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Las firmas de correo electrónico son esenciales para la identidad empresarial, mostrando detalles únicos de cada empleado en la comunicación con clientes. Sin embargo, su gestión puede ser problemática, consumiendo tiempo y requiriendo consistencia en toda la organización.
La solución: firmas de correo electrónico dinámicas, que mantienen actualizadas las firmas de tu organización de manera eficiente.
Usando Google Sheets con herramientas como Bybrand, crear y actualizar firmas dinámicas es sencillo. Nuestra guía te muestra cómo hacerlo.
¿Cuáles son las firmas de correo electrónico dinámicas?
Las firmas de correo electrónico dinámicas son una función que te permite utilizar una única plantilla de correo electrónico y actualizarla con información exclusiva para cada usuario. Esto funciona subiendo una plantilla de firma y personalizándola con texto dinámico. Cada sección de texto dinámico puede actualizarse automáticamente en función de los datos de cada usuario.
Aquí tienes un ejemplo de firma de correo electrónico HTML con marcadores de posición.
Para aplicar firmas de correo electrónico empresariales, considere usar firmas dinámicas. Estas aseguran la inclusión de información correcta y datos de contacto en todos los mensajes, manteniendo la coherencia de marca en toda la empresa.
Ventajas de utilizar firmas de correo electrónico dinámicas
Utilizar una firma de correo electrónico dinámica tiene un par de ventajas claras.
En primer lugar, ahorra tiempo. Este método es una de las mejores formas de implementar firmas de correo electrónico en toda una organización sin tener que actualizar cada una de ellas. Todo lo que tienes que hacer es elegir una firma predeterminada y actualizarla con secciones dinámicas.
Entonces, cada nueva firma que crees utilizando la plantilla predeterminada se actualizará con la información de la persona. Esto puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo.
Añadir contenido dinámico en las firmas de correo electrónico también te ayuda a mantener la coherencia. Al utilizar una plantilla para todas las firmas, puedes asegurarte de que cada firma que creas sigue la misma estructura y utiliza los mismos elementos de marca. Esto te ayuda a desarrollar una identidad de marca más coherente y reconocible.
Ideas de elementos personalizados
Aquí tienes algunas ideas de elementos de firma de correo electrónico que puedes personalizar:
- Nombre del empleado
- Departamento o función
- Teléfono o ext.
- Dirección de correo electrónico
- Página de redes sociales
- Foto de perfil
Además, puedes ver este tutorial de vídeo + texto para añadir una foto dinámica. O para añadir URL dinámicas en la firma.
Más fácil de mantener
Las firmas de correo electrónico dinámicas también son mucho más fáciles de mantener en toda la organización. Por ejemplo, puede que quieras cambiar el logotipo de tu empresa, añadir un nuevo icono de redes sociales, actualizar el mensaje de tu marca o añadir un nuevo enlace a tu sitio web.
En cualquier caso, solo tienes que actualizarlo en tu plantilla de firma, y el cambio se añadirá automáticamente en toda la empresa.
Siempre al día
Por último, el uso de firmas dinámicas garantiza que el contenido de tu firma de correo electrónico esté siempre actualizado. Puedes utilizar tus firmas de correo electrónico para marketing, como promocionar contenido de tiempo limitado o páginas de destino, por ejemplo.
El uso de contenido dinámico con marcadores de posición garantiza que todos los miembros de la organización muestren información actualizada en sus firmas, evitando desactualizaciones por falta de actualizaciones manuales.
Las firmas de correo electrónico dinámicas simplifican la gestión y configuración de firmas individuales uniformes.
Cómo crear una firma de correo electrónico dinámica con Google Sheets
Google Sheets es una excelente opción para implementar firmas de correo electrónico dinámicas, permitiendo almacenar y actualizar información personal fácilmente. Al combinarlo con una herramienta como Bybrand, puedes crear e implementar firmas dinámicas de manera más eficiente que con un archivo CSV.
Vamos a desglosarlo paso a paso.
1. Crea tu archivo de Google Sheets
Empieza creando un archivo de Google Sheets que incluya la información de cada persona, o empleado, que vaya a utilizar la firma de correo electrónico.
En la hoja de cálculo, utiliza la primera fila como texto marcador para el contenido dinámico. Después, debajo de cada una de estas columnas, puedes rellenar los datos de cada individuo.
Por ejemplo, las opciones de texto de marcador de posición podrían incluir “nombre”, “número de contacto”, “dirección de correo electrónico”, “cargo”, etc. También puedes incluir enlaces únicos, como un enlace al perfil de cada persona en las redes sociales.
Añadirás estos marcadores de posición a la firma de correo electrónico más adelante.
2. Activa la integración con Google Sheets
Una vez actualizada tu hoja de cálculo con toda la información correcta, es hora de activar la integración con Google Sheets que ofrece Bybrand.
Para ello, simplemente copia el enlace público del documento de Google Sheets y navega hasta el área de integraciones en Bybrand.
Selecciona la integración de Google Sheets y pégala en el enlace copiado. Haz clic en Guardar y tu hoja de cálculo se habrá añadido correctamente a Bybrand.
Esto significa que tu editor de firmas Bybrand puede acceder ahora a toda la información de esa hoja de cálculo.
3. Crear un departamento
Ahora tendrás que crear un departamento para el grupo de personas de la hoja de cálculo. Todas las personas de ese departamento utilizarán la misma plantilla de firma de correo electrónico que subas.
Podrías hacerlo para un departamento concreto, como un equipo de marketing o ventas. También podrías aplicar la misma plantilla a toda tu organización.
Para ello, ve a Departamentos en Bybrand y añade el nombre del departamento.
Cuando llegues a la sección Importar, selecciona la opción de Hojas de cálculo de Google y selecciona tu hoja de cálculo conectada. Si todos los datos son correctos, selecciona Confirmar e Importar.
4. Asociar una firma de correo electrónico
Ahora, es el momento de añadir tu plantilla de firma de correo electrónico al departamento. Para completar el paso, selecciona tu plantilla de firma de correo electrónico y haz clic en Asociar esto junto al departamento correcto.
Ahora, todas las personas de la lista de ese departamento han sido incluidas en esta firma de correo electrónico.
Aquí es donde resulta tan útil utilizar Bybrand, ya que puedes elegir entre una amplia gama de plantillas de firma de correo electrónico que se adapten a tu negocio. Personalízalas fácilmente con el editor de arrastrar y soltar para asegurarte de que tu plantilla de correo electrónico incluye los elementos adecuados.
5. Añade los marcadores de posición
Una vez que hayas seleccionado y personalizado la plantilla de tu firma de correo electrónico, tendrás que editar la firma con los marcadores de posición. Para ello, ve a Firma y selecciona Editar firma asociada.
Recuerda que los marcadores de posición son la primera fila de tu hoja de cálculo, como “nombre” o “número de teléfono”. Así que, dondequiera que existan estos elementos en tu plantilla de firma de correo electrónico, simplemente cámbialos por el marcador de posición apropiado, como {{name}} donde iría el nombre del empleado.
Aquí tienes un segundo ejemplo de firma de correo electrónico con marcadores de posición.
Acerca de los marcadores de posición
Puedes añadir marcadores de posición en tantas secciones como quieras, incluidos los enlaces interactivos. Una vez añadidos todos los marcadores de posición, guarda la firma para conservar los cambios.
Si vuelves al departamento y haces clic en la firma de cada individuo, verás que sus firmas se han actualizado con su información única de empleado.
6. Utilizar la firma HTML del empleado
Ahora tus firmas están actualizadas para todos los empleados. Solo tienes que copiar la firma HTML y añadirla a tu cliente de correo electrónico, como tu cuenta de Gmail o Microsoft 365.
Si necesitas añadir nuevos empleados o editar las firmas existentes, solo tienes que hacer el cambio en la plantilla y sincronizarlo con el departamento.
Te invitamos a ver este vídeo que resume y visualiza estos pasos.
Plantillas de firma de correo electrónico con marcadores de posición
Con marcadores de posición, una plantilla de firma de correo electrónico HTML permite una flexibilidad excepcional al actualizar automáticamente los detalles de cada miembro del equipo. Para estimular tu creatividad, explora estas plantillas de firma HTML profesionales que incorporan variables dinámicas.
Reflexiones finales
Utilizar una firma dinámica es una forma inteligente de organizar tus firmas de correo electrónico en los distintos departamentos de tu empresa. Su aplicación es rápida y eficaz, y te ayuda a mantener la precisión y coherencia de las firmas de tu marca.
Utilizando una herramienta como Bybrand, integrada con Google Sheets, crear firmas de correo electrónico de texto dinámico es fácil. Es una forma sencilla de mejorar la forma en que se comunica tu organización.
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