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Eine E-Mail-Signatur für die Personalabteilung vereinfacht nicht nur die Kommunikation, indem sie wichtige Kontaktinformationen bereitstellt, sondern verbessert auch das professionelle Image der Mitarbeiter und schafft Vertrauen und Glaubwürdigkeit.
Die Beherrschung der Kunst, eine E-Mail-Signatur für die Personalabteilung zu erstellen, bietet enorme Möglichkeiten. Dies stärkt nicht nur die Marke des Unternehmens, sondern eröffnet auch Möglichkeiten für Stellenausschreibungen, Terminplanungen und Zufriedenheitsumfragen, um nur einige zu nennen. So wird jede E-Mail zu einer Chance für Wirkung und Engagement.
Dieser Artikel befasst sich mit der Bedeutung und den Möglichkeiten einer E-Mail-Signatur für die Personalabteilung und ihre Mitarbeiter.
Möglichkeiten in einer E-Mail-Signatur für HR
Der Einsatz einer professionellen E-Mail-Signatur im Personalwesen eröffnet eine Fülle von Möglichkeiten, sich einzubringen, die Marke zu stärken und die Kommunikation zu vereinfachen. So geht’s:
- Engagement und Werbung: eine E-Mail-Signatur für die Personalabteilung ist ein wirkungsvolles Instrument für das Engagement. Wenn Sie Links zu offenen Stellen, bevorstehenden Veranstaltungen oder Produkteinführungen direkt in Ihre Signatur aufnehmen, wird jede E-Mail zu einer Marketingmöglichkeit.
- Markenwiedererkennung: Eine zentral verwaltete E-Mail-Signatur der Personalabteilung kann den Wiedererkennungswert der Marke dank der einheitlichen Verwendung der Unternehmensfarben und des Logos erhöhen.
- Einheitlichkeit: Fördert ein professionelles Image, was für Unternehmen, die stark auf E-Mail-Kommunikation angewiesen sind, von entscheidender Bedeutung ist, da es die Einheitlichkeit und Konformität aller internen und externen Nachrichten gewährleistet.
- Vereinfachte Kommunikation: E-Mail-Signaturen können die Kontaktdaten von Mitarbeitern und Links zu sozialen Medien enthalten und so die Kontaktaufnahme des Empfängers vereinfachen.
Wesentliche Informationen, die enthalten sein müssen
Es wurde bereits viel darüber geschrieben, welche Informationen in die E-Mail-Signatur aufgenommen werden sollten. Außerdem sollten Sie die Unternehmensfarben verwenden, um die Markenkonsistenz zu wahren. Stellen Sie zudem sicher, dass alle Informationen aktuell und korrekt sind.
Persönliche Note mit einem Gesichtsfoto
Wenn Sie Ihrer E-Mail-Signatur für die Personalabteilung mit einem professionellen Foto eine persönliche Note verleihen, kann dies die Wahrnehmung von E-Mails erheblich verbessern und sie sympathischer und freundlicher machen.
Beispiel für eine minimalistische E-Mail-Signatur für den internen Gebrauch.
Vergewissern Sie sich vor dem Hinzufügen eines Gesichtsfotos, dass es den Richtlinien Ihres Unternehmens hinsichtlich der Bildgröße und der Ergänzung des Logos entspricht. Ein wichtiger Tipp: Das Foto sollte die visuelle Identität Ihrer E-Mail-Signatur unterstreichen und nicht überschatten.
Technische Überlegungen: Für Unternehmen mit zahlreichen Mitarbeitern kann die Verwaltung von Fotos sehr zeitaufwendig sein. In diesen Fällen kann es ratsam sein, eine Integration wie Google Workspace zu verwenden, die Benutzerprofilfotos direkt in die Signatur importiert.
E-Mail-Signatur für die interne Kommunikation
Sie können eine minimale interne Signatur für Mitarbeiter erstellen, die nur grundlegende Informationen enthält. Diese dient als effektive Kommunikationsplattform für die Personalabteilung zum Teilen von Updates, Terminplanung oder.
Hier haben wir ein neues Beispiel für eine minimalistische Signatur
Beispiele für kreative HR E-Mail-Signaturen
Die folgenden Beispiele enthalten den Namen, die Position, das Unternehmen, die Kontaktinformationen und optional Links zu sozialen Medien oder der Website des Unternehmens. Beachten Sie, dass es wichtig ist, die E-Mail-Signatur sauber und lesbar zu halten.
Beispiel einer E-Mail-Signatur für einen Personalleiter
In einer E-Mail-Signatur für die Personalabteilung sollte unbedingt ein Verweis auf LinkedIn enthalten sein. Egal, ob Sie ein Symbol oder einen Textlink verwenden. Auf LinkedIn können Sie nicht nur Ihre Fähigkeiten und Leistungen hervorheben, sondern auch mit anderen Fachleuten in Kontakt treten. Daher ist es immer ratsam, ein aktuelles LinkedIn-Profil zu haben.
Beispiel mit einem CTA
Die folgende HTML-Signatur ist ein klares Beispiel für einen Aktionslink, der eine Seite mit verfügbaren Stellenangeboten öffnet.
Dies liefert dem Empfänger wertvolle Informationen und dient als effektives Mittel, um die offenen Stellen des Unternehmens aktiv zu bewerben und so potenzielle Talente anzulocken.
Beispiel für Handy
Hier präsentieren wir Ihnen ein hervorragendes Beispiel für eine E-Mail-Signatur mit einer Breite von 320px. Dieses Format ist besonders effektiv, wenn es auf mobilen Geräten wie dem iPhone oder Android angezeigt wird. So wird die E-Mail-Signatur unabhängig von dem Gerät, das der Empfänger verwendet, korrekt angezeigt.
Verwendung einer E-Mail-Signatur-Verwaltung
In der dynamischen Umgebung der Personalabteilung kann der Einsatz von Tools zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen wie Bybrand die Erstellung und Bereitstellung erheblich rationalisieren. Das Tool bietet eine Fülle von Funktionen zur Optimierung von E-Mail-Signaturen im Hinblick auf Effizienz und Compliance.
Zentralisierte Verwaltung: Ermöglicht die Erstellung und einheitliche Anwendung von E-Mail-Signaturen in einem Unternehmen und sorgt so für Markenkonsistenz.
Marketing und Personalisierung: Integrieren Sie Marketingmaterialien, wie z.B. Call-to-Action-Banner, direkt in E-Mail-Signaturen und machen Sie so jede E-Mail zu einer potenziellen Kontaktmöglichkeit.
VIDEO: Verschiedene Positionen, an denen ein CTA in die E-Mail-Signatur eingefügt werden kann
Ferner sorgen die Integrationsfunktionen mit verschiedenen E-Mail-Plattformen und CRM-Systemen dafür, dass das Tool vielseitig genug ist, um in jeden HR-Technologie-Stack zu passen.
Mit einem professionellen Manager sparen HR-Teams Zeit und verbessern ihre Kommunikation, wobei jede E-Mail die Marke repräsentiert und Mitarbeiterengagement fördert.
Schlussfolgerung
Eine gut gestaltete HR-E-Mail-Signatur ist mehr als eine Fußzeile – sie ist ein strategisches Kommunikationsinstrument, das die Markenidentität stärkt, Vertrauen aufbaut und neue Möglichkeiten für die gesamte Organisation eröffnet.
Erstellen Sie Ihre erste E-Mail-Signatur mit Bybrand
Bybrand bietet die Möglichkeit, wichtige E-Mail-Signaturen für Ihre Mitarbeiter zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen.
