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Nell’era digitale, le firme HTML sono cruciali. Forniscono informazioni aziendali, espongono il marchio e funzionano come strumento di marketing a basso costo. Le firme e-mail scadenti mancano di professionalità e rendono difficile il contatto su canali alternativi. Le firme di qualità migliorano l’immagine aziendale e aumentano il traffico verso il sito web e i social media.
Cosa rende una firma e-mail sbagliata?
- Firme e-mail con solo immagine
- Informazioni sbagliate o link non funzionanti
- Informazioni in quantità eccessiva
- Firma semplicistica. (Att, il tuo nome).
È quindi importante che tutti gli account di posta elettronica dei tuoi dipendenti abbiano firme e-mail dall’aspetto professionale e Bybrand lo rende facile.
Le migliori pratiche per creare una firma professionale e affascinante
Ora ti chiederai cosa rende una buona firma e-mail. Per aiutarti, abbiamo raccolto le migliori pratiche per la creazione delle firme e-mail aziendali. Questi consigli ti aiuteranno a creare coerenza tra le firme e-mail dei tuoi dipendenti e a rafforzare positivamente l’immagine del tuo marchio.
1. Usa un font standard
Se il destinatario di un’e-mail non ha il font che usi scaricato sul suo computer, vedrà solo il font di riserva. Risparmia un po’ di tempo e usa un font di testo standard. Questi sono presenti praticamente su tutti i sistemi.
I font di testo standard sono Arial, Verdana e Times New Roman. Questi font sono facili da leggere e hanno un aspetto professionale.
Invece di utilizzare più font per far risaltare i diversi dettagli, varia la dimensione del carattere. In alternativa, puoi mettere in grassetto parte del testo per evidenziare quelle parti della tua firma e-mail HTML professionale.
Guarda come funziona l’editor di firme e-mail di Bybrand con i font.
2. Evita di utilizzare solo immagini
È utile includere un’immagine nella firma della tua e-mail aziendale. Se i tuoi dipendenti inseriscono una loro foto, danno alle loro email un tocco più personale che un logo o un testo semplice non possono eguagliare.
Questo è utile se operi in un settore in cui tu e i tuoi dipendenti interagite regolarmente con i clienti. Tuttavia, se preferisci, puoi scegliere di includere un’immagine del logo della tua azienda invece delle foto dei dipendenti.
Qui abbiamo una firma e-mail che utilizza il logo dell’azienda come esempio:
In questa guida spiegheremo perché è importante aggiungere un logo alla tua firma e-mail.
Perché dovresti aggiungere un logo alla tua firma e-mail.
Qualunque sia l’opzione scelta, la firma e-mail non deve essere solo un’immagine. Sebbene possa sembrare bella (un bel design), non è funzionale. Le firme e-mail aziendali devono facilitare il più possibile l’accesso dei destinatari ad altre modalità di contatto con l’azienda.
Esempio di firma e-mail creata con Canva, con la sola immagine.
Ad esempio, se includi un link al sito web della tua azienda, vuoi che il destinatario della tua email possa cliccare su quel link ed essere indirizzato al sito. Lo stesso vale per i numeri di contatto. Questo non è possibile se il numero di contatto e il link all’URL dell’azienda sono inclusi in un’immagine.
Alcuni dispositivi e servizi di posta elettronica hanno anche impostazioni predefinite che bloccano le immagini. Se dovessi usare un’immagine da sola, i dipendenti non potrebbero vederla e non avrebbe senso averla. Per questo motivo, è necessario includere sia un testo che un’immagine nelle firme e-mail dei tuoi dipendenti.
In questo esempio, puoi vedere che Gmail con il blocco delle immagini non visualizza la firma e-mail.
Leggi di più: Guida completa alle firme e-mail in HTML.
3. Aggiungi i tuoi dati di contatto
Nell’era digitale di oggi, le firme HTML professionali hanno funzionalità simili a quelle dei biglietti da visita. Rappresentano i tuoi dipendenti in modo professionale e devono includere i dati di contatto dell’azienda. In questo modo i destinatari hanno la possibilità di contattare la tua azienda in modo alternativo, il che è utile se si tratta di una questione urgente.
Se utilizzi semplicemente del testo semplice, perdi l’opportunità di indirizzare il traffico verso il tuo sito web, il tuo blog o i tuoi social media. Assicurati quindi di includere i dati di contatto e l’HTML cliccabile (per saperne di più).
Guarda l’e-mail che abbiamo ricevuto da Brandon Shin, cofondatore di Polymail. Il messaggio di posta elettronica non è male, ma c’è un margine di miglioramento. Alla fine, potevano fare un po’ meglio utilizzando una firma HTML e non un testo semplice.
Per le e-mail di marketing o transazionali, che sono automatiche, puoi utilizzare una firma e-mail minimalista.
È difficile prescrivere i dati di contatto universali che dovrebbero essere inclusi in ogni firma e-mail. La natura della tua firma e-mail dipende dalla natura del tuo lavoro.
Tuttavia, quasi tutte le firme HTML aziendali dovrebbero includere almeno i seguenti elementi:
- Nome del dipendente
- Il nome e/o il logo della società
- Un link al sito web dell’azienda
- La posizione che il dipendente occupa nell’organizzazione
- E almeno un modo alternativo per contattare l’azienda.
Alcune aziende includono anche lo slogan dell’azienda o l’indirizzo e-mail del dipendente per renderlo facilmente accessibile.
Le firme professionali HTML dei tuoi dipendenti devono essere informative, ma non ingombranti. Cerca di evitare informazioni inutili, come indirizzi e-mail alternativi o più di un numero di contatto.
4. Includere avvisi legali
L’applicabilità delle clausole di esclusione di responsabilità nelle firme HTML professionali è diversa in ogni paese. Tuttavia, è consigliabile che alcuni settori specifici, in particolare quello legale, bancario e finanziario, includano una clausola di esclusione della responsabilità nella firma della tua e-mail aziendale.
La clausola di riservatezza è un elemento fondamentale di tutte le firme e-mail professionali. Questa clausola indica che l’email è privata e destinata solo al destinatario.
Un esempio di clausola di riservatezza è:
IMPORTANTE: Ti ricordiamo che le informazioni contenute in questa e-mail e gli eventuali allegati sono riservati. Se hai ricevuto questa e-mail per errore, ti preghiamo di informare tempestivamente il mittente e di non divulgare o fare copie del contenuto di questa e-mail, compresi gli allegati.
Fonte https://www.bybrand.io/it/editor/disclaimer
Altri elementi da includere in un avviso legale sono:
- clausole di esclusione della responsabilità
- clausole di sicurezza (avvertimento contro la protezione dei virus)
- e le clausole di conformità normativa.
Ricorda che vuoi proteggere la tua azienda, ma non vuoi nemmeno includere troppe cose inutili nella tua firma e-mail aziendale. Quando decidi cosa includere nelle firme HTML professionali dei tuoi dipendenti, considera la natura della tua attività e la tua necessità di protezione legale.
Esonero di responsabilità per le firme e-mail – esempio 1
Un esempio di disclaimer è separato dalla lingua.
Esonero di responsabilità per le firme e-mail – esempio due
Molti settori non hanno bisogno di avvisi legali. Quindi, includerne una anche se non è necessario, non farebbe altro che ingombrare le firme e-mail della tua azienda.
5. Firme e-mail HTML cliccabili
Come già detto, vuoi che alcune parti delle firme HTML professionali della tua azienda indirizzino il destinatario dell’e-mail altrove. Le firme e-mail aziendali che lo fanno si chiamano firme HTML cliccabili. Ti abbiamo già consigliato di rendere cliccabili il numero di contatto e l’URL del sito web della tua azienda.
Altri link cliccabili che dovresti includere sono i link alle piattaforme di social media dell’azienda. Tra queste vi sono LinkedIn, Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram, ecc.
Tuttavia, assicurati che queste piattaforme siano aggiornate e rilevanti. Non includere il maggior numero possibile di piattaforme di social media solo per il gusto di farlo. Lo scopo è quello di indirizzare il traffico verso questi siti. Se queste piattaforme non sono aggiornate, l’azienda non ne trarrà alcun beneficio.
Esempio di firma e-mail in HTML
Nel nostro esempio qui sotto, il telefono, il sito web e i social network ricevono un link cliccabile.
In questo secondo esempio, abbiamo un banner cliccabile.
Inoltre, puoi trovare alcuni esempi di firme e-mail HTML cliccabili nella galleria Bybrand.
6. Pronomi nelle firme e-mail
Hai mai ricevuto una risposta e hai visto che la persona ha usato dei pronomi nella sua firma e-mail professionale? Ad esempio “lui” o “lei”. Allora ti sarai chiesto: “Perché le persone usano i pronomi nelle loro firme e-mail?”.
Se ti stai chiedendo come aggiungere i pronomi alla tua firma e-mail, continua a leggere per scoprire come fare. Infatti, questa sezione con link esterni ti insegnerà come aggiungere pronomi come “lei/lui”, “loro/lei” e altri pronomi di genere neutro alle tue firme in HTML.
Leggi e guarda il video di YouTube su come aggiungere o rimuovere una riga di titolo nella firma e-mail. Oppure guarda il video tutorial su come aggiungere i pronomi per tutti gli utenti di Google Workspace.
7. Firme e-mail con GIF animate
Le firme e-mail con GIF animate sono un modo eccellente per aggiungere divertimento ed emozione alle tue e-mail. Sono anche un ottimo modo per creare un look più professionale. Le GIF animate non solo rendono le tue email più attraenti dal punto di vista visivo, ma rendono anche i tuoi messaggi più coinvolgenti.
8. Citazioni per le firme e-mail
Non solo le frasi o le citazioni motivazionali possono ispirare il lettore, ma possono anche ricordarti i tuoi valori e le tue convinzioni fondamentali. Una citazione nella tua firma HTML può anche essere un ottimo spunto di conversazione nelle e-mail, aiutando a rompere il ghiaccio e ad avviare conversazioni significative.
Inoltre, le citazioni possono essere utilizzate per aggiungere un tocco di umorismo o di conforto alle tue e-mail. Inoltre, possono dimostrare che hai a cuore i tuoi clienti, perché dimostrano di conoscere i loro interessi e le loro preferenze.
Esempio di firma e-mail con una citazione motivazionale:
9. Firma in chiaro senza immagini
Se preferisci non aggiungere troppi elementi grafici alla tua firma, la soluzione è una firma in testo semplice. Nessuna immagine.
Il vantaggio di una firma e-mail in testo semplice è la compatibilità con diversi dispositivi. Tutti i client di posta elettronica possono aprire e visualizzare le e-mail in testo semplice senza problemi. Questo garantisce che il tuo messaggio venga visualizzato esattamente come lo hai inviato.
Le firme e-mail di base sono leggere: è sufficiente fornire il tuo nome, la tua posizione, l’indirizzo, il numero di telefono e i link utili ai social media e al tuo sito web. Questo è meglio di [att. Il tuo nome].
Esempi di firme e-mail in testo semplice:
Per maggiori dettagli leggi qui, Come creare una firma e-mail di base.
Pensieri finali
È fondamentale non sprecare l’opportunità che le firme e-mail offrono per dare un’impressione professionale duratura ai destinatari delle email.
Una buona firma e-mail in HTML ti permette di promuovere il tuo marchio e di aumentare il traffico verso il tuo sito web e i tuoi account sui social media. È una pubblicità gratuita per il tuo marchio. Inoltre, rende più facile indirizzare i potenziali clienti al tuo sito web o ai tuoi contatti.
Segui quindi questi consigli per creare firme e-mail HTML efficaci per i tuoi dipendenti. Devono rispecchiare fedelmente le caratteristiche della tua azienda e avere un aspetto gradevole, in modo da lasciare un’impressione positiva ai destinatari delle tue e-mail.
Crea la tua prima firma e-mail con Bybrand
Bybrand offre la possibilità di generare, amministrare e distribuire firme e-mail essenziali per i tuoi dipendenti.
