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Seit über drei Jahrzehnten nutzen Menschen geschäftliche E-Mails, um mit Freunden und Familie zu kommunizieren.
In diesem Artikel befassen wir uns mit der Verwendung von E-Mail-Signaturen für geschäftliche und private Zwecke.
Die Verwendung einer persönlichen E-Mail-Signatur vs. einer geschäftlichen Signatur
Die ungeschriebene, aber offensichtliche Regel lautet, dass Sie Firmen-E-Mails nicht für private Zwecke nutzen sollten, genauso wenig wie Sie private E-Mails für Firmenangelegenheiten verwenden sollten.
Da Unternehmen dagegen vorgehen, zeigen die Daten, dass der Trend, zwei E-Mail-Konten zu haben, zunimmt. Obwohl viele Menschen mehrere E-Mail-Konten haben, ist der Durchschnitt der E-Mail-Nutzer von 1,75 E-Mail-Konten vor vier Jahren auf 1,86 im Jahr 2022 gestiegen.
Anfang 2019 gab es fast 3,8 Milliarden E-Mail-Konten. Radicati erwartet, dass diese Zahl bis Ende 2022 4,2 Milliarden erreichen wird.
Studie der Radicati Gruppe
Dies könnte zum Teil auf die explosionsartige Zunahme der Zahl der Menschen zurückzuführen sein, die ihr eigenes Unternehmen gründen und/oder sich der Gig-Economy anschließen. Und weil „catlover12345@email.com“ kein Vertrauen erweckt, melden sich Freiberufler, Studenten, Ein-Personen-Unternehmen und Influencer gleichermaßen an, um professionell klingende E-Mail-Adressen zu erstellen. Diese werden von professionell aussehenden E-Mail-Signaturen begleitet.
Auf der geschäftlichen Seite werden E-Mail-Signaturen in den meisten Fällen von der Personalabteilung oder den Abteilungsleitern verwaltet. Sie müssen sicherstellen, dass die Signaturen der Mitarbeiter professionell sind und die Markenidentität des Unternehmens widerspiegeln.
In einer schnelllebigen Welt ist es für Manager unerlässlich, über die Trends bei E-Mail-Signaturen auf dem Laufenden zu bleiben und professionelle Tools zur Hand zu haben, um Änderungen sofort vornehmen zu können.
Persönliche E-Mail-Signaturen: warum und wie
Eine persönliche E-Mail-Signatur ist schnell und einfach zu erstellen und kann vielen Zwecken dienen.
Erstens kann es Ihren Freunden und Ihrer Familie helfen, Sie auf anderen Plattformen zu finden.
Zweitens sehen Sie damit professionell aus, wenn Sie auf Stellensuche sind oder sich an den Kundendienst oder Ihre Bank wenden, zum Beispiel.
Wenn Sie Freiberufler oder Unternehmer sind, können Sie damit auch für Ihre persönliche Marke werben.
Persönliche E-Mail-Signaturen erstellen
Sie werden feststellen, dass die meisten großen E-Mail-Plattformen über einen eigenen integrierten Generator für Signaturen verfügen. Diese unterscheiden sich in den Möglichkeiten, die sie Ihnen bieten, aber mit ein wenig Ausdauer sollten Sie in der Lage sein, etwas zu erstellen, das sowohl nützlich ist als auch gut aussieht.
Um eine persönliche Signatur zu erstellen, müssen Sie bei Web-E-Mail-Clients in der Regel nur ein paar Klicks in den Einstellungen machen und den Aufforderungen folgen.
Es gibt auch zahlreiche kostenpflichtige und kostenlose Generatoren für E-Mail-Signaturen, die sich in die großen E-Mail-Anbieter wie Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo, Thunderbird und Office 365 integrieren lassen.
Hier haben wir drei kostenlose Optionen für die Erstellung von E-Mail-Signaturen.
Nicht alle E-Mail-Signatur Generatoren und Tools sind gleich
Wenn Sie auf der Suche nach einem abonnementbasierten oder kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator für Ihre persönliche E-Mail sind, sollten Sie sich in aller Ruhe umsehen. Suchen Sie nach Generatoren für E-Mail-Signaturen, die über Funktionen verfügen, die für Sie von Nutzen sein werden.
Sie suchen unter anderem einen Signatur-Generator, der für Mobilgeräte optimiert ist, damit Ihre Signatur auch auf mobilen Geräten problemlos angezeigt werden kann. Sie werden auch verschiedene Vorlagen zur Auswahl haben wollen, sowie Bonusfunktionen wie Icon-Galerien.
Beachten Sie, dass Sie mit einem Generator für persönliche E-Mail-Signaturen ziemlich kreativ werden können. Die meisten Generatoren sind recht einfach gehalten und zwingen die Benutzer dazu, entweder etwas zu akzeptieren, das vielleicht nicht ansprechend oder leicht anpassbar ist.
Deswegen sind sie für Unternehmen, die professionell aussehende Signaturen erstellen möchten, die ihr Branding widerspiegeln, nicht unbedingt die beste Wahl.
Welche Informationen Sie in Ihre persönliche E-Mail-Signatur aufnehmen sollten
Was Sie mit einem E-Mail-Signatur-Hersteller in Ihre persönliche E-Mail-Signatur einfügen, liegt ganz bei Ihnen. Aber hier sind einige Vorschläge:
- Name, Nachname und Pronomen
- Ein Foto von Ihnen
- Ihre Handynummer oder Direktwahlnummer
- Ein Video-Chat-Link für die visuelle Verbindung mit Freunden
- Ein persönliches Portfolio, wenn Sie auf Jobsuche sind
- Website/Blogpost/Social-Media-Kanäle und Icons mit URLs, wenn Sie Freiberufler oder Unternehmer sind und Menschen auf Ihr Unternehmen hinweisen möchten.
Halten Sie Ihre Signatur sauber und übersichtlich und verwenden Sie nur zwei Komplementärfarben und die gleiche Schriftart. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Links, Seiten sozialer Medien und Ihre Kontaktnummer anklickbar sind.
Plus: Sehen Sie sich das Video an und fügen Sie Hyperlinks zu Telefon und E-Mail hinzu.
Was ist eine professionelle E-Mail-Signatur?
Eine professionelle E-Mail-Signatur ist ein Abschnitt in einer E-Mail, der als Abmeldung dient und Ihre beruflichen Informationen enthält. Daher nutzen viele Unternehmen E-Mail-Signaturen als effektives Branding-Tool, um den Traffic auf digitale Objekte zu lenken und dort Leads zu generieren.
In E-Mails, die hauptsächlich Text enthalten, sticht eine fett gedruckte, schön gestaltete, professionelle E-Mail-Signatur sofort hervor und wertet den Inhalt auf.
Eine E-Mail-Signatur mit Markenzeichen hat in jedem Fall besser abgeschnitten als einfache Text-Signaturen!
Warum brauchen Sie eine geschäftliche E-Mail-Signatur?
Es gibt mehrere Gründe, warum alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens eine geschäftliche E-Mail-Signatur haben sollten.
Erstens: Es vermittelt Professionalität. Ähnlich wie eine Visitenkarte verleiht sie Ihren Mitarbeitern Glaubwürdigkeit, indem sie Kontaktdaten und Unternehmensinformationen enthält.
Zweitens können Sie den Wiedererkennungswert Ihrer Marke steigern, indem Sie alle Mitarbeiter dieselbe Vorlage für die E-Mail-Signatur verwenden lassen.
Kunden oder Klienten erkennen die von Ihrem Unternehmen gesendeten E-Mails sofort und werden ständig mit Ihrem Branding konfrontiert. Wenn sie positive Interaktionen mit Ihren Mitarbeitern haben, werden sie dies mit Ihrem Unternehmen in Verbindung bringen. So können Sie bessere Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen.
Und schließlich zeigen professionelle E-Mail-Signaturen Ihren Kunden oder Klienten genau, wie sie mit Ihnen in Kontakt treten können. Es schafft mehr Kommunikationskanäle, da sie die sozialen Profile, die Website oder die Telefonnummer Ihres Unternehmens leichter finden können.
Was eine professionelle E-Mail-Signatur enthalten sollte
E-Mail-Signaturen für die Mitarbeiter eines Unternehmens sollten die gleichen wesentlichen Informationen enthalten:
- Vor- und Nachname
- Berufsbezeichnung und Abteilung
- Kontaktangaben
- Symbole für soziale Unternehmensprofile und Links zu sozialen Medien
- Aufruf zum Handeln
- Haftungsausschluss der Industrie oder gesetzliche Anforderungen
- Firmenlogo
- Mitarbeiterfoto (nicht erforderlich, aber eine persönliche Note!)
Unterschiedliche E-Mail-Signaturen für verschiedene Rollen
Jeder Mitarbeiter oder jede Abteilung hat eine Reihe von Verpflichtungen. Ihre E-Mail-Signatur kann also mehr oder weniger Felder benötigen.
Ein Vertriebsmitarbeiter möchte insbesondere einen Video-Chat-Link sowie Links zu Werbeaktionen oder zum Ticketverkauf für eine Veranstaltung hinzufügen. Sie möchten vielleicht auch, dass ihr E-Mail-Signatur-Manager mit Software von Drittanbietern wie Google Sheets oder ihrem Vertriebs-CRM integriert werden kann.
Die E-Mail-Signatur eines Firmenchefs ist eine gute Gelegenheit, sich mit Stakeholdern, Klienten und Kunden zu vernetzen. Sie benötigen eine professionelle E-Mail-Signatur, die in allen E-Mail-Konten korrekt angezeigt wird und in HTML erstellt werden kann, was eine Huber-Personalisierung ermöglicht.
Niemand verschickt mehr geschäftliche E-Mails als Anwälte. Sie benötigen eine professionelle E-Mail-Signatur, in der die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen klar und deutlich angegeben sind. Außerdem muss es alle relevanten Informationen enthalten, die in einem juristischen Dokument erforderlich sind.
Beispiele für professionelle E-Mail-Signaturen
Hier finden Sie drei gute Beispiele für E-Mail-Signaturen, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden können, um mit Ihren Kunden in den nächsten Nachrichten zu kommunizieren. Sie können auch auf das Bild klicken, um zu einer Seite mit weiteren Optionen weitergeleitet zu werden.
Vorlage eins:
Vorlage zwei:
Beispiel drei:
Werfen Sie auch einen Blick auf die Muster für E-Mail-Signaturen von Bybrand.
Abschließende Gedanken
Das Entscheidende ist, dass wir alle unsere geschäftlichen von unseren privaten E-Mail-Konten trennen. Wir verwenden sie für unterschiedliche Zwecke, daher ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mail-Signatur für jeden Zweck getrennt betrachten.
Das Bild oder die Farben, die in einer persönlichen Signatur verwendet werden, eignen sich möglicherweise nicht für eine geschäftliche Signatur. Aus diesem Grund sollten Unternehmen ihre E-Mail-Signaturen am besten mit einem professionellen E-Mail-Signatur-Manager verwalten. So bleiben Sie einheitlich und wirken auf Kunden und Klienten professionell.
Erstellen Sie Ihre erste E-Mail-Signatur mit Bybrand
Bybrand bietet die Möglichkeit, wichtige E-Mail-Signaturen für Ihre Mitarbeiter zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen.
