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Il y a la trentaine, les gens utilisent le courrier électronique professionnel pour communiquer entre les organisations et un compte séparé pour parler avec leurs amis, la famille et gérer l’administration générale de la vie.
Dans cet article, nous allons nous pencher sur l’utilisation des signatures d’e-mail professionnelles par rapport aux signatures d’e-mail personnelles.
Utilisation d’une signature d’e-mail personnelle ou professionnelle
Ne pas utiliser le courrier électronique de l’entreprise à des fins personnelles, ni le courrier personnel pour les affaires de l’entreprise.
Les entreprises sont plus strictes à ce sujet, et de plus en plus de personnes possèdent deux comptes de messagerie. En moyenne, les utilisateurs de messagerie sont passés de 1,75 compte il y a quatre ans à 1,86 en 2022.
Début 2019, près de 3,8 milliards de comptes de messagerie étaient existants. Radicati prévoit que ce nombre atteindra 4,2 milliards d’ici à la fin de 2022.
Étude du groupe Radicati
Cela pourrait être dû en partie à l’explosion du nombre de personnes qui créent leur propre entreprise et/ou rejoignent l’économie parallèle. Comme “catlover12345@email.com” n’inspire pas confiance, les indépendants, les étudiants, les entreprises unipersonnelles et les influenceurs s’inscrivent pour créer des adresses électroniques à consonance professionnelle. Ceux-ci sont accompagnés de signatures d’e-mail d’aspect professionnel.
Du côté des entreprises, les signatures d’e-mail sont, pour la plupart, gérées par les services des ressources humaines ou les responsables de département. Ils doivent s’assurer que les signatures des employés sont professionnelles et qu’elles reflètent toutes l’identité de la marque de l’entreprise.
Dans un monde en constante évolution, il est vital pour les gestionnaires de s’informer des tendances en matière de signatures e-mail et de disposer d’outils professionnels leur permettant d’apporter des modifications à la volée.
Signatures d’e-mails personnels : pourquoi et comment ?
La création d’une signature d’e-mail personnelle est rapide et facile à réaliser et peut servir à de nombreuses fins.
Tout d’abord, il peut aider vos amis et votre famille à vous retrouver sur d’autres plateformes.
De plus, il donne un aspect professionnel à votre signature, que vous soyez à la recherche d’un emploi ou que vous contactiez le service clientèle de votre banque, par exemple.
Vous pouvez également l’utiliser pour promouvoir votre marque personnelle si vous êtes un indépendant ou un entrepreneur.
Création de signatures d’e-mail personnelles
Vous constaterez que la plupart des grandes plateformes d’e-mail disposent de leur propre générateur de signature intégré. Avec un peu de persévérance, vous pouvez créer une sensation qui est simultanément utile et agréable à regarder.
Pour créer une signature d’e-mail personnelle, les clients de messagerie en ligne n’ont généralement besoin que de quelques clics dans les paramètres et de suivre les invites.
Il existe ainsi de nombreux générateurs de signatures e-mail payants et gratuits qui s’intègrent aux grands fournisseurs de messagerie tels que les clients Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo, Thunderbird et Office 365.
Par ailleurs, nous vous proposons ici trois options de générateur de signature d’e-mail gratuit.
Tous les générateurs et outils de signature e-mail ne sont pas créés de la même manière
Lorsque vous recherchez un générateur de signature e-mail gratuit ou sur abonnement pour votre courrier électronique personnel, parcourir les sites. Recherchez des générateurs de signatures de courrier qui présentent des caractéristiques qui vous seront utiles.
Par exemple, vous recherchez un générateur de signature optimisé pour le mobile afin que les gens puissent facilement consulter votre signature sur leurs appareils mobiles. Vous voudrez également pouvoir choisir parmi plusieurs modèles, ainsi que des fonctions supplémentaires telles que des galeries d’icônes.
Notez que le degré de créativité d’un générateur de signature d’e-mail personnel est assez variable. La plupart des générateurs sont importants et obligent les gens à accepter une sensation qui ne peut pas être réactive ou personnalisable.
Ils ne sont pas toujours le meilleur choix pour les entreprises qui veulent créer des signatures professionnelles qui reflètent leur image de marque.
Quelles sont les informations à inclure dans votre signature d’e-mail personnelle ?
C’est à vous de décider ce que vous ajoutez à votre signature d’e-mail personnelle à l’aide d’un créateur de signature d’e-mail. Mais voici quelques suggestions :
- Nom, prénom et pronoms
- Une photo de vous
- Votre numéro de téléphone portable ou votre numéro de téléphone direct
- Un lien de chat vidéo pour se connecter visuellement avec des amis
- Un portfolio personnel si vous êtes à la recherche d’un emploi
- Site web, article de blog, canaux de médias sociaux et icônes avec URL si vous êtes un freelance ou un entrepreneur et que vous souhaitez diriger les gens vers votre entreprise.
Veillez à ce que votre signature soit claire et nette, avec juste deux couleurs complémentaires et la même police de caractères. En outre, veillez à ce que tous les liens, les pages de médias sociaux et votre numéro de contact soient cliquables.
Plus : regardez la vidéo, en ajoutant des hyperliens vers le téléphone et l’e-mail.
Qu’est-ce qu’une signature d’e-mail professionnelle ?
Une signature d’e-mail professionnelle est une section d’un e-mail qui fait office de signature et contient vos informations professionnelles. C’est pourquoi beaucoup utilisent désormais les signatures d’e-mail comme un outil de marque efficace pour attirer le trafic vers les propriétés numériques, où elles peuvent générer des leads.
Dans les e-mails qui contiennent essentiellement du texte, une signature e-mail professionnels, audacieuse et joliment conçue, se démarque immédiatement et ajoute de la valeur au contenu.
Une signature d’e-mail de marque est toujours plus performante qu’une simple signature de texte !
Pourquoi avez-vous besoin d’une signature d’e-mail professionnelle ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les employés de votre entreprise devraient tous avoir une signature d’e-mail professionnelle.
Tout d’abord, il s’agit d’un gage de professionnalisme. Comme une carte de visite, il donne de la crédibilité à vos employés en leur fournissant des coordonnées et des informations sur l’entreprise.
Ensuite, en demandant à tous les employés d’utiliser le même modèle de signature d’e-mail, vous pouvez renforcer la reconnaissance de la marque.
Les clients reconnaîtront instantanément les courriels envoyés par votre entreprise et seront constamment exposés à votre image de marque. Lorsqu’ils ont des interactions positives avec vos employés, ils les associent à votre entreprise. Cela vous permet d’établir de meilleures relations avec vos clients.
Enfin, les signatures d’e-mail professionnelles indiquent à vos clients comment vous contacter. Cela crée davantage de canaux de communication, car ils peuvent trouver plus facilement les profils sociaux, le site web ou le numéro de téléphone de votre entreprise.
Que faut-il inclure dans une signature d’e-mail professionnelle ?
Les signatures e-mail des employés d’une organisation doivent comporter les mêmes informations essentielles :
- Nom et prénom
- Intitulé du poste et service
- Coordonnées de la personne à contacter
- Icônes de profil social de l’entreprise et liens vers les médias sociaux
- Appel à l’action
- Clause de non-responsabilité de l’industrie ou exigences légales
- Logo de l’entreprise
- Photo d’identité de l’employé (non obligatoire, mais qui ajoute une touche personnelle !)
Des signatures d’e-mail professionnelles différentes pour des rôles différents
Chaque travailleur ou service a un ensemble unique d’obligations. Leur signature d’e-mail peut donc nécessiter plus ou moins de champs.
Par exemple, un professionnel de la vente peut ajouter un lien de chat vidéo et des liens vers des promotions ou des ventes de billets. Leur gestionnaire de signatures e-mail peut s’intégrer à des logiciels tiers comme Google Sheets ou leur CRM.
La signature d’e-mail du PDG est une grande occasion de nouer des contacts avec les parties prenantes, clients et consommateurs. Ils ont besoin d’une signature e-mail professionnelle, compatible avec tous les comptes de messagerie et créée en HTML pour une hyperpersonnalisation.
Les avocats envoient plus d’e-mails professionnels que quiconque. Ils ont besoin d’une signature d’e-mail professionnelle indiquant explicitement les services proposés et contenant toutes les informations pertinentes pour ce document juridique.
Exemples de signatures d’e-mail professionnelles
Voici trois bons exemples de signature d’e-mail à utiliser dans votre entreprise pour communiquer avec les clients dans les prochains messages. Vous pouvez également cliquer sur l’image pour être redirigé vers un site offrant plus d’options.
Premier modèle :
Deuxième modèle :
Troisième modèle :
Jetez de plus un coup d’œil aux modèles de signature d’e-mail de Bybrand.
Dernières réflexions
En fin de compte, nous séparons tous les comptes de messagerie professionnelle des comptes de messagerie personnelle. Alors, il est important de signer chaque e-mail pour différentes raisons.
L’image ou les couleurs utilisées dans une signature personnelle peuvent ne pas convenir à une signature professionnelle. C’est pourquoi il est préférable que les entreprises gèrent les signatures de leurs employés à l’aide d’un gestionnaire de signatures e-mail professionnel. Cela leur permettra de rester uniformes et d’afficher leur professionnalisme auprès des clients.
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Bybrand propose la possibilité de générer, d’administrer et de distribuer des signatures d’e-mail essentielles à vos employés.
