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À l’ère du numérique, les signatures HTML professionnelles sont plus importantes que jamais, et ce, pour deux raisons principales. Premièrement, elles contiennent des informations pertinentes sur l’entreprise et ses employés. Deuxièmement, elles sont l’occasion d’afficher la marque de l’entreprise — de montrer ce qu’est votre entreprise. Comme tels, ils constituent un outil de marketing efficace et peu coûteux.
Les mauvaises signatures d’e-mail témoignent d’un manque de professionnalisme. Elles empêchent également les destinataires des courriels de vous contacter par d’autres moyens. Grâce à de bonnes signatures e-mail, vous pouvez améliorer l’image de votre entreprise et stimuler le trafic vers votre site web et vos plateformes de médias sociaux.
Qu’est-ce qui fait une mauvaise signature d’e-mail ?
- Une signature avec image uniquement
- Informations erronées ou lien qui ne fonctionne pas
- Information excessive
- Signature simpliste. (att, vous nommez.)
Il est donc important que tous les comptes e-mail de vos employés aient des signatures HTML d’aspect professionnel sur leurs e-mails. Bybrand rend cela facile.
Meilleures pratiques pour créer une signature professionnelle et accrocheur
Vous songez peut-être ce qui fait une bonne signature e-mail. Pour vous aider, nous avons rassemblé les meilleures pratiques pour la création des signatures d’e-mail de votre entreprise. Ces conseils vous aideront à créer une cohérence entre les signatures d’e-mail de vos employés tout en renforçant positivement l’image de votre marque.
1. Utiliser une police standard
Si le destinataire d’un courrier électronique n’a pas téléchargé sur son ordinateur la police que vous utilisez, il ne verra que la police de secours. Gagnez du temps et utilisez une police de texte standard. Ces polices sont présentes sur pratiquement tous les systèmes.
Les polices de texte standard sont Arial, Verdana et Times New Roman. Ces polices sont faciles à lire et ont un aspect professionnel.
Au lieu d’utiliser plusieurs polices pour faire ressortir différents détails, variez plutôt la taille de votre police. Vous pouvez également mettre une partie de votre texte en gras pour mettre en valeur ces parties de votre signature d’e-mail HTML professionnelle.
Découvrez comment l’éditeur de signatures de Bybrand utilise les polices de caractères.
2. Éviter d’utiliser des images
Inclure une image dans la signature d’e-mail de votre entreprise, comme une photo de l’employé, donne une touche personnelle. C’est utile pour les secteurs en contact régulier avec les clients. Alternativement, vous pouvez utiliser le logo de l’entreprise.
Nous avons ici une signature d’e-mail utilisant le logo de l’entreprise comme exemple :
Dans ce guide, nous verrons pourquoi il est important d’ajouter un logo à votre signature d’e-mail.
Pourquoi ajouter un logo à votre signature d’e-mail.
Quelle que soit l’option choisie, la signature d’e-mail ne doit pas être constituée uniquement d’images. Bien que cela puisse être esthétique (beau design), ce n’est pas fonctionnel. Les signatures d’e-mails professionnels doivent permettre aux destinataires d’accéder le plus facilement possible à d’autres modes de contact avec l’entreprise.
Exemple d’une signature d’e-mail créée avec Canva, avec l’image uniquement.
Par exemple, les liens vers votre site web et les numéros de contact doivent être cliquables, ce qui est impossible s’ils sont en image. Certains appareils bloquent les images, donc si votre signature n’est qu’une image, elle pourrait ne pas être visible. Il est donc essentiel d’avoir à la fois du texte et une image dans les signatures d’e-mail.
Dans cet exemple, vous pouvez voir que Gmail n’affiche pas la signature d’e-mail, dû à son blocage d’image.
Lire la suite : Guide complet des signatures d’e-mail en HTML.
3. Ajoutez vos coordonnées
À l’ère du numérique, les signatures HTML professionnelles ont des fonctionnalités similaires à celles des cartes de visite. Elles représentent vos employés de manière professionnelle et doivent inclure les coordonnées de l’entreprise. Les destinataires disposent ainsi d’autres options pour contacter votre entreprise, ce qui est utile s’ils ont à traiter une question urgente.
Si vous utilisez du texte simple, vous perdez l’occasion d’attirer du trafic vers votre site web, votre blog ou vos médias sociaux. Veillez donc à inclure des coordonnées et du HTML cliquable (nous y reviendrons).
Consultez l’e-mail que nous avons reçu de Brandon Shin, cofondateur de Polymail. Le message n’est pas mauvais, mais il peut être amélioré. En fin de compte, ils pourraient faire un peu mieux en utilisant une signature HTML et non du texte brut.
Pour l’e-mail marketing ou transactionnel, automatiques, vous pouvez utiliser une signature d’e-mail minimaliste.
Il est difficile de prescrire les coordonnées universelles qui devraient figurer dans chaque signature d’e-mail. La nature de votre signature e-mail dépend vraiment de la nature de votre travail.
Cependant, presque toutes les signatures HTML d’entreprise devraient au moins inclure les éléments suivants :
- Nom de l’employé
- Le nom et/ou le logo de l’entreprise
- Un lien vers le site web de l’entreprise
- Le poste occupé par l’employé dans l’organisation
- Et au moins un autre moyen de contacter l’entreprise.
Certaines entreprises ajoutent le slogan de l’entreprise ou l’adresse électronique de l’employé pour faciliter l’accès à l’information.
Vous souhaitez que les signatures HTML professionnelles de vos employés soient informatives, mais pas encombrantes. Essayez d’éviter les informations inutiles, comme les adresses électroniques alternatives ou plusieurs numéros de contact.
4. Inclure les mentions légales
L’applicabilité des clauses de non-responsabilité dans les signatures HTML professionnelles varie d’un pays à l’autre. Toutefois, il est conseillé à certains secteurs, notamment le droit, la banque et la finance, d’inclure une clause de non-responsabilité dans votre signature d’e-mail professionnel.
La clause de confidentialité est un élément fondamental de toute signature d’e-mail professionnel. Cette clause indique que le courriel est privé et destiné uniquement au destinataire.
Voici un exemple de clause de confidentialité :
IMPORTANT : Veuillez noter que les informations contenues dans ce courriel et toutes les pièces jointes sont confidentielles. Si vous avez reçu ce courriel par erreur, veuillez en informer rapidement l’expéditeur et ne pas divulguer ou faire des copies du contenu de ce courriel, y compris des pièces jointes.
source https://www.bybrand.io/fr/editor/disclaimer
Les autres éléments à inclure dans une annonce légale sont les suivants :
- les clauses d’exclusion de responsabilité
- les clauses de sécurité (mise en garde contre la protection des virus)
- et les clauses de conformité réglementaire.
N’oubliez pas que vous souhaitez protéger votre entreprise, mais que vous ne voulez pas non plus inclure trop de choses inutiles dans votre signature d’e-mail professionnel. Lorsque vous décidez des éléments à inclure dans la signature d’e-mail professionnel de vos employés, tenez compte de la nature de votre entreprise et de votre besoin de protection juridique.
Signature d’e-mail — exemple 1
Un exemple de clause de non-responsabilité est séparé par la langue.
Signature d’e-mail — exemple deux
De nombreux secteurs d’activité n’ont pas besoin d’avis juridiques. Par conséquent, en inclure un alors que ce n’est pas nécessaire ne ferait qu’encombrer les signatures d’e-mails de votre entreprise.
5. Signatures d’e-mails en HTML cliquables
Comme mentionné, les signatures HTML professionnelles doivent inclure des liens cliquables vers des destinations pertinentes, comme le contact de l’entreprise et le site web. Ajoutez également des liens vers les plateformes de médias sociaux de l’entreprise comme LinkedIn, Facebook, Twitter, etc.
Veillez à ce qu’ils soient à jour et pertinents, car l’objectif est de générer du trafic vers ces sites.
Exemple de signature d’e-mail en HTML
Dans notre exemple ci-dessous, le téléphone, le site web et les réseaux sociaux reçoivent un lien cliquable.
Dans ce deuxième exemple, nous avons une bannière cliquable.
Par ailleurs, vous trouverez quelques exemples de signatures e-mail HTML cliquables dans la galerie Bybrand.
6. Les pronoms dans les signatures d’e-mail
Avez-vous déjà reçu une réponse et vu que la personne utilisait des pronoms dans sa signature d’e-mail professionnel ? Par exemple, “il” ou “elle”. Vous songez probablement pourquoi les gens utilisent des pronoms dans leur signature d’e-mail.
Si vous vous demandez comment ajouter des pronoms à votre signature d’e-mail, lisez la suite pour découvrir comment procéder. En fait, cette section avec des liens externes vous apprendra comment ajouter des pronoms comme “elle/il”, “ils/elles”, et d’autres pronoms non sexistes à vos signatures e-mail HTML.
Lisez et regardez la vidéo YouTube expliquant comment ajouter ou supprimer une ligne de titre dans la signature d’e-mail. Ou regardez le tutoriel vidéo sur l ‘ajout de pronoms pour tous les utilisateurs de Google Workspace.
7. Signature d’e-mail avec un GIF animé
Les signatures e-mail en GIF animés sont un excellent moyen d’ajouter du fun et de l’excitation à vos e-mails. Ils constituent également un excellent moyen de donner un aspect plus professionnel à vos messages. Les GIF animés rendent non seulement vos courriels plus attrayants sur le plan visuel, mais ils rendent également vos messages plus attrayants.
8. Citations dans la signature d’e-mail
Les phrases ou citations motivantes peuvent non seulement inspirer le lecteur, mais aussi vous rappeler vos valeurs et croyances fondamentales. La présence d’une citation dans votre signature d’e-mail peut également être un excellent moyen d’engager la conversation dans les e-mails, ce qui permet de briser la glace et d’entamer des échanges fructueux.
Les citations peuvent également être utilisées pour ajouter une touche d’humour ou de réconfort à vos courriels. Elles peuvent aussi montrer que vous vous souciez de vos clients, car elles témoignent d’une bonne connaissance de leurs intérêts et de leurs préférences.
Exemple de signature d’e-mail avec une citation motivante :
9. Signature en texte brut sans images
Peut-être préférez-vous ne pas ajouter trop de graphiques à votre signature, la solution est une signature en texte simple. Pas d’images.
L’avantage d’une signature d’e-mail en texte brut est la compatibilité avec différents appareils. Tous les clients de messagerie peuvent ouvrir et afficher des courriels en texte brut avec succès. Cela garantit que votre message sera vu exactement comme vous l’avez envoyé.
Les signatures e-mail originelle sont légères, il vous suffit d’indiquer votre nom, votre fonction, votre adresse, votre numéro de téléphone et des liens utiles vers les médias sociaux et votre site web. C’est mieux que [att. Votre nom].
Exemples de signatures d’e-mail en texte clair :
Pour en savoir plus, cliquez ici : Comment créer une signature d’e-mail basique.
Conclusions
Il est essentiel de ne pas gâcher l’occasion qu’offrent les signatures d’e-mail de faire une impression professionnelle durable sur les destinataires du courrier électronique.
Une bonne signature d’e-mail en HTML vous permet de promouvoir votre marque et d’augmenter le trafic vers votre site Web et vos comptes de médias sociaux. C’est une publicité gratuite pour votre marque. Sans oublier qu’elle permet d’orienter facilement les clients potentiels vers votre site web ou vos coordonnées.
Suivez donc ces conseils pour créer des signatures e-mail HTML efficaces pour vos employés. Elles doivent refléter fidèlement l’activité de votre entreprise et être esthétiques afin de laisser une impression positive aux destinataires de vos courriels.
Créez votre première signature d’e-mail avec Bybrand
Bybrand propose la possibilité de générer, d’administrer et de distribuer des signatures d’e-mail essentielles à vos employés.
