8 ejemplos eficaces de Cláusulas de Descargo de Responsabilidad en la firma de correo electrónico

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Una cláusula de descargo de responsabilidad en la firma de correo electrónico es un breve texto que protege al remitente de cualquier repercusión legal. Aunque estas cláusulas no tienen validez en determinadas situaciones legales, su uso te protegerá de potenciales complicaciones y, en última instancia, te ahorrarás miles de dólares en gastos legales.

Dicho esto, la elaboración de una cláusula de descargo de responsabilidad para tu firma de correo electrónico puede tomar mucho tiempo, especialmente si no eres experto en el tema.

Por eso queremos ayudarte ofreciéndote varios textos que funcionan como cláusulas de descargo de responsabilidad para la firma de los correos electrónicos, los cuales podrás utilizar siempre que te sean necesarias.

Sigue leyendo para saber más sobre estas ocho plantillas.

Ejemplos de Cláusulas de Descargo de Responsabilidad

Incluso si esta no es una lista en lo absoluto completa, en ella se resumen varias formas de utilizar eficazmente las cláusulas de descargo de responsabilidad en la firma de correo electrónico. Una vez obtenidas, puedes adaptarlas a tus necesidades específicas y así proporcionar un esquema seguro para la creación del contenido de tus cláusulas de descargo de responsabilidad.

1. Cláusula de Descargo de Responsabilidad Externa

Las cláusulas de confidencialidad son muy comunes y seguramente las has visto, su finalidad es hacer saber a los destinatarios del correo electrónico que la conversación y su contenido son confidenciales y sólo incumben a las personas implicadas. Las cláusulas de confidencialidad en el correo electrónico son útiles en todas las situaciones, independientemente de la naturaleza de la conversación o del contenido en cuestión.

Ejemplo:

“El contenido de este correo electrónico es estrictamente confidencial y sólo va dirigido al destinatario especificado. Se prohíbe compartir el correo electrónico o su contenido con terceros sin el consentimiento por escrito del remitente. Si recibiste este correo electrónico por error, por favor, avísanos para que no vuelva a ocurrir en el futuro y elimina este mensaje”

2. Cláusula del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR)

Cuando el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés) llegó al internet, muchas cosas tuvieron que cambiar. Ya no es obligatorio tener una cláusula del GDPR en la firma de correo electrónico, pero casi siempre es recomendable debido a que demuestra tu cumplimiento de la ley.

Ejemplo:

“(Nombre de la Empresa) cumple al 100% las directrices de protección de datos del GDPR. Lee nuestra Política de Privacidad para entender cómo recogemos, almacenamos y procesamos tu información privada según el GDPR”

3. Correos electrónicos de Marketing automatizados

La idea de las firmas de correo electrónico en los correos de marketing automatizados es, en realidad, bastante sencilla: usando este espacio puedes incluir información de contacto básica para que tus destinatarios sepan quién eres y cómo ponerse en contacto contigo.

Pero que se utilice o no una firma en un correo electrónico de marketing y qué debe decir han sido cuestiones más polémicas. No hay una respuesta correcta. Firmar tus correos electrónicos ayuda a establecer una conexión profesional con tu destinatario, pero no siempre es necesario.

Ejemplo:

“P.D.: Sí, este es un correo electrónico automatizado, pero esta es mi dirección de correo electrónico real, ¡y me encantaría saber más sobre ti! Así que, si tienes alguna pregunta o sugerencia, puedes hacer clic en responder, y te contestaré dentro de las próximas 4 horas.”

Plantilla uno:

Plantilla dos:

4. Cláusula de la HIPAA

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA por sus siglas en inglés) se puso en marcha para que la confidencialidad fuera un requisito, por lo que esta cláusula debe incluirse.

Esta cláusula para la firma es imprescindible porque el correo electrónico no es un canal de comunicación seguro. De hecho, los correos electrónicos no están encriptados, por lo que la información que se proporciona en ellos corre un mayor riesgo de filtrarse.

Ejemplo:

“Como entidad sanitaria, nuestros mensajes están encriptados para mantener la confidencialidad según los requisitos de la HIPAA. Dado que las comunicaciones por correo electrónico no están encriptadas, es nuestro deber y nuestra política no compartir información confidencial a través de este canal. Para obtener más información, consulta los términos de su servicio. Si recibiste este mensaje por error, notifícalo al remitente de inmediato”

5. Cláusula de Descargo de Responsabilidad

Todas las cláusulas de este tipo tienen algo en común: deslindarse de la responsabilidad por la razón que sea. Por tanto, la existencia de una cláusula de descargo de responsabilidad no debe sorprender a nadie. La Cláusula de Descargo de Responsabilidad en la firma de correo electrónico se utiliza poco, pero es imprescindible cuando la comunicación externa por correo electrónico es cuantiosa.

Ejemplo:

“Las creencias, opiniones o puntos de vista expresados en este correo electrónico son responsabilidad del autor y no necesariamente representan los de la empresa. Los empleados de (Nombre de la Empresa) tienen la obligación expresa de evitar hacer declaraciones difamatorias o violar los derechos de autor, así como de no infringir cualquier otro derecho legal a través del correo electrónico. Las comunicaciones de este tipo van en contra de la política de la empresa y están fuera del ámbito del empleo. El empleado es el único responsable de cualquier daño u obligación, no la empresa.”

6. Cláusula por negligencia

Si la información proporcionada en tus correos electrónicos implica una fuerte interpretación o acción, incluir una Cláusula de Descargo de Responsabilidad por negligencia puede ser útil, aunque no sea legalmente admisible. Aun así, es necesario protegerte.

Ejemplo:

“(Nombre de la Empresa) no se hace responsable del contenido de este correo electrónico ni de las consecuencias de cualquier acción realizada en base a la información proporcionada, a menos que la información se confirme posteriormente por escrito. Si este mensaje no estaba destinado a ti, entiende que tienes prohibido divulgar, copiar, difundir o realizar cualquier acción basada en esta información.”

7. Cláusula de Descargo de Responsabilidad Ambiental

Las Cláusulas de Descargo de Responsabilidad Ambiental no son obligatorias y no eximen al remitente de las repercusiones legales. Sin embargo, sirven para demostrar que el remitente se preocupa por el medio ambiente. Al añadir un Descargo de Responsabilidad Ambiental en la firma de correo electrónico puede no ser necesario, pero le dará un refuerzo positivo a tu mensaje.

Ejemplos:

“Por favor, evita imprimir este correo electrónico a menos que sea absolutamente necesario. Los correos electrónicos que no se imprimen ayudan al medio ambiente.”

“Si no es necesario y te preocupa el medio ambiente, no imprimas este correo electrónico.”

“Por favor, considera no imprimir este correo electrónico si te preocupa el medio ambiente.”

8. Cláusula de Descargo de Responsabilidad de Seguridad

La ciberseguridad no es responsabilidad del remitente. Sin embargo, informar a tus destinatarios sobre las medidas de seguridad adecuadas fomentará la confianza. La mayoría de las empresas cuentan con medidas de ciberseguridad para evitar virus, ataques de phishing, y otros; pero añadir este descargo de responsabilidad sirve para favorecer la reputación de tu empresa.

Ejemplo:

“(Nombre de la Empresa) da prioridad a la seguridad del cliente en todo momento. Por ello, nos hemos asegurado de que este correo electrónico no contenga virus ni errores. Lamentablemente, no podemos garantizar una protección completa, ya que los datos incluidos pueden infectarse, corromperse o ser interceptados. Te recomendamos que analices el correo electrónico en busca de amenazas con un software de confianza, ya que no nos hacemos responsables de ningún daño causado por la visualización del contenido de este correo electrónico.”

Añadir una sección con Cláusulas de Descargo de Responsabilidad en la firma de un correo electrónico

El primer paso para añadir una cláusula de descargo de responsabilidad en la firma es elegir uno de los ejemplos anteriores. Como puedes ver, hay muchos avisos legales para firmas de correo electrónico entre los que elegir en función del contexto y de lo que quieras evitar. A continuación, elige la plantilla de firma de correo electrónico para la empresa, el equipo o el departamento.

Por ejemplo, los vendedores usarán un apartado de avisos legales diferente al del Departamento de RRHH.

En este vídeo, puedes ver cómo añadir un apartado de avisos legales a tu firma de correo electrónico HTML utilizando el editor Bybrand

Utilizar una cláusula de descargo de responsabilidad en la firma de tu correo electrónico en todas tus comunicaciones siempre es aconsejable. Resulta más beneficioso que perjudicial. Sin embargo, no siempre es evidente dónde debe colocarse el descargo de responsabilidad en la firma de correo electrónico.

La regla general es añadirlo al final del correo electrónico para no interferir en el flujo del contenido, y esa suele ser la parte que la gente lee cuando necesita encontrar información legal o profesional.

Elegir el software de firma de correo electrónico adecuado

Bybrand proporciona una herramienta fácil y elegante para crear y añadir un descargo de responsabilidad o aviso legal a una firma de correo electrónico HTML, evitando errores de conformidad y estableciendo una norma en la comunicación por correo electrónico para todos los empleados.

Además, en cuanto a la confidencialidad de la comunicación privada por correo electrónico de tu empresa, no está de más recalcar la importancia de una firma de correo electrónico uniforme con un descargo de responsabilidad.

Elige el descargo de responsabilidad de tu firma de correo electrónico en consecuencia, y no dudes en utilizar los ejemplos que te hemos proporcionado.

En conclusión

Si envías correos electrónicos con regularidad, tarde o temprano tendrán una consecuencia negativa, la clave es minimizar esa incidencia para ahorrarte tiempo y dinero. Y aunque estos ejemplos pueden no ser apropiados para todas las empresas y profesiones, son un buen punto de partida para la protección legal de tus intereses.

Además, ten en cuenta estas cosas al crear tu descargo de responsabilidad para la firma de correo electrónico y así será más fuerte, lo que te protegerá más eficazmente de los problemas legales y las posibles demandas.

Si la cláusula sigue siendo poco claro o confuso para el lector, quizá debas reformularla o eliminarla.

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