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Vous utilisez peut-être une signature d’e-mail professionnelle semblable à celle présentée ci-dessous. Mais, est-ce que tous les membres de votre organisation le font aussi ?
Probablement pas.
Il peut être difficile de motiver les employés à utiliser leur signature e-mail, même si une signature e-mail appropriée peut leur offrir, ainsi qu’à l’entreprise, de nombreux avantages.
Pour vous aider, voici quelques conseils pour motiver les employés à utiliser la signature de l’entreprise dans leurs e-mails. Nous incluons également quelques bonnes pratiques pour des exemples de signatures e-mail.
L’importance d’utiliser une signature d’e-mail pour les employés
La création d’une signature e-mail professionnelle pour les employés présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles c’est une bonne idée.
Professionnalisme
Une signature d’e-mail bien conçue renforce le professionnalisme.
Les signatures d’e-mail d’entreprise fournissent des informations de contact essentielles, telles que le nom de l’employé, sa fonction, son entreprise, son numéro de contact et son adresse e-mail. Ces informations permettent aux destinataires de disposer des points de contact nécessaires pour toute communication ou clarification ultérieure.
Crédibilité et confiance
Une signature d’e-mail professionnelle donne de la crédibilité à l’expéditeur. Elle contribue à établir la confiance entre l’expéditeur et le destinataire, car elle indique que l’e-mail provient d’une source officielle.
Personnalisation et engagement
L’inclusion d’éléments personnels tels qu’une courte citation, des icônes de médias sociaux ou une petite image peut ajouter une touche de personnalité à vos courriels. Cela peut contribuer à l’engagement et à la création de liens plus forts avec les personnes avec lesquelles vous communiquez.
Raisons courantes pour lesquelles les employés n’utilisent pas la signature d’e-mail de l’entreprise
Bien que l’utilisation d’une signature d’e-mail à l’échelle de l’entreprise présente des avantages, de nombreux employés choisissent de ne pas s’en servir. Voici quelques raisons courantes.
Méconnaissance ou manque de formation
Certains employés peuvent ne pas être pleinement conscients de l’importance de l’utilisation d’une signature d’e-mail d’entreprise. S’ils n’ont pas reçu de formation ou de conseils appropriés sur l’importance des signatures d’entreprise, ils risquent de ne pas les utiliser.
Défis techniques
Les employés peuvent ne pas savoir comment configurer ou mettre à jour la signature d’e-mail dans leur client de messagerie. Vous devez vous assurer de leur fournir les ressources et instructions nécessaires pour leur faciliter la tâche.
Par ailleurs, il peut être utile d’utiliser un générateur de signature e-mail. Cela permet aux organisations d’actualiser et de gérer facilement les signatures d’e-mail des employés au lieu de laisser ces derniers s’en charger.
Utilisation du courrier électronique mobile
Les signatures d’e-mail risquent de ne pas s’afficher correctement sur un téléphone portable ou de prendre trop de place dans l’espace limité de l’écran. Les employés risquent d’éviter de les utiliser pour cette raison.
C’est pourquoi les meilleurs outils de signature d’e-mail professionnels incluent des options optimisées pour les mobiles.
Manque d’options de personnalisation
Certains employés peuvent se sentir restreints par la signature standardisée de l’entreprise et souhaiter davantage d’options de personnalisation qui correspondent mieux à leurs préférences individuelles ou à leur rôle professionnel.
C’est pourquoi il est judicieux de leur permettre d’utiliser leurs propres photos de profil et d’inclure leurs propres informations dans leur signature, plutôt que de se contenter du logo de l’entreprise et de ses coordonnées générales.
Voyez un bel exemple de signature avec une photo de tête.
Ils peuvent ainsi créer leur propre signature e-mail, ce qui peut s’avérer utile pour les communications internes et externes de l’entreprise.
Les avantages de l’utilisation d’une signature d’e-mail d’entreprise
L’utilisation d’une signature e-mail pour l’ensemble d’une entreprise est une bonne idée pour de nombreuses raisons. En voici quelques-unes.
Signature d’e-mail
L’inclusion du logo de votre entreprise, des couleurs de votre marque et de votre slogan dans votre signature d’e-mail renforce la reconnaissance de votre marque. Elle contribue à renforcer votre marque et à agir pour que chaque courriel envoyé soit une occasion subtile de marketing, augmentant ainsi la notoriété et la visibilité de votre marque.
Signature d’e-mail marketing
Vous pouvez utiliser les signatures d’e-mail à des fins de marketing, par exemple, en incluant des liens vers des promotions, des événements à venir ou des lancements de produits. De plus, vous pouvez alors diriger le trafic vers des pages de renvoi spécifiques, ce qui permet d’augmenter les taux d’engagement et de conversion.
Facilitation des ventes
Pour les équipes de vente, les signatures d’e-mail peuvent constituer un outil de vente supplémentaire. La bonne signature d’e-mail d’entreprise peut inclure une brève proposition de valeur, un lien vers des études de cas ou des témoignages, ou encore une mise en avant des promotions en cours. Ces éléments peuvent subtilement influencer les prospects et faciliter le processus de vente.
Soutien à la clientèle
Les signatures e-mail peuvent s’avérer précieuses pour les équipes d’assistances à la clientèle. Elles peuvent inclure des informations de contact directes ou des liens vers des ressources d’auto-assistance, des FAQ ou des articles de la base de connaissances. Ces éléments permettent d’offrir une assistance plus rapide et plus efficace aux clients.
Promotion croisée et collaboration interdépartementale
Les signatures e-mail peuvent être utilisées pour faire la promotion croisée d’autres services ou initiatives au sein de votre entreprise. Par exemple, les campagnes de marketing peuvent être mises en avant dans les signatures des équipes de vente, ce qui favorise la collaboration entre les différents services.
Comment créer une signature d’e-mail attrayante pour votre entreprise ?
Qu’il s’agisse d’une signature d’e-mail individuelle ou d’un modèle de signature appliqué à l’ensemble de l’entreprise, vous devez inclure quelques éléments clés. Voici quelques conseils essentiels pour concevoir une signature e-mail efficace.
Soyez simple et concis
Regardez n’importe quel exemple de signature d’e-mail, et vous remarquerez que les meilleures sont simples. Évitez le fouillis et l’excès d’informations. Mentionnez uniquement les informations essentielles telles que le nom de l’employé, sa fonction, le nom de l’entreprise, son numéro de téléphone et un lien vers le site web de l’entreprise.
Facilitez la lecture
Utilisez un type et une taille de police clairs. Utilisez des polices standard qui sont facilement lisibles sur différents appareils et clients de messagerie.
Ajouter des éléments interactifs (avec précaution)
Pensez à ajouter des éléments cliquables tels que des boutons ou des bannières hyperliés pour les promotions ou les liens vers les médias sociaux. Cela est possible avec une signature d’e-mail en HTML.
Tenez compte de la réactivité des mobiles
Testez la signature sur différents appareils et plateformes d’e-mail pour vous assurer qu’elle s’affiche correctement et conserve sa lisibilité sur les appareils mobiles.
Inclure un CTA
Encouragez les destinataires à agir en incluant un CTA subtil, tel que prendre rendez-vous, visiter un site web ou télécharger une ressource.
Normaliser dans l’ensemble de l’entreprise
Établissez des lignes directrices pour les signatures d’e-mail afin d’assurer la cohérence entre tous les employés. Fournissez des modèles ou des outils pour rationaliser le processus de création.
Dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez voir comment créer une signature standard pour tous les employés à partir d’un fichier CSV à l’aide de Bybrand Departments.
Comment inciter vos employés à utiliser la signature d’e-mail de l’entreprise ?
Comme nous l’avons établi, il est important d’inciter les employés à utiliser la signature d’e-mail de votre entreprise. Voici quelques conseils et tactiques pour vous aider à y parvenir.
Formation et éducation
Proposez de la séance de formation ou des ressources qui expliquent pourquoi la signature d’e-mail de votre entreprise est importante. Soulignez comment elle contribue au professionnalisme, à l’image de marque et à une communication plus efficace.
Insistez sur les avantages de l’utilisation de la signature, tels que :
- améliorer l’image de l’entreprise
- favoriser la confiance avec les clients
- faciliter la communication
Montrez l’exemple
Encouragez les cadres supérieurs ou les employés influents à utiliser et à promouvoir la signature d’e-mail normalisée. Lorsque les dirigeants commencent, ils établissent une norme que les autres suivront.
Facilitez les choses
Proposez des outils ou des modèles conviviaux pour simplifier le processus de création et de mise en œuvre de la signature d’e-mail. Veillez à ce que les employés aient facilement accès à ces ressources.
Impliquer les employés dans le processus
Impliquez les employés dans le processus de prise de décision concernant la conception ou le contenu de la signature d’e-mail. Cela peut renforcer leur sentiment d’appropriation et leur intérêt pour utiliser la signature.
Comment Bybrand vous aide à encourager les employés
L’utilisation d’un générateur de signatures e-mail comme Bybrand facilite l’utilisation des signatures e-mail par les employés de votre organisation. Voici pourquoi :
- Modèles de signature professionnels : Bybrand propose des modèles de signature personnalisables et conçus par des professionnels pour une apparence soignée.
- Intégration avec les plateformes de CRM et d’assistance : L’intégration transparente avec Zoho CRM, Google Workspace et Freshdesk permet d’appliquer simplement les signatures au sein de ces plateformes.
- Signatures d’e-mail de marque : Bybrand vous permet de créer aisément des signatures de marque.
- Facilité de mise en œuvre : Tout le monde peut créer et personnaliser sa signature e-mail grâce à l’éditeur simple de type glisser-déposer.
- Cohérence et conformité : L’outil propose des modèles de signature standardisés qui respectent les lignes directrices de votre marque et les exigences légales.
- Amélioration de l’engagement des employés : L’approche de Bybrand en matière de signature d’e-mail à l’effigie de la marque encourage l’engagement des employés et leur sentiment d’appartenance.
- Mise en œuvre rapide : En plus des intégrations qui vous permettent de déployer la signature sur le compte de l’employé, Bybrand dispose également de méthodes manuelles telles que Bulk Send et Share signature.
- Automatisation : La fonction départements génère des signatures automatiques sur la base de la liste des employés que vous envoyez à Bybrand, qui peut passer par un fichier CSV ou une intégration telle que Google Sheets.
Dernières réflexions
Lorsque tout le monde utilise la signature d’e-mail de son entreprise, l’image de marque et l’efficacité du marketing sont considérablement renforcées.
Utilisez un bon générateur de signature e-mail pour mettre la signature en œuvre. Vous pourrez ainsi convaincre tous vos employés d’adopter les signatures e-mail afin de garantir la cohésion de l’image de l’entreprise.
Créez votre première signature d’e-mail avec Bybrand
Bybrand propose la possibilité de générer, d’administrer et de distribuer des signatures d’e-mail essentielles à vos employés.
