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Sin dagli albori della posta elettronica, ormai quasi tre decenni fa, le persone hanno utilizzato l’email aziendale per comunicare tra le organizzazioni e un account separato per le email personali, utilizzate per comunicare con amici, familiari e gestire la vita amministrativa in generale.
In questo articolo ci occuperemo dell’uso delle firme e-mail aziendali e di quelle personali.
L’uso di una firma e-mail personale rispetto a una firma aziendale
La regola non scritta ma ovvia è che non dovresti usare l’email aziendale per uso personale, così come non dovresti usare l’email personale per condurre affari aziendali.
Mentre le aziende si stanno impegnando in questo senso, i dati mostrano che la tendenza ad avere due account di posta elettronica è in crescita. Sebbene molte persone abbiano più account di posta elettronica, in media gli utenti sono passati da 1,75 account di posta elettronica di quattro anni fa a 1,86 nel 2022.
All’inizio del 2019 esistevano quasi 3,8 miliardi di account e-mail. Radicati prevede che questo numero raggiungerà i 4,2 miliardi entro la fine del 2022.
Studio del Gruppo Radicati
Questo potrebbe essere dovuto in parte all’esplosione del numero di persone che avviano un’attività in proprio e/o che entrano a far parte della gig econome. E poiché “catlover12345@email.com” non ispira fiducia, i freelance, gli studenti, le imprese individuali e gli influencer si stanno iscrivendo per creare indirizzi e-mail dall’aspetto professionale. Questi sono accompagnati da firme e-mail dall’aspetto professionale.
Per quanto riguarda le aziende, le firme e-mail sono per lo più gestite dai dipartimenti delle risorse umane o dai responsabili di reparto. Questi devono assicurarsi che le firme dei dipendenti siano professionali e che riflettano l’identità del marchio aziendale.
In un mondo in rapida evoluzione, è fondamentale che i manager si tengano aggiornati sulle tendenze in fatto di firme e-mail e che abbiano a disposizione strumenti professionali per apportare modifiche al volo.
Firme e-mail personali: perché e come
Creare una firma e-mail personale è facile e veloce e può servire a molti scopi.
In primo luogo, può aiutare i tuoi amici e la tua famiglia a trovarti su altre piattaforme.
In secondo luogo, crea una firma dall’aspetto professionale, sia che tu stia cercando lavoro sia che tu stia contattando il servizio clienti o la tua banca, ad esempio.
Puoi anche usarlo per pubblicizzare il tuo marchio personale se sei un libero professionista o un imprenditore.
Creazione di firme e-mail personali
Scoprirai che la maggior parte delle grandi piattaforme di posta elettronica ha un proprio generatore di firme e-mail integrato. Questi variano in base a ciò che ti permettono di fare, ma con un po’ di perseveranza dovresti essere in grado di creare qualcosa che sia utile e che abbia un aspetto gradevole.
Per creare una firma personale, i client di web email di solito richiedono solo pochi clic nelle Impostazioni e seguono le istruzioni.
Esistono anche numerosi generatori di firme e-mail, sia a pagamento che gratuiti, che si integrano con i principali provider di posta elettronica come Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo, Thunderbird e i client Office 365.
Qui abbiamo tre opzioni di generatori di firme e-mail gratuiti.
Non tutti gli strumenti e i generatori di firme e-mail sono uguali.
Quando cerchi un generatore di firme e-mail gratuito o su abbonamento per la tua posta elettronica personale, prenditi il tempo per curiosare. Cerca i generatori di firme di posta elettronica che abbiano le caratteristiche che ti saranno utili.
Ad esempio, stai cercando un generatore di firme ottimizzato per i dispositivi mobili, in modo che le persone possano visualizzare facilmente la tua firma sui loro dispositivi mobili. Inoltre, vorrai avere a disposizione diversi modelli tra cui scegliere, oltre a funzioni bonus come le gallerie di icone.
Tieni presente che il livello di creatività che puoi ottenere con un generatore di firme e-mail personali varia parecchio. La maggior parte dei generatori sono piuttosto basilari e costringono gli utenti ad accettare qualcosa che magari non è reattivo o facilmente personalizzabile.
Per questo motivo potrebbero non essere la scelta migliore per le aziende che vogliono creare firme dall’aspetto professionale che riflettano il loro marchio.
Quali informazioni includere nella tua firma e-mail personale?
Sta a te decidere cosa aggiungere alla tua firma e-mail personale utilizzando un creatore di firme e-mail. Ma ecco alcuni suggerimenti:
- Nome, cognome e pronomi
- Una tua foto
- Il tuo numero di cellulare o il tuo numero di telefono diretto
- Un collegamento di video chat per connettersi visivamente con gli amici
- Un portfolio personale se stai cercando lavoro
- Icone di siti web/post di blog/canali di social media con URL se sei un libero professionista o un imprenditore e vuoi indirizzare le persone verso la tua attività.
Mantieni la tua firma pulita e ordinata, utilizzando solo due colori complementari e lo stesso carattere. Inoltre, assicurati che tutti i link, le pagine dei social media e il tuo numero di contatto siano cliccabili.
Inoltre: guarda il video, aggiungendo i collegamenti ipertestuali al telefono e all’e-mail.
Cos’è una firma e-mail professionale?
Una firma e-mail professionale è una sezione di un’e-mail che funge da firma e contiene le tue informazioni professionali. Per questo motivo, molti utilizzano le firme e-mail come un efficace strumento di branding per indirizzare il traffico verso le proprietà digitali, dove può generare contatti.
Nelle e-mail che contengono principalmente testo, una firma e-mail professionale e dal design accattivante risalta immediatamente e aggiunge valore al contenuto.
Una firma e-mail con marchio ha superato le firme semplici in ogni caso!
Perché hai bisogno di una firma e-mail aziendale?
Ci sono diversi motivi per cui i dipendenti della tua azienda dovrebbero avere tutti una firma e-mail aziendale.
In primo luogo, trasmette professionalità. È come un biglietto da visita: dà credibilità ai tuoi dipendenti fornendo i dettagli di contatto e le informazioni sull’azienda.
In secondo luogo, se tutti i dipendenti utilizzano lo stesso modello di firma e-mail, puoi aumentare il riconoscimento del marchio.
I clienti riconosceranno immediatamente le e-mail inviate dalla tua azienda e saranno costantemente esposti al tuo marchio. Quando avranno interazioni positive con i tuoi dipendenti, li assoceranno alla tua azienda. Questo ti permette di costruire relazioni migliori con i tuoi clienti.
Infine, le firme e-mail professionali mostrano ai tuoi clienti come contattarti. In questo modo si creano più canali di comunicazione e i clienti possono trovare più facilmente i profili social, il sito web o il numero di telefono della tua azienda.
Cosa includere in una firma e-mail professionale
Le firme e-mail dei dipendenti di un’organizzazione dovrebbero includere le stesse informazioni essenziali:
- Nome e cognome
- Titolo di lavoro e dipartimento
- Dettagli di contatto
- Icone del profilo sociale dell’azienda e link ha social media
- Invito all’azione
- Esonero di responsabilità del settore o requisiti legali
- Logo aziendale
- Foto del dipendente (non è richiesta, ma aggiunge un tocco personale!)
Firme e-mail aziendali diverse per i vari ruoli
Ogni lavoratore o reparto ha un insieme unico di obblighi. Quindi la loro firma e-mail può richiedere più o meno campi.
Ad esempio, un professionista delle vendite potrebbe voler aggiungere un link per la video chat e uno per le promozioni o la vendita di biglietti per un evento. Potrebbe anche volere che il suo gestore di firme e-mail sia in grado di integrarsi con software di terze parti come Google Sheets o il suo CRM di vendita.
La firma e-mail del CEO di un’azienda è un’opportunità considerevole per fare rete con gli stakeholder, i clienti e gli utenti. Hanno bisogno di una firma e-mail professionale che venga visualizzata correttamente su tutti gli account di posta elettronica e che possa essere creata in HTML, il che consente un’iper-personalizzazione.
Nessuno invia più email commerciali degli avvocati. Per loro è necessaria una firma e-mail professionale che indichi chiaramente i servizi che offrono. Inoltre, deve includere tutte le informazioni pertinenti, come richiesto da quello che è essenzialmente un documento legale.
Esempi di firme e-mail professionali
Ecco tre buoni esempi di firme e-mail da utilizzare nella tua attività per comunicare con i clienti nei prossimi messaggi. Puoi anche cliccare sull’immagine per essere reindirizzato a un sito con più opzioni.
Modello 1:
Modello 2:
Modello 3:
Pensieri finali
Il punto è che tutti noi separiamo gli account di posta elettronica aziendali da quelli personali. Le usiamo per scopi diversi, quindi è importante considerare la tua firma e-mail separatamente per ognuna di esse.
L’immagine o i colori utilizzati in una firma personale potrebbero non essere adatti a una firma aziendale. Per questo motivo, è meglio che le aziende gestiscano le firme dei dipendenti con un gestore di firme e-mail professionale. In questo modo le firme saranno uniformi e mostreranno professionalità a clienti e committenti.
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Bybrand offre la possibilità di generare, amministrare e distribuire firme e-mail essenziali per i tuoi dipendenti.
