un buon generatore di firme e-mail e assicurati che la firma sia facile da implementare. Questo ti aiuterà a convincere tutti i tuoi dipendenti ad adottare le firme e-mail in modo da garantire un’immagine aziendale coesa.
Crea la tua prima firma e-mail con Bybrand
Bybrand offre la possibilità di generare, amministrare e distribuire firme e-mail essenziali per i tuoi dipendenti.
