8 Wirksame Beispiele für Haftungsausschlüsse in E-Mail-Signaturen

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Ein Haftungsausschluss in der E-Mail-Signatur ist ein kurzer Zusatz, der den Verfasser vor juristischen Folgen schützt. Auch wenn ein Haftungsausschluss für die E-Mail-Signatur in bestimmten rechtlichen Situationen nicht wirksam ist, schützt er Sie vor möglichen Problemen und erspart Ihnen letztendlich Tausende von Dollar an Anwaltskosten.

Allerdings kann die Erstellung eines Haftungsausschlusses für eine E-Mail-Signatur sehr zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Sie nicht wissen, was Sie tun. Deshalb möchten wir Ihnen helfen, indem wir Ihnen verschiedene Haftungsausschlüsse für E-Mail-Signaturen an die Hand geben, damit Sie sie jederzeit verwenden können!

Lesen Sie weiter, um mehr über die acht Vorlagen zu erfahren.

8 Beispiele von E-Mail-Signatur-Haftungsausschlüssen, die Sie verwenden können

Die folgende Liste ist keineswegs vollständig. Sie fasst jedoch einige Möglichkeiten zusammen, wie Sie Haftungsausschlüsse in E-Mail-Signaturen effektiv nutzen können. Sobald Sie diese kennen, können Sie Ihre eigenen auf Ihre speziellen Bedürfnisse zuschneiden und einen sicheren Rahmen für die Erstellung von Haftungsausschluss-Inhalten schaffen.

1. Externer E-Mail-Signatur-Haftungsausschluss

Haftungsausschlüsse zur Vertraulichkeit sind weitverbreitet und Sie haben sie wahrscheinlich schon gesehen. Ihr Zweck ist es, die E-Mail-Empfänger wissen zu lassen, dass die Konversation und der Inhalt der E-Mail vertraulich sind und sich nur auf die beteiligten Personen beziehen. Vertraulichkeitsvermerke in E-Mails sind in allen Situationen nützlich, unabhängig von der Art des Gesprächs oder des fraglichen Inhalts.

Beispiel:

“Der Inhalt dieser E-Mail ist streng vertraulich und nur für den angegebenen Empfänger bestimmt. Es ist verboten, die E-Mail oder ihren Inhalt ohne die schriftliche Zustimmung des Absenders an Dritte weiterzugeben. Sollte diese E-Mail Sie versehentlich erreicht haben, teilen Sie uns dies bitte mit, damit wir dafür sorgen können, dass dies in Zukunft nicht mehr vorkommt und löschen Sie die Nachricht.”

2. DSGVO Ausschlussklausel in der E-Mail-Signatur

Als die DSGVO in das Internet Einzug hielt, mussten viele Dinge geändert werden. Seitdem ist ein DSGVO-Haftungsausschluss in der E-Mail-Signatur zwar kein Muss, aber fast immer eine gute Idee, denn er zeigt, dass Sie sich an das Gesetz halten.

Beispiel:

“Firmenname entspricht zu 100 % den DSGVO-Datenschutzrichtlinien. Lesen Sie unsere Datenschutzrichtlinien, um zu verstehen, wie wir Ihre privaten Daten gemäß DSGVO erfassen, speichern und verarbeiten.”

3. Automatisierte Marketing-E-Mails

Die Idee von E-Mail-Signaturen für automatisierte Marketing-E-Mails ist eigentlich ganz einfach: Sie können an dieser Stelle einige grundlegende Kontaktinformationen einfügen, damit Ihre Empfänger wissen, wer Sie sind und wie sie mit Ihnen in Kontakt treten können.

Aber die Frage, ob Sie eine E-Mail-Signatur in einer Marketing-E-Mail verwenden sollten und was sie enthalten sollte, ist umstrittener. Es gibt hier nicht die eine richtige Antwort.

Das Signieren Ihrer E-Mails hilft, eine professionelle Verbindung zu Ihrem Empfänger herzustellen, ist aber nicht immer notwendig.

Beispiel:

“P.S. Ja, dies ist eine automatisierte E-Mail, aber dies ist meine echte E-Mail-Adresse, und ich würde gerne mehr über Sie erfahren! Wenn Sie also Fragen oder Anregungen haben, können Sie auf “Antworten” klicken und ich werde Ihnen innerhalb von 4 Stunden eine Antwort schicken.”

Vorlage eins:

Vorlage zwei:

4. HIPAA Ausschlussklausel in der E-Mail-Signatur

Dieser Haftungsausschluss für die E-Mail-Signatur ist ein Muss, da E-Mails kein sicherer Kommunikationskanal sind. Da E-Mails nicht verschlüsselt sind, besteht ein höheres Risiko, dass die darin enthaltenen Informationen nach außen dringen. Der Health Insurance Portability and Accountability Act (Gesetz zur Übertragbarkeit von Krankenversicherungen und Rechenschaftspflicht) wurde eingeführt, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Beispiel:

“Als Einrichtung des Gesundheitswesens werden unsere Nachrichten verschlüsselt, um die Vertraulichkeit gemäß den Anforderungen des HIPAA zu wahren. Da die E-Mail-Kommunikation nicht verschlüsselt ist, ist es unsere Pflicht und Richtlinie, keine vertraulichen Informationen über diesen Kanal weiterzugeben. Weitere Informationen finden Sie unter Link zu Ihren Nutzungsbedingungen. Sollte diese Nachricht Sie versehentlich erreicht haben, benachrichtigen Sie bitte sofort den Absender.”

5. Haftungsausschluss für E-Mail-Signaturen

Alle Haftungsausschlüsse haben eines gemeinsam – sie sollen die Haftung für die eine oder andere Sache vermeiden. Die Existenz eines Haftungsausschlusses ist also für niemanden ein Schock. Dieser Haftungsausschluss in der E-Mail-Signatur wird selten verwendet, ist aber ein Muss, wenn die externe Kommunikation per E-Mail von Bedeutung ist.

Beispiel:

“Alle Überzeugungen, Meinungen oder Ansichten, die in dieser E-Mail geäußert werden, sind die des Autors und repräsentieren nicht unbedingt die des Unternehmens. Mitarbeiter des Unternehmens sind ausdrücklich dazu angehalten, verleumderische Äußerungen oder Urheberrechtsverletzungen sowie die Verletzung anderer gesetzlicher Rechte per E-Mail zu vermeiden. Mitteilungen dieser Art verstoßen gegen die Unternehmensrichtlinien und fallen nicht in den Bereich der Beschäftigung. Der Mitarbeiter ist persönlich für etwaige Schäden oder Verbindlichkeiten haftbar, nicht das Unternehmen.”

6. Haftungsausschluss für die E-Mail-Signatur bei fahrlässiger Falschaussage

Wenn die in Ihren E-Mails enthaltenen Informationen sehr interpretations- oder handlungsbedürftig sind, kann die Aufnahme eines Haftungsausschlusses für fahrlässige Falschangaben sinnvoll, aber nicht durchsetzbar sein. Dennoch kann es notwendig sein, sich abzusichern.

Beispiel:

“Name des Unternehmens lehnt jede Haftung für den Inhalt dieser E-Mail oder für die Folgen von Handlungen ab, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen vorgenommen werden, es sei denn, die Informationen werden später schriftlich bestätigt. Wenn diese Nachricht nicht für Sie bestimmt war, verstehen Sie bitte, dass es Ihnen untersagt ist, diese Informationen weiterzugeben, zu kopieren, zu verbreiten oder irgendwelche Handlungen auf der Grundlage dieser Informationen vorzunehmen.”

7. Haftungsausschluss in der E-Mail-Signatur für Umweltfragen

Umweltbezogene E-Mail-Haftungsausschlüsse sind kein Muss und entbinden den Absender nicht von rechtlichen Konsequenzen. Sie sind jedoch eine gute Möglichkeit zu zeigen, dass dem Absender die Umwelt am Herzen liegt. Das Hinzufügen eines Haftungsausschlusses in der E-Mail-Signatur ist also nicht unbedingt notwendig, verleiht Ihrer Botschaft aber einen positiven Impuls.

Beispiele:

“Bitte drucken Sie diese E-Mail nicht aus, es sei denn, es ist absolut notwendig. E-Mails, die nicht ausgedruckt werden, helfen der Umwelt.”

“Wenn es nicht notwendig ist und Ihnen die Umwelt am Herzen liegt, drucken Sie diese E-Mail nicht aus.”

“Bitte drucken Sie diese E-Mail nicht, wenn Ihnen die Umwelt am Herzen liegt.”

8. Haftungsausschluss für Sicherheits-E-Mails

Die Cybersicherheit liegt nicht in der Verantwortung des Absenders. Wenn Sie Ihre Empfänger jedoch über angemessene Sicherheitsmaßnahmen informieren, fördert dies das Vertrauen. Die meisten Unternehmen verfügen über Cybersicherheitsmaßnahmen, um Viren, Phishing-Attacken usw. zu vermeiden, aber das Hinzufügen dieses Haftungsausschlusses ist eine gute Möglichkeit, den Ruf Ihres Unternehmens zu pflegen.

Beispiel:

“Name des Unternehmens stellt die Sicherheit des Kunden jederzeit in den Vordergrund. Wir haben daher sichergestellt, dass diese E-Mail keine Viren oder Fehler enthält. Leider können wir keinen vollständigen Schutz gewährleisten, da die enthaltenen Daten infiziert, beschädigt oder abgefangen werden können. Wir empfehlen Ihnen, die E-Mail mit einer vertrauenswürdigen Software auf Bedrohungen zu überprüfen, da wir nicht für Schäden haften, die durch die Betrachtung der in dieser E-Mail enthaltenen Inhalte entstehen.”

Hinzufügen eines Blocks von Haftungsausschlüssen zu einer E-Mail-Signatur

Sehen wir uns nun an, wie Sie einen Haftungsausschluss in die Signatur einfügen.

Der erste Schritt besteht darin, eines der obigen Beispiele auszuwählen. Wie Sie sehen, gibt es viele rechtliche Hinweise für E-Mail-Signaturen, aus denen Sie wählen können, je nach Kontext und dem, was Sie vermeiden möchten.

Wählen Sie dann die E-Mail-Signaturvorlage für das Unternehmen, das Team oder die Abteilung. Zum Beispiel werden die Vertriebsmitarbeiter einen anderen Block mit rechtlichen Hinweisen verwenden als die Personalabteilung.

In diesem Video sehen Sie, wie Sie Ihrer HTML-E-Mail-Signatur mithilfe des Bybrand Editors einen Block mit rechtlichen Hinweisen hinzufügen.

Die Verwendung eines Haftungsausschlusses in Ihrer E-Mail-Signatur ist immer besser als die Nichtverwendung eines solchen. Er nützt mehr als er schadet.

Es ist jedoch nicht immer offensichtlich, wo der Haftungsausschluss für die E-Mail-Signatur platziert werden sollte. Als Faustregel gilt, dass Sie ihn am Ende der E-Mail einfügen sollten. So stört er nicht den Fluss des Inhalts, und das ist in der Regel der Teil, den die Leute lesen, wenn sie rechtliche oder berufliche Informationen suchen.

Wählen Sie die richtige E-Mail-Signatursoftware

Bybrand bietet ein einfaches und elegantes Tool zum Erstellen und Hinzufügen eines Haftungsausschlusses oder eines rechtlichen Hinweises zu einer HTML-E-Mail-Signatur. So vermeiden Sie Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften und setzen einen Standard in der E-Mail-Kommunikation für alle Mitarbeiter.

Wenn es um die Vertraulichkeit der privaten E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens geht, kann die Bedeutung einer einheitlichen E-Mail-Signatur mit einem Haftungsausschluss nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Wählen Sie den Haftungsausschluss für Ihre E-Mail-Signatur entsprechend aus, und verwenden Sie die oben aufgeführten Beispiele!

Fazit

Wenn Sie regelmäßig E-Mails verschicken, werden diese früher oder später eine negative Auswirkung haben. Der Schlüssel liegt darin, diese Folgen zu minimieren, um Zeit und Geld zu sparen. Und auch wenn diese Beispiele nicht für alle Unternehmen und Berufe geeignet sind, so sind sie doch ein gutes Ausgangsmodell für den rechtlichen Schutz.

Wenn Sie diese Dinge bei der Erstellung Ihres Haftungsausschlusses für Ihre E-Mail-Signatur berücksichtigen, werden Sie einen stärkeren Haftungsausschluss haben, der Sie effektiver vor rechtlichen Problemen und möglichen Klagen schützt.

Wenn ein Haftungsausschluss für Ihren Leser immer noch unklar oder verwirrend ist, sollten Sie ihn umformulieren oder ganz weglassen.

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